Loading...
ViaTRON Inc        Prepared By:        ViaTRON SYSTEMS, INC.    18233 Hoover Street  Gardena, CA 90248  www.viatron.com    Isaac Chung  310.756.0604  isaacc@viatron.com          REQUEST FOR PROPOSAL      Document Scanning and  Quality Control Services      July 7th, 2017            City of La Quinta    78495 Calle Tampico  La Quinta, CA 92253                                                          ViaTRON  Response       2 | Page    Monika Radeva         07‐07‐2017  Deputy City Clerk  City of La Quinta    Dear Monika Radeva,    I would like to thank the City of La Quinta (City) for giving ViaTRON the  opportunity to bid on this data conversion project.  Our project management and  systems analyst team have carefully reviewed the scope of work and addendums.   ViaTRON accepts all terms and performance obligations set forth in this RFP.  The  City will receive a high quality and accurately finished product.    ViaTRON is a leading document conversion services provider who specializes in  working with government entities.  ViaTRON is a company that thrives on  customer service.  Having great customer services leads in to fast response time  with all our clients as well as multiple levels of quality control to ensure that our  clients receives the best possible experience in working with ViaTRON.    ViaTRON has the best and most experienced management and production staff in  the industry.  We have completed several very large and complex conversion  projects for the State and Federal government.  You will find our services to be  very professional but also flexible to meet your changing needs.  ViaTRON has  also worked on highly sensitive and confidential documents including personnel  files and criminal and death penalty case files.  If we are chosen for this project,  you can expect ViaTRON to work hard to exceed your project expectations.    Thank you,    Sincerely,    Kala Devan  President and C.E.O.  ViaTRON Systems, Inc.         3 | Page      Table of Content        ViaTRON – Company Profile ..................................................................................... 5  ViaTRON’s Expertise, Experience and Capacity ........................................................ 6  Project Roles and Responsibilities ........................................................................... 8  Client References/Related Experience ................................................................... 10  Scope of Work/Terms Acknowledgement ............................................................. 11  Project Production Methodology ........................................................................... 12  Pricing .................................................................................................................... 18  Non Collusion Affadavit ......................................................................................... 19  Security and Internal Control ................................................................................. 20              4 | Page    Contact Information    Client    Monika Radeva  Deputy City Clerk  City of La Quinta  78495 Calle Tampico  La Quinta, CA 92253  760‐777‐7035  mradeva@la‐quinta.org      ViaTRON    My name is Isaac Chung.  I will be your contact person for your conversion  project.  Please contact me if you have questions regarding this proposal.  I will  also have 8 other key management staff working with me on this project.      Isaac Chung  Imaging Consultant/Account Manager  18233 S Hoover St  Los Angeles, CA 90248  310‐756‐0604 (t)  310‐756‐0609 (f)  Isaacc@viatron.com      Kala Devan  President and CEO  18233 S Hoover St  Los Angeles, CA 90248  310‐756‐0595  kalad@viatron.com           5 | Page    ViaTRON – Company Profile    ViaTRON SYSTEMS, INC. was established in 1990, to design and install Enterprise  Content Management (ECM) solutions into large corporations, state and federal  government in the United States.  This process also involved the conversion‐ scanning of large volumes of Paper, Microfilm, Microfiche and large format files  into digital format.  During the past 27 years, ViaTRON has evolved into a high‐ tech company that provides vital business and technology solutions to hundreds  of companies, states and federal government.  We started with one goal in mind:  the process of providing content management solutions, but with our success, we  found ourselves very quickly expanding into web based solutions, document  capture, records management, compliance applications, eForms, and workflow  solutions in order to provide the ever growing technology demands of our clients.   We have successfully scanned and converted billions of records for our  government clients.    ViaTRON’s headquarters is based in Los Angeles, California.  We also have  operations in Las Vegas and Hawaii.  ViaTRON takes pride in our employees who  are highly skilled in their respective fields.  We have a professional team to  address every area of business solutions:  document management analysis,  systems design, systems development, application programming, systems  integration, document conversion services, training and 24/7 support.    