Loading...
Tyler  ORIGINAL          City of La Quinta  Permit Tracking and Licensing Software Services      Friday, November 20, 2020    Robin Reeves  5519 53rd Street, Lubbock, TX 79414  800.646.2633  Robin.Reeves@tylertech.com  &  Chuck Newberry  2160 Satellite Blvd., Suite 300, Duluth, GA 30097  909‐705‐7219  Chuck.Newberry@tylertech.com             Restrictions on Disclosure  This proposal from Tyler Technologies, Inc. (“Tyler”) contains proprietary and confidential information,  including trade secrets, belonging to Tyler or Tyler’s partners.  Tyler is submitting this proposal on the express  condition that the following portions will not be duplicated, disclosed, or otherwise made available, except for  internal evaluation purposes:   Response to the Functional Requirements, or “Checklist”   Line‐item pricing (total proposed contract amount may be disclosed)   Screen shots, if any   Detailed information regarding current customers   Detailed employee resumes/CVs   Customized Statement of Work/Implementation Plan  To the extent disclosure of those portions is requested or ordered, Tyler requires written notice of the  request or order.  If disclosure is subject to Tyler’s permission, Tyler will grant that permission in writing, in  Tyler’s sole discretion.  If disclosure is subject to a court or other legal order, Tyler will take whatever action  Tyler deems necessary to protect its proprietary and confidential information and will assume all  responsibility and liability associated with that action.  Tyler agrees that any portions not listed above and marked accordingly are to be made available for public  disclosure, as required under applicable public records laws and procurement processes.  Trademarks Disclaimer  Because of the nature of this proposal, third‐party hardware and software products may be mentioned by  name.  These names may be trademarked by the companies that manufacture the products.  It is not Tyler’s  intent to claim these names or trademarks as our own.            City of La Quinta Tyler Technologies, Inc.  Permit Tracking and Licensing Software Services  Page  i     Friday, November 20, 2020  1. Cover Letter  City of La Quinta  Tommi Sanchez  Hub Manager  78495  Calle Tampico  La Quinta, CA 92253    Dear Tommi Sanchez,  Tyler Technologies, Inc. (Tyler) is pleased to submit the enclosed proposal for your evaluation and  consideration in response to the City of La Quinta’s RFP for Permit Tracking and Licensing Software Services.    The attached proposal details our complete offering. It includes:    EnerGov software applications    Business Process assessment & consulting    Implementation of software & services    Technical and functional staff training     Ongoing maintenance & support    FREE CRW Data Conversion services     FREE Incode Integration    FREE Tyler Cashiering Integration    FREE Tyler Content Manager Integration  Tyler has carefully reviewed the project goals, stated objectives, and requirements defined within the RFP,  and we are excited about the opportunity to work with the City on this project. We are confident that Tyler’s  EnerGov solution brings the right mix of resources, experience, and technology to foster an environment for  success.  Tyler provides:   Strength – Tyler’s strong financial position and solid business plan ensures that your EnerGov  software is safe from economic downturns. As a publicly traded company, the financial strength of  Tyler is transparent. Tyler’s proven track record and long‐term business strategy protects your office  from the hardship you may have experienced of other vendors that sell unproven solutions. Tyler  expects to be your vendor for life.    Experience – Tyler knows CA ‐ Our Business Analysts actively track legislative changes and provide  proactive solutions to clients. We make certain that your EnerGov software is compliant with state  statutes and best practices.    Responsiveness – Tyler positions our product lines to run as independent, responsive business units.  We have a team of professionals dedicated exclusively to the EnerGov solution. Our team is not  pulled in multiple directions like other vendors whose staff must develop, support, and implement  multiple products with different missions. Tyler responds to your needs.    Continuity – Tyler’s employee longevity helps ensure that your implementation comes from  experienced and knowledgeable personnel. More than 60% of employees who were with Tyler a  decade ago are still with Tyler today.    Tyler Community – Tyler connects your office to an extensive user community through Tyler  Community. Tyler Community is where users share and learn best‐practices within a network of  hundreds of other EnerGov users. Users take part in quarterly design nominations and vote for design  2160 Satellite Blvd  Duluth, GA 30097  P: 888.355.1093  F: 678.474.1002  www.tylertech.com    City of La Quinta Tyler Technologies, Inc.  Permit Tracking and Licensing Software Services  Page  ii   changes as the EnerGov team coordinates ideas from the knowledge base and practical experience of  our user community. Your voice matters, and we listen.    Protection – Tyler’s Evergreen philosophy gives clients the latest technology for the life of the  product. Evergreen ensures that your EnerGov software is always up‐to‐date with current statutes  and new technologies. Our development team delivers four quarterly software updates annually to  ensure that the City’s office and citizens have a superior experience using the software.    Risk Avoidance – Tyler Technologies, Inc. is the largest government sector software provider in the  United States, with more than 26,000 successful installations across 10,000 sites, 4,600 employees, 4  million cloud users, and 900+ million in annual revenue. Our commitment and investment in the  government technology market is our sole focus and strategy.   This proposal and cost schedule is valid and binding for 90 days following the RFP due date. Except as set  forth in this proposal, this proposal can be released in part or in total as public information in accordance with  the requirements of the laws covering same.  Tyler continually seeks out business partners to share in our success rather than just customers. Our partners,  like you, understand the difference between value and cost and want what is best for their communities. If  you have any questions, please contact Robin Reeves or Chuck Newberry, your Account Executives at  800.646.2633 or via email at robin.reeves@tylertech.com or chuck.newberry@tylertech.com for more  information.  Tyler Technologies authorizes the signatory of this letter to negotiate and bind Tyler Technologies to this  response.  Respectfully submitted,    Dane Womble  President – Local Government Division, Tyler Technologies, Inc.  Tax ID # 75‐2303920    City of La Quinta Tyler Technologies, Inc.  Permit Tracking and Licensing Software Services  Page  i   Table of Contents  1.  Cover Letter .................................................................................................................................................. i  Firms Background, Qualifications, and Experience ......................................................................................... 1  Statement of Qualifications ............................................................................................................................ 9  a)  Product Description ............................................................................................................................ 9  b) Implementation Approach .................................................................................................................... 31  c) Process Improvements/Adjustments .................................................................................................... 41  2.  References of California Government Agencies ....................................................................................... 42  3.  Complete Pricing List................................................................................................................................. 45  4.  List of Complementary Services Offered .................................................................................................. 52  Tyler’s EnerGov Assist ................................................................................................................................... 