Today, we offer a broad range of document management services including  regular paper, large format drawings and microfilm and microfiche conversion.   Our technical capabilities and experience enables us to customize document  management solutions for our clients’ specific needs.    ViaTRON Systems Inc.  18233 S Hoover St  Los Angeles, CA 90248  FEID#33‐0615733           6 | Page    ViaTRON’s Expertise, Experience and Capacity    ViaTRON’s Production Facility  ViaTRON has 30,000 sq. ft. state‐of‐the‐art data conversion/production facility in  Los Angeles.  The facility has a high security monitoring system in place.  The  facility is monitored 24 hours a day.  All activities are recorded by security  cameras.  Employees are not allowed to bring in or out of the facility any paper or  computer related devices.  Employees have restricted entry into the facility.   Visitors are only allowed in with prior notice.  All visitors are escorted while in the  facility.  The entire building including the parking areas are gated and monitored  24 hours by video cameras.  ViaTRON takes the security of the facility and our  clients’ data very seriously.    ViaTRON Equipment  ViaTRON has invested heavily in technology.  Some of our equipment includes:  • 30 High‐Speed Production Scanners  • 65 workstations for indexing and quality assurance  • ViaTRON’s advance image control software    ViaTRON has invested over $3.5 million in our production/data conversion  equipment.    Process Over One Million Pages per Day  ViaTRON has the capacity to process over one million pages per day.  We can  process regular format paper, large format maps, microfiche, microfilm, digital  files, OCR and file compression simultaneously.  The combined hardware and  software available at ViaTRON can easily handle this capacity.    Real‐Time Online Quality Assurance and Status Reporting  ViaTRON has developed custom online software that will allow our clients to  monitor the progress of the project in real‐time.    ViaTRON has also developed an easy and efficient method where our clients can  perform testing, approving and QA review via the internet.  Testing and QA  review Reports can also be generated from this system.        7 | Page    Personnel  ViaTRON recognizes the importance of having the most experienced management  team for this document conversion project.  The requirements for a successful  completion of the data conversion project require that the best staff be employed  to handle this project.  ViaTRON has assembled a strong management team with  over 75 years of experience combined to successfully and confidently complete  this project.    The Project Manager for this project will be Kala Devan.  Kala Devan has over 27  years of experience in the Data Conversion‐Scanning industry and has managed  over 300 large government projects.    Security  ViaTRON has implemented the highest possible security to protect our client’s  documents.  ViaTRON’s standards surpasses SSAE 16 and HIPAA.  The City is  welcome to visit ViaTRON’s Production Center to view firsthand all the security  measures implemented to safeguards City of La Quinta’ documents.    ViaTRON will perform all of the work for this project at our data conversion center  in Los Angeles.  ViaTRON does not subcontract any of its work to a third party  contractor.  ViaTRON has full “chain of custody” control form the time the files  are being placed into boxes, delivered to our facility and until the client would like  their documents delivered back or shredded.  ViaTRON does provide free  complimentary shredding and will provide a certificate of destruction for all the  boxes destroyed.      Quality Control  ViaTRON has implemented a very strong quality control process.  We have 24  check points in the production process.  Many of these key check points are  double checked.  We send all images through a 3 step quality control process  including viewing each image individually.        8 | Page      Project Key Management Team    The following staff will be assigned to the City Project.    Lead & Project Manager –       Kala Devan  Experience:   27 Years of Experience in Data Conversion/Scanning Services   System Analysis and Systems Design   Electronic Data and Information Management Design   Electronic Workflow Design and Implementation  Prior Experience: Personal Computer Center, Inc. ($60 Million Privately Held  Corporation, Calif.), Chief Financial Officer and Chief Executive Officer.  