52  Multiple Service Options ........................................................................................................................... 52  5.  Staffing and Project Organization ............................................................................................................. 57  6.  Subcontracting Services ............................................................................................................................ 65  7.  Disclosures ................................................................................................................................................ 66  8.  Acknowledgement of Insurance Requirements (Attachment 2) .............................................................. 71  9.  Non‐Collusion Affidavit (Attachment 3) .................................................................................................... 72  10.  Acknowledgement of Addenda (Attachment 4) ................................................................................... 73  Exceptions to RFP .............................................................................................................................................. 74  Sample Contracts, Warranty, and Escrow ........................................................................................................ 78    Firms Background, Qualifications, and Experience    City of La Quinta Tyler Technologies, Inc.  Permit Tracking and Licensing Software Services  Page  1   Firms Background, Qualifications, and Experience  In response to the City of La Quinta‘s RFP, Tyler Technologies is proposing its EnerGov solution.  Our response  reflects our understanding of your requirements and our ability to deliver the quality products and services  you need for a successful project.  Tyler’s EnerGov solution represents the pinnacle of public sector software  offering an integrated solution of comprehensive applications designed to resolve the City’s complex needs.    (a) Number of years in business  About Tyler Technologies   Empowering government and schools to create safer, smarter and more vibrant communities   Solutions include: Appraisal & Tax, Civic Services, Courts & Justice, Data & Insights, ERP, Land &  Official Records, Public Safety and Schools   Headquartered in Plano, Texas, with 28 office locations across the U.S. and Canada   Tyler was incorporated in Delaware in November 1989   Tyler is a publicly traded corporation on the NYSE (TYL)   Founded in 1966   Exclusively focused on local government since 1997   More than 26,000 successful installations across 10,000 sites, with clients in all 50 states, Canada, the  Caribbean, Australia and other international locations   Client retention rate of 98%   5,500+ employees   Annual revenues of $1.08 billion (2019)   Reinvestment of $64M into Research & Development   Scalable products with the smallest jurisdiction (Loving County, Texas, with a population of 82) to the  largest (Los Angeles County, California, with a population of 10.1M)    (b) Taxpayer identification number  Tax ID # 75‐2303920  (c) Number of years permitting platform has been deployed to various government entities  Tyler EnerGov systems have been implemented across the county since 2002 (18 years).  (d) Resumes of the Project Manager and key personnel who will be responsible for performance of any  agreement results from this RFP  Please see Tyler’s Staffing and Organization Section of this RFP response.   (e) Firm ownership and if incorporated, list the stat in which the firm is incorporated and the date of  incorporation  Tyler was incorporated in Delaware in November 1989    Firms Background, Qualifications, and Experience    City of La Quinta Tyler Technologies, Inc.  Permit Tracking and Licensing Software Services  Page  2   (f) If the firm is a subsidiary of a parent company, identify the parent company  Tyler is a corporation that has grown and expanded over the years through the acquisition of best‐in‐ breed companies. The following timeline depicts the history of Tyler’s mergers and acquisitions:  Year Acquired Company Name Year Founded  1998  Business Resources Corporation 1982  The Software Group (TSG) 1981  Interactive Computer Design (Incode) 1981  Computer Management Services 1975  1999  Eagle Computer Systems 1978  Micro Arizala Systems (FundBalance) 1984  Gemini Systems 1987  Process Inc. Computer Center Software (MUNIS) 1978  Cole Layer Trumble Company 1938  2003 Eden Systems, Inc. 1981  2006 MazikUSA, Inc. (TEMS) 2003  TACS, Inc. 1986  2007  Advanced Data Systems (ProFund) 1980  EDP Enterprises, Inc. 1981  Chandler Information Systems 1987  2008  Versatrans 1981  School Information Systems, Inc. 1983  Olympia Computing Company, Inc. 1979  2009  PulseMark, LLC 2007  Assessment Evaluation Services, Inc. 1994  Parker‐Lowe & Associates 1994  2010 Wiznet.Inc. 1995  2011 The Windsor Management Group (Infinite Visions) 1980  Yotta MVS, Inc. 1986  2012  UniFund 1988  Computer Software Associates 1982  Akanda Innovation, Inc. 1997  EnerGov 2002  2014 SoftCode 1991  2015 Brazos Technology 2000  New World Systems 1981  2016 ExecuTime Software  New World Systems  2007  1981  2017  Modria 2011  Digital Health Department (DHD) 2002  Radio 10‐33 2009  2018  Socrata 2007  Sage Data Security, Inc. 2002  CaseloadPRO 2009  SceneDoc 2011  MobileEyes 2002  2019 MicroPact 2005  MyCivic Apps 2011  Courthouse Technologies 2009  Firms Background, Qualifications, and Experience    City of La Quinta Tyler Technologies, Inc.  Permit Tracking and Licensing Software Services  Page  3   Choice  Though the City of La Quinta will review many choices during this evaluation process, our goal is to make your  choice an easy one.  With Tyler, there is no need to move from vendor to vendor, solution to solution,  technology to technology.  Tyler’s EnerGov solution is an integral part of a community of employees,  customers, and partners who all share a passion for serving the public.    As part of that community, the City will have access to all the tools needed to efficiently manage your  operations.  With the goal of being the last software company you ever choose; Tyler will work for and with  you to consistently provide you with the broadest and most advanced public sector solutions available.    Business Management Suite  Tyler’s EnerGov™ Business Management suite helps your community to  grow by expediting and automating the administration of licensing and  regulatory review, approval, issuance, renewal, revenue collection,  investigation, or enforcement processes. Departments or agencies that  may benefit include business licensing, professional and occupational  licensing, alcohol control, revenue collection, business tax, regulated  services, environmental control, fire and industrial compliance, and  more. EnerGov has the power to deliver the functionality you need by  coalescing all regulatory agencies involved.  Improve Efficiencies and Manage Centrally  EnerGov’s Enterprise Server framework includes Enterprise Contacts  Manager (ECM), which was specifically designed to serve as a single  point of entry for all regulatory business modules, details, actions, and  events. From management of regulatory compliance cases to tracking  constituent requests and renewing or applying for a license, EnerGov  simplifies the process.  Flexible Approach to Regulatory Workflow Management   EnerGov’s Business Management suite enhances your operation with  unparalleled flexibility by automating your organization’s  comprehensive licensing and regulatory requirements. Superior  configurability options allow government agencies to determine the appropriate licenses and cases to track,  as well as identify associated details related to the agency’s specific regulatory requirements. Even the most  complex workflow cycles are no challenge!   Investigative and Enforcement Processes Automated   EnerGov’s Business Management Suite automates your investigation and enforcement processes, resource  allocations, and regulatory review routing to centrally connect and simplify operations. Your agency can  expect to increase efficiency while recognizing a significant ROI.   Connect Disparate Departments, Agencies, and Citizens   EnerGov’s Business Management suite empowers agencies to better connect departments, external agencies,  processes, commercial entities, citizens, and services. A central database helps foster increased collaboration,  communication, and efficiency to make a positive impact on your bottom line.   Modules:    Regulatory Review    Business Management    Professional License  Management    Inspections &  Investigation    Request Management    Enforcement Case  Management   Automate and synchronize  services, increase flexibility and  communication, and connect  your regulatory partners at an  unprecedented level with Tyler  Technologies’ industry‐leading  software — the EnerGov  Business Management Suite.  Firms Background, Qualifications, and Experience    City of La Quinta Tyler Technologies, Inc.  Permit Tracking and Licensing Software Services  Page  4   Community Development Suite  Tyler’s EnerGov™ Community Development suite empowers your agency  to establish more efficient government services while creating safer,  stronger, and more vibrant communities. Automate your governmental  operations in land use planning, permitting, enforcement case  management, inspections, and more. With our multi‐dimensional  permitting software, planning, review, and enforcement can now be  done at the click of a mouse or touch of a screen in the field.  Manage Your Workflow  Experience unparalleled flexibility by automating your organization’s  permitting, regulatory land use, and enforcement processes when you  deploy the Community Development suite. EnerGov’s workflow ensures  your process is organized from start to finish and keeps track of every  step along the way, so nothing is missed.  Reviews  EnerGov’s eReviews electronically organizes planners and various departmental reviewers to ensure a  streamlined and efficient process from start to resubmittal to approval. This tool gives your agency the ability  to keep builders apprised of the status of their reviews without wasting valuable staff time.    Inspections   Managing an inspection department or team can be a challenging activity. Fortunately, EnerGov gives  managers the ability to change inspection scheduling quickly and efficiently. Dashboards give managers all the  information they need to make quick assignment decisions and understand how their decisions will impact  their team.   Reduce Error and Liability While Boosting Revenue   Automating processes with EnerGov’s Community Development suite minimizes human error and limits your  agency’s liability as it relates to permitting and regulatory land use. Flexible enough to manage escalation  procedures and required operational steps, EnerGov is also robust enough to perform accurate jurisdictional  GIS and decision‐making analysis across your agency. With EnerGov, you never have to worry if conditions  and land use requirements are maintained or enforced, or if corresponding information is tracked.   Streamline Your Operations   It can be difficult to manage your processes in a timely manner, especially when resources are scarce.  EnerGov’s Community Development suite helps you get the most out of your resources by streamlining and  automating many of your most time‐consuming processes by creating a fully automated regulatory  environment.   Objectives & Scope  At Tyler, we are uniquely qualified to meet the needs of the City through our experience, our software, and  our absolute commitment to customer satisfaction.  Our customers have a direct impact on the evolution of  the software and the processes involved in implementing and supporting it.  Each of the products and  services listed in the response are represented as a description and a list of activities and assumptions. Tyler  products will be implemented “off the shelf” without customization or modification, except as detailed in the  response.  Modules:    Project Management   Planning, Zoning, &  Land Use Management   Permit Management    Code Enforcement    Reviews    Inspections   Firms Background, Qualifications, and Experience    City of La Quinta Tyler Technologies, Inc.  Permit Tracking and Licensing Software Services  Page  5   Tyler’s EnerGov suite offers integrated applications that are specifically designed to enable governments to  be more efficient, more accessible, and more responsive to the needs of their citizens.  Consistent integration  among EnerGov applications has always been a priority and a key benefit to organizations looking to improve  their business practices.  The key benefits to the system include, but are not limited to:   Providing a single, comprehensive, and integrated solution to manage the City’s business functions   Streamlining business processes through automation, integration, and workflows   Providing a user‐friendly user interface to promote system use, productivity, and minimize the need  for training   Eliminating redundant data entry   Providing many standard reports directly from the software with access to data through inquiry and  drill down capabilities   Providing multiple interfaces to commonly used 3rd party systems  Comprehensive Software & Services  Tyler’s solution is intended to upgrade City of La Quinta’s departments to the latest system available in  today’s marketplace.  Tyler’s EnerGov platform is distinguished from the competitive landscape by the fact  that we develop and support 100% of our products in‐house.  All software development, implementation, and  support services are provided solely by our in‐house personnel. This has enabled us to build and evolve a  software platform and ecosystem that infuses employee passion for industry‐specific software automation  with the front‐line experiences our leading customers have provided. The result of this commitment is the  industry’s most powerful, seamless, efficient, user‐intuitive, and scalable platform for local government  automation.  Our group of seasoned consultants, trainers, product experts, and programmers bring years of  local government software experience to make your transition a smooth success.  Tyler handles the following aspects of your project under a single contract:   System Delivery   Implementation   Training   Support and Maintenance   Software Updates and Upgrades  Complete Services  Implementation Approach  Tyler utilizes a proven phased implementation approach, which ensures that process specific details are  mastered prior to each subsequent stage.  A formalized sign off process, defined by a clearly stated  deliverable, are the key to a successful implementation. For multi‐phase projects, such as sites that  implement more than one Tyler product, the stages are repeated as necessary.  Training  Our clients expect to receive the right training for their needs because learning the tools, benefits, and  powerful functions is part of the process.  It’s a fact that fully trained clients who understand how to use Tyler  products are able to do their jobs better, period. Tyler offers multiple training options to fit your needs.  Support  The goal of the Tyler Support department is to provide expeditious technical assistance to Tyler software  users in overcoming issues, understanding functionality, and recommending approaches to various scenarios.   We strive to answer your questions quickly and accurately.  Tyler offers multiple ways to contact your support  Firms Background, Qualifications, and Experience    City of La Quinta Tyler Technologies, Inc.  Permit Tracking and Licensing Software Services  Page  6   personnel, as well as access to thousands of users across the country who have the experience to help you  utilize the software to your greatest benefit.    Commitment  At Tyler, we are uniquely qualified to meet the needs of the City through our experience, our software, and  our absolute commitment to customer satisfaction.  That commitment, along with the consistent evolution of  technology and software features, has resulted in a retention rate of more than 98 percent and long‐term  relationships with our users.  With more than 26,000 customers, this partnership is an integral part of who we  are and what we do.  Our customers have a direct impact on the evolution of the software and the processes  involved in implementing and supporting it.  Protecting Your Investment for Years to Come  Tyler’s “Evergreen” Development Philosophy ensures that the City will always have industry‐leading  functionality that utilizes current technology.  As part of our annual support fee, all enhancements to our  software are provided at no additional charge.  This allows our users to continue to take advantage of new  advances without having to relicense the software.  Additionally, these enhancements are delivered in  manageable upgrades that do not require a complete reimplementation of the software.    