Education:  BSc. Accounting & Business Administration & MBA Finance  Employed at ViaTRON: 27 Years    Assistance Project Manager –      Romulo Torralba   Experience: 7 Years of Experience in Data Conversion/Scanning Services   Education: BSc. Business Administration   Employed at ViaTRON: 7 Years    Account Manager/Client Services –     Isaac Chung  Experience: 6 Years of Experience in Data Conversion/Scanning Services  Education: BSc. Business Administration  Employed at ViaTRON: 6 Years    Systems Engineer/System Design –     Albert Fader  Experience: 18 Years of Experience in Data Conversion/Scanning Services  Education:  BSc. Psychobiology    Employed at ViaTRON: 18 Years    Sr. Systems Engineer –      Thomas Omari  Experience: 20 Years of Experience in Data Conversion/Scanning Services        9 | Page    Education:  BSc. Aerospace   Employed at ViaTRON: 20 Years  Production Manager –    Luis Acevedo  Experience: 8 Years of Experience in Data Conversion/Scanning Services  Education:  BSc. Science  Employed at ViaTRON:  8 Years        Project Roles and Responsibilities    Project Manager (PM)  Kala Devan       PM shall be the primary contact between ViaTRON and City.    Chief designer of operations.   Fully responsible for all activities at ViaTRON  Assistant Project Manager  Romulo Torralba   Assist PM with all activities.   Backup contact for the City in the event of emergency.  Account Manager/Client  Services, Isaac Chung   Assist PM with all Client Service matters.  Systems Engineer/ Systems  Design  Albert Fader   Assigned to design the production equipment and software.   Design the step‐by‐step technical quality assurance process.  Sr. Systems Engineer  Thomas Omari   Day‐to‐day management of all technical operations.  Production Manager   Luis Acevedo   Responsible for day‐to‐day City Production.  Quality Assurance Manager   Edgar Cisneros   Head of Quality Assurance   Scan on Demand Manager  Alex De La Rosa   Assigned to handle City’s Scan‐On‐Demand Request.             10 | Page    Client References    City of Fresno  Contact:  Brian Leong    Department: Building and Safety     Position:  Building Official  Email: brian.leong@fresno.gov  Telephone: 559.621.8094 Project Size:     Ongoing scanning since 2013 over 3  million pages of small and large format        City of Fontana  Contact:  Carla Purcell    Department:  Building and Planning  Position: Project Manager    Email: mradeva@la‐quinta.org  Telephone:  909.350.6712 Project Size: Ongoing Scanning for Building and  Planning since 2011.  Over 5 million images        County of Butte  Contact:  Will Mansfield  Department:   Community Development   Position:  Information Systems Email:                wmansfield@buttecounty.net  Telephone:  530.538.7601  Project Size:      Over 5 million images com dev files        ViaTRON Related Project Experience  City of Carlsbad – Scan over 500k large format drawings for building  City of Bakersfield – Ongoing scanning project since 2010 for building and  planning  City of Del Mar – City wide ongoing scanning project since 2014           11 | Page    Scope of Work    ViaTRON has developed an extensive “Project Plan and Methodology” that  outlines in detail on how ViaTRON will handle the project.  ViaTRON has  thoroughly read the project scope and questions and answers portions of this RFP  and agrees to all requirements.      ViaTRON takes security very seriously and can also offer recommendations for  security procedures and best practices.  We also recommend that the City of La  Quinta come visit our secured document scanning facility located in Gardena, CA.   This will provide a peace of mind that the city’s documents are being handled and  processed in a secure way.  We also follow the FERPA, HIPPA and other  compliance guidelines and currently scan for many hospitals and medical offices  in our Los Angeles facility.    Disclosure    ViaTRON has completed every single project without fail. ViaTRON has never had  an early termination of a contract, criminal litigation or an investigation pending.    Acceptance of Terms    ViaTRON accepts all the terms made by the City and has no exceptions to the  agreement.  Insurance    ViaTRON will provide minimum insurance coverage and indemnification noted in  Exhibit E of the City’s Professional Service Agreement if selected.              12 | Page  CONFIDENTIAL  City of La Quinta ‐ Project Methodology Overview    Project Preparation   Planning   Design   Build   Test    City Test Acceptance   Go Live/Full Production    Freight – Pickup   File Packing   Document Inventory Report   Pickup – ViaTRON Certified Employees   ViaTRON Receiving   Box Tracking & Audit Report    Document Preparation   Paper Preparation   Document Preparation Quality Assurance    Scanning   Scan   Image Quality Assurance    Indexing   Indexing   Double Blind Key Indexing   Indexing Quality Assurance    Quality Assurance    Scan On Demand   Client Document Request    Data Delivery   Hard drive Data Delivery    Client Review   Quality Check By City   City Delivery Acceptance    Freight – Delivery    Shredding (Optional)   Delivery – ViaTRON Certified Employees      PROJECT PREPARATION  PLANNING  DESIGN  BUILD  INTEGRATION TEST  DISTRICT TEST ACCEPTANCE  GO LIVE/FULL PRODUCTION  DOCUMENT PACKING  BOX PICKUP DOCUMENT PREPARATION  SCAN IMAGE ENHANCEMENT  IMAGE QUALITY ASSURANCE INDEX DOCUMENT  DOUBLE KEY INDEXING DATABASE FORMATTING  DATABASE VALIDATION FINAL QUALITY ASSURANCE  DATA DELIVERY BOXES RETURNED OR SHREDDED        13 | Page  CONFIDENTIAL  Project Production Methodology    Freight – Pickup    Document Transmittal  Prior to picking up boxes, ViaTRON will send a project technician to the City’s  locations to do the following task.   