Partnership  We want to thank the City of La Quinta for the opportunity to respond to your Request for Proposal and for  your time and consideration during the review process.  At Tyler, we feel the evaluation and selection of new  software should be as much about people as it is product, with the ultimate decision resulting in a partnership  between the customer and their chosen software provider.  It is our firm belief that Tyler is uniquely qualified  to be that partner and more than meets the needs outlined by the City of La Quinta in this document.  Should  you agree, we look forward to progressing to the next stage in your evaluation process.   Company Background  Tyler Technologies is the largest and most established provider of integrated software and technology  services focused on the public sector. Tyler’s end‐to‐end solutions empower local, state, and federal  government entities to operate more efficiently and connect more transparently with their constituents and  with each other. By connecting data and processes across disparate systems, Tyler’s solutions are  transforming how clients gain actionable insights that solve problems in their communities.    Our Products  With decades of exclusive public sector experience, Tyler is the market leader providing integrated software  and services. Subject matter experts and in‐depth products result in a sustainable client partnership that  delivers the industry’s most comprehensive solution. We provide the industry’s broadest line of software  products and offer clients a single source for all their information technology needs in several major areas:  Appraisal & Tax, ERP, Civic Services, Land & Official Records, Courts & Justice, Public Safety, Data & Insights,  and Schools.  Firms Background, Qualifications, and Experience    City of La Quinta Tyler Technologies, Inc.  Permit Tracking and Licensing Software Services  Page  7   We are known for long‐standing client relationships, functional and feature‐rich products, and the latest  technology. In addition to software products, Tyler provides related professional services including  installation, data conversion, consulting, training, customization, support, disaster recovery, and application  and data hosting.  Public Sector Focus  Tyler’s business units have provided software and services to clients for more than 50 years and have long‐ standing reputations in the local government market for quality products and customer service. Tyler is the  largest company in the United States focused solely on providing software solutions to the public sector.  While many of our competitors compete in multiple vertical markets, Tyler is singularly focused on the public  sector. It is 100 percent of our business.  Tyler recognizes that the public sector is generally stable and risk‐averse, and craves community accessibility,  security and transparency. That is why local government and school entities seek reliable and efficient  software and services from Tyler – a vendor who is professional, reputable and dedicated and achieves  results. Tyler has the experience to understand the unique requirements of the public sector, the necessary  resources to invest in its products and the ability to deliver quality services.  Financial Stability  Tyler consistently maintains a solid balance sheet and strong cash flow and low  debt, experiencing consistent revenue growth with 29 consecutive quarters of  profitability, and a total revenue for 2019 of $1.08 billion. While experiencing  significant growth opportunities from an increase in staff and expanding  territories, we anticipate additional product offerings and new technology will  accelerate this growth substantially in the future. We believe a debt‐free  balance sheet, substantial cash reserves, and a committed customer base put  Tyler in a great position in our industry to weather any unexpected turbulence  in the economy.  For additional revenue information please visit www.tylertech.com  Industry Leadership  Tyler strives to provide the best client services in the industry. Our products undergo testing by trained  quality assurance and certified usability analysts, therefore our clients benefit from products that work  logically based upon user experience and input. We also focus our implementation and support professionals  on specific groups of applications so they can offer more specialized services.  Our commitment at Tyler is to ensure the highest level of client satisfaction through the efforts of Tyler’s  most valued resource: its people. We challenge our employees to pursue new initiatives aggressively and  become industry leaders in their respective fields. Tyler employs 5,500+ individuals, many of whom are  seasoned professionals with unique and proprietary skills and years of industry experience. In fact, our  employee turnover rate is very low – in recent years, about half of the industry average.  Company Recognition  Tyler Technologies has earned the reputation as an industry leader based on our products and commitment  to our clients. These factors, along with our financial strength and industry partnerships, have resulted in  numerous accolades. "The recognition emphasizes Tyler's consistently strong growth, which is a direct result  of our commitment to supporting our more than 21,000 clients and the development of best‐in‐class  Firms Background, Qualifications, and Experience    City of La Quinta Tyler Technologies, Inc.  Permit Tracking and Licensing Software Services  Page  8   software and services to serve the needs of the public sector" said John S. Marr Jr., Chairman of the Board of  Tyler Technologies.  Tyler has been named to the following prestigious lists alongside some of the most innovative and influential  companies in the United States.  Innovative and Strong    Dallas Business Journal ranked Tyler’s Plano office #8 in its “North Texas Fastest‐Growing Public  Companies” list (2017)    Forbes’ “Most Innovative Growth Companies” list (2016, 2017)    Forbes’ “America’s Best Small Companies” list (nine times)    Barron’s 400 Index ranking, a measure of the most promising companies in America (six times)    Software Magazine’s “Software 500” ranking of the world’s largest software and service suppliers  (seven times)    Audit Integrity’s “America’s Most Trustworthy Companies” list (2007)   Employer of Choice    Forbes’ “Best Employers for Diversity” (2019)   Forbes’ “Best Employers for Women” list (2018)   Forbes’ “Best Midsize Employers” list (2018)    Tyler’s three Maine offices recognized as “Best Places to Work in Maine” (nine times since 2007)    Dallas Morning News’ “Best in DFW: Top Workplaces” recognized Tyler’s Plano, Texas, office (five  times)    Dayton Daily News’ “Top Workplaces in the Dayton Metro Area” recognized Tyler’s Moraine, Ohio,  office    Tyler’s Lubbock, Texas, office named to the “Best of Lubbock” list by the Lubbock Avalanche‐Journal  (2016 and 2017)    Detroit Free Press named Tyler’s Troy, Michigan, office a top workplace (2017)    Phoenix Business Journal named Tyler’s Tempe, Arizona, office on Best Places to Work list (2017)  Our Experience  Tyler Technologies’ solutions offer the widest breadth of products in the industry, the latest technology  available, and an integrated system that can operate in diverse offices throughout a jurisdiction. More  importantly, Tyler’s vision and skill in executing that vision is what ultimately leads to a successful  implementation and long‐term solution for our clients. Our experienced team consists of industry leaders that  keep our team moving and making sure we can give you the tools to succeed.  Statement of Qualifications    City of La Quinta Tyler Technologies, Inc.  Permit Tracking and Licensing Software Services  Page  9   Statement of Qualifications  a) Product Description  EnerGov Product Ecosystem   EnerGov is the public sector’s leading browser‐based enterprise application that assist clients in managing a  more efficient, streamlined and citizen friendly enterprise operation.     The EnerGov product suites are specifically designed to automate and centrally connect the critical processes  of land use planning and project review, permitting, code enforcement, inspections, licensing and regulatory  management, asset and work order management, infrastructure management, citizen requests and more.    Built for Government  EnerGov is specifically designed to automate and centrally connect the critical business processes  government agencies require related to regulatory management and the administration of infrastructure  assets.  Complete Management Solution  Complete solution and full lifecycle management for automating tasks associated with critical functions such  as land use planning and project review, permitting, code enforcement, inspections, licensing and regulatory  management, asset and work order management, citizen requests and more.  EnerGov Highlights  Advanced Automated Workflow  EnerGov is an enterprise management application that encompasses all aspects of the application, review,  issuance and enforcement lifecycle. Central to the management process is the concept of enterprise  workflow and process regulation, both of which are achieved through native workflow design tools.  Statement of Qualifications    City of La Quinta Tyler Technologies, Inc.  Permit Tracking and Licensing Software Services  Page  10   Industry leading GIS Integration  EnerGov has partnered with Esri technology and actively maintains support for the latest versions of the  ArcGIS platform.  EnerGov provides industry‐pioneering and award winning Esri‐based GIS integration that  introduces a new dimension of visualization, analysis and business management capabilities to Agencies like  yours. EnerGov GIS adds a powerful facet to the EnerGov suite of products by enabling a GIS‐centric approach  to an Client’s business process management.    Personalized Interface with Tyler Hub  Tyler Hub is a powerful platform that can improve the efficiency of all Tyler ERP  users. By connecting diverse data sources, Tyler Hub enables you to monitor key  processes, quickly execute routine tasks, and eliminate time‐consuming data  searches.  Tyler Hub is built on a series of preconfigured cards designed to visualize standard  sets of data for various job functions and tasks. Select from the sets of cards – or  content packs – for accounts payable, asset management, payroll, utility billing,  human resources, purchasing, inventory, and more. Users have the option to  adjust the data as needed and specify how it is presented – or simply to use the  cards as they are. A Tyler Hub page can be assembled to focus on a specific  process such as hiring or cost benefit tasks or can be configured to reach across  Munis solutions to combine cards from utility billing, accounts receivable, and the  general ledger. A page can combine data analytics, reporting, and task functions,  and users can add modify and add pages to their platform stack as their job  functions evolve.   Real‐time data analytics and active links give you an advantage. Instead of taking  the time to open multiple programs to find data, Tyler Hub centralizes the data  you need and makes it instantly accessible and allows you to access transactional  details, locate a site on a map, approve or reject a transaction, plus a variety of  other actions. By having everything visible and accessible, Tyler Hub gives you  more time to analyze your data rather than searching for it.     Statement of Qualifications    City of La Quinta Tyler Technologies, Inc.  Permit Tracking and Licensing Software Services  Page  11   Reporting   EnerGov provides multiple reporting options as well as graphical grid construction tools which enable system  users to construct customized, on‐demand views and filters of performance and process data which can be  used to readily identify trends, associations, performances, and relationships.  Tasks and Notifications  EnerGov enables users to stay connected and informed whether in the office or in the field through a  centralized task and notification engine. Automated reminders and notifications of pending tasks / actions are  routed to appropriate personnel according to the Client’s prevailing workflow.  Central Contact Management  EnerGov utilizes an enterprise contact management console to catalogue and centrally track citizens and the  individuals conducting business with the City. This allows the City a number of advantages including  enterprise access to contact records, correspondence, fees, applications, documentation, and more.  Central Cash Management  All payments and transactions, regardless of origin, are processed through a centralized cashiering console.  EnerGov provides an unprecedented level of configurability with regard to fee calculation and fee  assignment. Even the most daunting fee schedules are easily configured and promoted through an intuitive  graphical user interface.  Social Media   Get and stay connected to your community. Using social media channels like Facebook and Twitter and  automated communication as the conduit, you can achieve your desired level of transparency with citizens  when it comes to community development initiatives, status updates and much more.  EnerGov OData & REST APIs  EnerGov’s open data service, EnerGov OData, allows your government  organization more connectivity, flexibility and transparent communication with  constituents than ever before. Using OData, your IT staff can create specialized  applications for the Web, mobile devices, the GIS environment and other  external or community‐based uses which display a personalized combination of  open source data most pertinent to those you serve.  Additionally, Tyler’s packaged REST‐based APIs provide the requisite tools for  developing intelligent interfaces between the EnerGov application and any number of 3rd party / existing line  of business solutions currently in use by each agency.  Flexible Deployment – On Premise or Cloud  As a web and cloud‐capable platform, EnerGov offers flexible deployment with the option of hosting and  maintaining their IT infrastructure on premise, within an Client’s private cloud, or within the Tyler Cloud (Tyler  hosting and application availability services).  Unlimited Scalability and Superior Configurability  EnerGov is a platform technology that can be sized and scaled according to the needs and demands of each  Client. Native system administration consoles provide superior configuration capabilities and the tools to  automate even the most demanding process workflow.  Statement of Qualifications    City of La Quinta Tyler Technologies, Inc.  Permit Tracking and Licensing Software Services  Page  12   EnerGov features dynamic built‐in tools native to each software suite/module that embraces extensibility and  provide our clients with the ability to define, capture and manage site‐specific processes, workflows, custom  forms, business rules, etc. These tools are powerful, intuitive, and accessible to authorized users and foster  growth as new Client mandates and procedures are adopted and implemented.  The Future of EnerGov  Government agencies look to Tyler Technologies for industry leading solutions in the form of scalable,  integrated software that make it easier for government agencies to manage their day‐to‐day, complex  functions. We are committed to designing, developing and deploying spatially enabled software solutions that  provides efficiencies for and connects all departments, mobile users and citizens alike. The foundation of this  commitment is an aggressive investment in product development to extend existing functions, add innovative  new features and integrate among Tyler products.  Our EnerGov product development teams understand that your business is more than approving plans,  issuing permits, enforcing ordinances and maintaining public infrastructure. EnerGov products are designed  to help you meet your ultimate goals of guiding orderly growth, promoting safety and livability, fostering  economic vitality and encouraging community collaboration. The future direction for Tyler’s EnerGov  software leverages the latest web technologies, spatial capabilities and industry standards while remaining  focused on your goals to help you attain the success you require.  Input to our product roadmap comes from several sources. Current customers provide suggestions through a  collaborative enhancement request forum within our Tyler Community. Another source of influence comes  from prospective or new customers who identify new scenarios with specific pain points that can be solved by  leveraging or enhancing functionality within EnerGov. Lastly, Tyler employees continually monitor industry  and technology trends and proactively respond to the changing needs of the market resulting in the  innovation, functionality and flexibility you come to expect from EnerGov software.  