Estimate the number of boxes   Create barcode labels for the boxes  ViaTRON uses computerized tracking software to track the boxes before they  leave CITY.  A unique barcode is attached to each box.  The barcode tracks several  pieces of key information.  An automatic tracking report is generated that  includes the following information:  box unique ID code, date of pickup, location  of pickup, all persons involved in the pickup transaction and travel log number.  ViaTRON’s barcode tracking number will match the number the CITY provides on  the boxes to keep the information consistent.    Pickup – ViaTRON Certified Employees  ViaTRON only uses ViaTRON employees to pick up boxes.  ViaTRON has strict rules  regarding the chain‐of‐custody regarding client documents.   ViaTRON does not outsource any freight services   All pickup and deliveries are performed by ViaTRON  trained employees   The trucks are scheduled to only make one pickup at a time to prevent  cross contamination of documents   Drivers keep a detailed security log for each trip.  The security log keeps  track of departure time, pickup/delivery start, pickup/delivery end, and  return to ViaTRON Storage Center   A standby driver/team are in place to immediately assist in case of  mechanical problems    ViaTRON – Receiving  ViaTRON uses a double check system to verify all data.  This procedure is used in  receiving boxes from City        14 | Page  CONFIDENTIAL   When the truck arrives at ViaTRON Storage Center, the boxes are moved to  a holding area   A barcode reader is used to verify the barcodes   The verification is done by two managers   The separate information is uploaded into the tracking software   The software verifies the original data with the two manager scanned data   The managers also check the boxes for damage and report it   Any discrepancy is logged into the master quality control report   Security issues if any will be resolved within 1 hour and City will be notified   Box Tracking & Audit Report   Every employee enters project work progress into the tracking report   Every employee also enters quality control and monitoring info in quality  control report   The tracking report and quality control report are reviewed by the project  manager several times throughout the day   In addition, the supervisors immediately bring QC matters to the attention  of the project manager   ViaTRON has a rule that all QC matters are resolved within 1 hour   Status of work and QC matters are updated in real time/immediately    Document Preparation    Paper Preparation   ViaTRON has a team of employees to perform the DocPrep work.    ViaTRON will test 5 boxes for each class/category of documents to establish  the PSR (Project Specific Rules).  The test is to determine the most accurate  and efficient method to prepare the folder to be scanned.   All DocPrep employees will be trained on the PSR   Each DocPrep employee will be assigned one box at a time and tested for  PSR accuracy   Document Preparation  o Removing paperclips and staples  o Fixing tears and dog‐ears        15 | Page  CONFIDENTIAL  o Smoothing pages for clean feed  o Photos and color documents will be tagged for special handling  o Taking documents out of envelopes    Document Preparation – Quality Assurance   The DocPrep supervisor checks all boxes prepared by the DocPrep  employees   The quality control report is updated if problems are found.  Problems are  resolved within 1 hour   The supervisor either accepts or send the work back for reprocessing   The tracking report is updated releasing the boxes to move to the next  steps    Reverse Preparation   If the City chooses this option, Doc Prep staff will insert different colored  bright papers to show which documents need to be placed back in folders,  be re‐stapled and placed back in envelopes.     Scanning    Scanning   The scanners have the capability to scan from business card to large format  drawings including microfilm/microfiche   All scanning is done with an operator standing next to the scanner to make  sure all pages are scanned accurately and to check for double feed errors.   ViaTRON’s scanner software can output the image to all major file formats   Special image enhancement software shall be used: de‐speckling, de‐ skewing, image rotation, background suppression, adaptive threshold, edge  enhancement, and gray tone filtering   ViaTRON’s scanner technicians will monitor the size, resolution and format  of each document scanned using the tags/markers placed by the DocPrep  team.   The files will always be kept together.  This will ensure the documents are  always in the same order        16 | Page  CONFIDENTIAL   Standard documents will be scanned in PDF/A at 300 dpi, large format  documents at 300 dpi, and for documents that have been reduced will be  scanned at 400 dpi.  Documents containing color will be scanned in color at  300 dpi.   ViaTRON will work with City to develop optimum results    Image Quality Assurance  ViaTRON employees review every image for accuracy   Review the quality of images   Image contrast, blank page deletion, auto rotate, borders   Image quality will be checked at three levels   Either accept or send the work back to be reprocessed   Unacceptable images will be scanned within 24 hours  Drawings will be cropped to the outside borders to the correct image scale.  All  documents are to be reviewed for possible rescans    Indexing    Metadata   ViaTRON’s employee will manually index one document from one box at a  time   Metadata will consist Permit, Project, Case or other document number   Street Address (address files), Parcel (apn) number (geologic and some  address files), or street segment or intersection (encroachment permits)   ViaTRON will provide a excel spreadsheet that includes all file name and  folder name with all metadata to the City as well.    Indexing   Indexing naming convention was provided by City in the Q&A.            17 | Page  CONFIDENTIAL  Indexing Quality Assurance   The system engineer will use the cross reference to verify accuracy of index  fields.     Scan On Demand   ViaTRON Systems understands that the files are live and the client may  need access to files before the project is completed.     If City request a document, ViaTRON will locate the file and provide client  with the scanned digital copy through our secured FTP site or email.   This request will be free of charge unless City needs ViaTRON to deliver  physical document.  This price can be negotiable.    Data Delivery  ViaTRON has multiple approaches to data delivery.  According to the City request,       Shredding Services (Complimentary)  ViaTRON also provides document shredding services.  ViaTRON can store  documents for a minimum of 6 months before shredding the documents.   ViaTRON will need to obtain approval from the City before destroying of any  documents.  ViaTRON can also return the boxes back to client.                  20 | Page  CONFIDENTIAL  Security and Internal Control    ViaTRON has implemented the highest possible security to protect our client’s  documents.  ViaTRON surpasses the SSAE 16and HIPAA standards.  The City is  welcome to visit ViaTRON’s production center to view firsthand all the security  measures implemented to safeguard City documents.  The following are a few of  the internal security controls related to the City project.    Confidentiality Agreement  ViaTRON has a confidentially non‐disclosures security agreement with all ViaTRON  employees.  In the confidentially agreement, the employees confirms that  employee does not have any direct or indirect personal connection to the  information the employee will be receiving on the project.  Employee also agrees  to keep all information absolutely confidential.  Employees are not allowed to  bring any kind of bag, CDs, DVDs, cameras, USB sticks, or mobile devices into the  production facility.    Employee Background Check  ViaTRON performs a complete background check and drug test based on all  confidential projects.    High Security Facility  ViaTRON is a high security facility.  Our facility has the most up to date security  system set up with surveillance cameras and security alarm systems.  Every  persons and items moving in or out of ViaTRON’s facility are closely monitored.   Employees are only allowed to enter the office through a single entrance.   ViaTRON has restricted areas once employee is inside the facility.  ViaTRON stores  all physical and electronic data in a secured area within the production facility.   This information is kept locked in a separate location away from employees.    Workstation Security  Each employee has an individual login password.  ViaTRON has removed access to  the internet on the workstations.          21 | Page  CONFIDENTIAL  Security Cameras  ViaTRON has security cameras monitoring all work areas.  There are also cameras  monitoring all entrances and exits into the building including parking structure.    Access Card/Badge  ViaTRON has a secured access system for entry into our production facility.   Employees use an access card to enter and exit the building.  Visitors are allowed  access once approved with our GM and will be given a temporary access badge.   ViaTRON maintains a detail report of all access into the production facility.    Transporting Data  Any data moving in or out of the company on paper, hard drive, CD, DVD,  memory stick, tape or optical disc are recorded on the “Product Entry/Work  Order”.  Data on media are encrypted and password protected.  ViaTRON  deletes/scrubs all data from ViaTRON’s server once permission is granted by City.    Pickup/Delivery Security  ViaTRON only uses ViaTRON employees and ViaTRON trucks to pickup and deliver  City documents.  ViaTRON does not use outside/third part companies for  transportation.  ViaTRON does not break the chain‐of‐custody.  ViaTRON takes full  responsibility once ViaTRON picks up the data.