Community Development  Automate land use planning, project review, permitting, inspections and the management of impact cases  and objects with the EnerGov Community Development Suite. With this multi‐dimensional software, urban  planning is easily done with the click of a mouse or touch of a screen. Your processes will be more efficient  and communication will be on the way up while data errors will plunge. That means revenue has the potential  to spike, and your return on investment may be captured sooner than you think.  Features and Highlights  Manage Your Workflow  You will experience unparalleled flexibility in automating your organization’s permitting, regulatory land use  and enforcement processes when you deploy the Community Development Suite. Superior configurability  options allow for even the most complex business processes and workflows to be managed throughout the  entire process lifecycle in a quick and efficient manner. Stop just tracking data, and start realizing the benefits  and efficiencies that managing with EnerGov affords.     Manage Objects   When you struggle with permitting equipment such as boilers, elevators and objects in a right‐of‐way that  may have no address associated with them, think EnerGov. Our Object Management module helps uniquely  identify these items and trace them through the permitting process.   Statement of Qualifications    City of La Quinta Tyler Technologies, Inc.  Permit Tracking and Licensing Software Services  Page  13   Manage Impact Cases   Finances and permitting oversight can be a challenge to manage while you are regulating construction  projects, and disparate systems can quickly turn project management into a difficult task. Impact  Management solutions from EnerGov help you manage conditions of approval that impact project delivery so  compliance is ensured and revenue collections are more timely.   Reduce Error, Liability And Increase Revenue   Automating with EnerGov’s Land Management Suite is a smart investment that can minimize human error  and limit your agency’s liability as it relates to permitting and regulatory land use. Flexible enough to take  charge of escalation procedures and required operational steps, it is also solid enough to perform accurate  jurisdictional GIS and decision‐making analysis across the agency. With EnerGov Land Management, you  never have to worry if conditions and land use requirements are maintained or enforced, or if corresponding  information is tracked.   Streamline Your Operation   We realize resources can be scarce, and that makes it tough to manage the process of regulating and  enforcing in a timely manner. EnerGov’s Land Management Suite assists in this process by streamlining and  automating many of the time‐consuming processes from intake to task and field inspection routing or  creating a fully automated regulatory environment.   Permitting & Land Management Suite   EnerGov’s flexible system allows you to customize business processes for varying departments while  maintaining the integrity of working within one, centralized system. Records in EnerGov can be directly linked  to your GIS data, allowing users the ability to see important land‐data and make more informed decisions.  Tracking plan submittals and their associated reviews, organizing revisions, scheduling meetings and hearings,  verifying contractor licenses, issuing permits, collecting fees, and managing the inspection process are tools  that will help you streamline your process. EnerGov’s ability to manage conditions, holds, GIS information,  and historic data help to create a clear picture of the work being managed.   Project & Land Use Management   From smaller local projects to large‐scale land development, Permitting & Land Management’s Project  Management module keeps related permits constantly accessible during the project management phase.  Parameters for the number and type of allowable plans or permits can be easily controlled, and conditions for  each are easily established in accordance with local ordinances.    Group related permits, plans, and code enforcement activity into one Project. Manage and view the  status of the overall project, along with being able to see key details of associated records and easily  access full record history.    Track time spent on the project that can be used for reporting and/or to calculate fees.    Create parent and child project hierarchies to manage critical relationships between multiple  projects.    Enhanced search capabilities allowing users to search by both current and historic project names.    View all associated records in a timeline and map format using our project genealogy tool. Provides  users with a visual display of the project’s history and progress.   Plan Management   All types of plans at any project level can now be assessed with electronic plan review functionality. While  actions within the workflow may be limited based on the type of record you are displaying, your productivity  Statement of Qualifications    City of La Quinta Tyler Technologies, Inc.  Permit Tracking and Licensing Software Services  Page  14   certainly won’t be. And if you need to measure public outreach, review and hearing processes, it’s no  problem since the Plan Management module tracks all actionable items from meetings and hearings.   Create highly‐customized workflow to manage the most complex to the simpler day‐to‐day tasks  completed by the planning department. Color‐coded and automatic versioning of the workflow helps  planning managers view the progress of a project and track what the next steps are.    Create meetings and hearings that will display on a centralized calendar. Track staff members and the  public who have been invited and record history and notes. The calendar is also visible online for  citizens to see what upcoming meeting and hearings they have scheduled with the jurisdiction.    Use GIS tools to create mailing lists that can be linked to the plan record to send public notices.    Generate documents and reports, such as public notices and letters, using the information entered  on your centralized EnerGov record.    Manage the submission of documents and subsequent reviews. Clearly marked and versioned  workflow items tracks dates, comments, and outcomes.    A variety of routing options allow you to determine how item review assignment should occur.  Popular options include GIS Zone‐to‐Reviewer assignment, departmental load balancing, or using pre‐ determined review teams.    Electronic Plan Reviews allows citizens to upload files through a portal. The files are added directly to  the associated record.    Plan Reviewers can manage their reviews through user‐friendly workstations. Reviewers can add  corrections from a library of codes. When using eReviews, reviewers can link their markups directly to  corrections.    Share submittal results with involved parties through citizen portals or through correction letters that  can be generated directly from EnerGov.   Permit Management  In a perfect world, approvals would come exactly when you need them. EnerGov’s permit software helps your  agency deal with the reality of project details and cycles by color coding differing versions of plan review  submittals and inspections so that project history can be tracked and fee revenue can be collected or  recaptured.    Create permits directly from a user‐friendly GIS‐viewer. EnerGov can display relevant GIS data on  specific records to automatically fill in fields, add requirements to workflow, or create alerts.    Utilize the permit record to create a complete, historical picture of what work was applied for, on  what property, and who it is associated to. Automatic history‐tracking is applied to all records to  create a full story. Ability to track notes, meetings, emails and phone calls to add to this historic data.    Customize workflows to manage the submittal, review, approval, issuance, inspection, and finaling  processes for your various departments. Due dates and assigned to fields allow multiple departments  to interact with a single record seamlessly.    Advanced fee calculation and cashiering options allow tracking payments made on records, billing  contacts, and to easily retrieve invoice and receipt information. Widgets and advanced search screens  allow managers to track overall fees collected to date to provide a comparison of revenue to date this  year compared to last year.    Automatically verify contractor and subcontractor licenses at the time of application and at permit  issuance.    Utilize conditions of approval and holds to prevent actions from happening on the permit unless  certain milestones have been reached or critical issues have been addressed. Helps the users by  providing the data up‐front and minimizes the risk of errors.    Associate cash or performance bonds to permit records. Manage partial and full releases accordingly.   Statement of Qualifications    City of La Quinta Tyler Technologies, Inc.  Permit Tracking and Licensing Software Services  Page  15    Save time on data entry by copying permits when someone is applying for multiple of the same type  of permit.     Extend the life of a permit automatically based on active inspection requests.    Renew permits using customized renewal cycles to generate and pay invoices and to extend the  permits’ expiration date.   Upload and view (if user security allows) attachments associated to the permit.    Use documents, reports, widgets, and searching tools to capture critical information regarding history  and trends. Plot search results on the map to view the data from a new point‐of‐view.   Inspections   Are you looking to take a greener approach to inspection management? Tyler can help. By receiving and  scheduling inspection requests electronically, your office will see a significant decrease in phone calls and foot  traffic, all interested parties will stay updated and communication will increase while you shuffle less paper.  Field workers can also manage the inspection cycle through EnerGov’s mobile applications and keep everyone  updated in real time or as soon as connectivity is available.   Empower citizens to request inspections through a citizen portal or through an automated phone  system (IVR). Flexible configuration options allow you to further define how many inspections can be  request for a day, cut‐off times to request inspections for the following day, and much more!    Easily track which inspections are associated to different projects—visible statuses, version, and  inspector notes help track the inspections’ history.    Utilize a variety of scheduling and assignment options including the ability to auto‐schedule  inspections, assign inspections using load‐balancing, use GIS to assign inspectors to zones, and many  other options.    Workspaces designed specifically for inspectors to view the work that’s assigned to them, add notes,  and update statuses. Inspectors also have quick links to see associated project and parcel history.   Our iG Inspect product allows inspectors to view inspections in the field, including previous inspection  history. Inspectors can take notes, update status, take pictures, and email reports directly from the  field.    Object Management   While a lot of permits and plans are associated to an address and/or parcel, sometimes you may need to  permit against an object such as an elevator. Objects can be linked directly to a permit, plan, or to other  objects.    Track the status of the object independently. Review the status of each associated object on the  originating permit or plan record in a user‐friendly grid.    Create a hierarchy of objects between parent objects and children objects to efficiently manage the  connection between multiple objects.    Track and manage critical dates such as created date, installation date, and operation start and end  dates.    Capture information specific to each type and classification of object using standard and customizable  fields.   Impact Management   Managing fees and conditions because of impact cases such as Rezoning and Special Use Permit approvals  can be time‐consuming and littered with oversights. The Impact Management module eases the load by  automatically adding impact fees and conditions to applicable permits or plans. An overall impact case will  Statement of Qualifications    City of La Quinta Tyler Technologies, Inc.  Permit Tracking and Licensing Software Services  Page  16   track the associated records by recording total money collected to date, the number of records impacted, and  much more!      Empower those interacting with customers to have the most updated and dependable information  possible already reflected on the records they are working with. Impact Management will add  relevant fees and conditions to the associated records, allowing employees to spend their time where  it counts.    Draw impact polygons on the map using EnerGov user‐friendly GIS viewer. An impact case can be  associated to this polygon to define what type of conditions will be applied to parcels intersecting this  area.    Track the overall progress of the impact case with statuses, dates, attached records, and conditions,  and how much money has been collected to date.    Add multiple monetary and non‐monetary conditions to an impact case. Customize when the  conditions should apply to associated records and how to assess the conditions.    Use fee allocation tools to automatically total how much money has been collected to date, how  funds have been allocated, and the remaining funds balance.    Flexibility and advanced impact fee setup options including adjustments based on inflation.   Business Management  We understand the spectrum of services you have to provide, and EnerGov’s Business Management solution  is your one‐stop solution. If you need to automate the administration of licensing and regulatory review,  approval, issuance, renewal, revenue collection, investigation or enforcement processes, this suite has the  power to deliver beyond your expectations by coalescing all regulatory agencies involved. Departments or  agencies who may benefit include business licensing, professional and occupational licensing, alcohol control,  revenue collection, business tax, regulated services, environmental control, fire and industrial compliance and  more.     Features and Highlights  Improve Efficiencies and Manage Centrally  EnerGov’s Enterprise Server framework includes Enterprise Contacts Manager (ECM) that was specifically  designed to allow for central management and serve as a single point of entry for all regulatory business  modules, details, actions and events. From management of regulatory compliance cases to tracking  constituent requests and renewing or applying for a license, EnerGov simplifies the process.     Flexible Approach to Regulatory Workflow Management   EnerGov’s Business Management solution enhances your operation by allowing for unparalleled flexibility in  automating your organization’s comprehensive licensing and regulatory requirements. Superior  configurability options allow for government agencies to determine the appropriate licenses and cases to  track, as well as associated details related to the agency’s specific regulatory requirements. Even the most  complex workflow cycles are no challenge for this technological approach.   Investigative and Enforcement Work Orders Automated   EnerGov’s Business Management solution automates your investigation and enforcement work orders,  resource allocations and regulatory review routing to centrally connect and simplify operations. That means  increased efficiency and a significant ROI.   Statement of Qualifications    City of La Quinta Tyler Technologies, Inc.  Permit Tracking and Licensing Software Services  Page  17   Connect Disparate Departments, Agencies and Citizens   EnerGov’s Business Management solution empowers agencies to better connect departments, external  agencies, processes, commercial entities, citizens and services. Utilizing a central database fosters  collaboration, communication and efficiencies that affect your bottom line in a substantial way.   Business Management   Whether you need to track economic growth and development and/or regulate new businesses in your  jurisdiction, EnerGov Business Management will help you reach your goals. Allow businesses to register online  or in‐person. Define the status, key dates of operation, and associated NAICS codes. Inspections can be  conducted directly on a business, including reoccurring annual or semi‐annual inspections. Use the business  record as a starting point to create licenses and/or tax remittance accounts.    Registering a business online allows your citizens to interact with you at their convenience— regardless of that’s during normal business hours or not.    Define the types of businesses that can be established such as corporations, sole proprietorships, or  LLCs.   Track critical information regarding this business including the DBA name, tax ID numbers,  dates of operation, owners, employees, and emergency contacts.   Use the business record as a way to group multiple licenses and/or tax remittance accounts. Provides  a history of the overall business and its standing with your jurisdiction on a yearly basis.    Track and report against the location of the business using multiple data points such as the  address(es), parcel(s), location (in‐city limits or out‐of‐city limits), and district fields.    Define custom fields to further track and report against the information that’s most valuable to you.    Allow businesses to apply for and renew associated business licenses online or in person. Utilize  updated information from the main business record to create appropriate licenses.    Customize the license application and renewal process to fit your business needs directly. Determine  the expiration dates based on a recurrence cycle so the expiration date will automatically calculate  based on the issued date. Furthermore, determine the workflow that works best for your business  process by assigning tasks, reviews, inspections, etc.    Generate documents and reports to print and attach copies of the business license and renewal  letters.    Utilize quick and user friendly screens to streamline the payment and issuance process for renewed  licenses. Or, allow citizens to complete this process online minimizing the amount of paperwork done  in your office.   Professional License Management   Need to track licenses against an individual? Professional Licensing in EnerGov allows citizens to apply for and  renew their personal licenses. These capabilities are extended online, where citizens can fill in their  application, pay their fees, and renew licenses outside of business hours and at their own convenience.  Utilizing professional licensing as a part of EnerGov allows for a seamless association between contacts, their  current licenses, and what work they are aiming to accomplish in your jurisdiction.    Allows users to apply for and renew professional licenses in person or online. Serve the needs of the  public by opening this extended flexibility while minimizing the amount of paperwork that needs to  be completed internally.    Ability to track critical dates of the license such as the application, issued, expiration, and last renewal  dates. The expiration date will automatically generate based on the license cycle, which is  configurable.   Statement of Qualifications    City of La Quinta Tyler Technologies, Inc.  Permit Tracking and Licensing Software Services  Page  18    Streamline your business processes by allowing EnerGov to verify if a contact has the proper  professional license. Does a permit require a contractor to have a specific license? Does a business  owner need a current professional licensing? EnerGov can cross‐reference these requirements to  provide users with relevant, updated information at defined points of the process.    Define customizable workflow for professional licenses and the renewal process. Allows multiple  departments and users varying levels of interaction and provides overall accountability.    Generate documents and reports such as licenses and renewal letters. Automatically attach copies of  these reports, and other relevant documents, directly to the license for future reference.    Inspections & Investigation   Need to schedule and track inspection history? EnerGov’s versatile inspection management tools allow  inspections to be linked to businesses, licenses, requests, code cases, permit, plans, and various other  modules. Advanced configuration and scheduling tools are geared towards providing a user‐friendly way for  citizens to monitor their inspections while allowing you to schedule, track, and search for inspections.    Create inspections related to businesses, licenses, permits, or code cases, allowing a complete history  of site visits and inspections to be tracked on one record.    Track how many times an inspector or officer has visited the site with automatic versioning in the  workflow.    Workspaces designed specifically for inspectors to view the work that’s assigned to them, add notes,  and update statuses. Inspectors also have quick links to see associated project and parcel history.   Additional tools to track all of the correspondence used to resolve issues from emails, phone calls,  posted notices, walk‐in inquiries and much more.   Request Management   Citizen requests and complaints can now be easily managed with the help of EnerGov’s Citizen Response  System. Reports of potholes, overgrown lots, damage to public facilities or other issues can be reported by  citizens through a web portal, along with the location and any pictures or notes taken. Government staff can  then assign inspections, work orders and code enforcement action, making citizen responsiveness as easy as a  click.   Online portal allows citizens to submit complaints and/or requests. As an administrator, you have the  flexibility to customize options such as allowing anonymous complaints, requiring a specific address,  or allowing individuals to submit a general location.    Utilize activity and inspection tools to track the steps taken to address the complaint.    Built‐in fields to determine the assignment of the complaint, the priority, and critical dates help  prioritize daily responsibilities, enabling you to better serve the public.    Easily escalate a complaint/request into a full code case. EnerGov will automatically copy relevant  information onto the code case so you don’t have to re‐enter the same data.   Enforcement Case Management   Within your economic development efforts, it’s important that communities in your jurisdiction stay clean  and safe. Rental units are no exception. EnerGov’s Rental Property module supports the enforcement of  ordinances in regard to exterior maintenance such as weed control, garbage or junk. Its workflow system also  accommodates one‐time or recurring inspections for utility connection within rental units to keep long‐term  tenants in compliance. It does so through its unique capability to identify the property and its owner or  manager, their registration or licensing, and site inspection cases or cycles.  Statement of Qualifications    City of La Quinta Tyler Technologies, Inc.  Permit Tracking and Licensing Software Services  Page  19    Highly customizable workflow that allows multiple violations to be associated to one code case. Each  violation can be resolved independently and has its own set of compliance dates, priority, fees, notes,  and status.    Ability to extract data from the code case into customizable reports to generate notices, letters, and  reports regarding the history of the code case.    Assignments on the code case can be managed on the overall code case and on individual inspections  and tasks, allowing multiple individuals and departments to have ownership in the process.    Advanced security settings allow contacts on code cases to be hidden from the public and from  internal staff.    Batch update code cases to change the assigned to, contacts, status, and more. Batch update widget  allows administrators to monitor the progress of updates and easily view impacted records.    Widgets and advanced searching tools empower code officers and managers to know what violations  are approaching their compliance dates, what their workload looks like, and items they need to  follow‐up on.    Ability to see code cases associated to the parcel and/or contact directly on each code case.   eReviews   Powerful Electronic Plan Review Automation  EnerGov’s eReviews extension adds a unique and powerful dimension to the EnerGov platform. This  technology allows your agency’s plan review and submittal process to be managed within a browser‐based,  paperless environment and easily interfaces with the Permitting & Land Management, Licensing & Regulatory  and Asset Management Suites. Users also enjoy collaborative interaction with constituents through seamless  integration into EnerGov’s Public ePortal. More importantly, eReviews allows agencies to link the digital  review process to GIS (via EnerGov GIS based on Esri’s ArcGIS Server) to allow for geospatial viewing,  interaction and reporting. EnerGov’s eReviews is your answer to a more effective review process.  System Features   Paperless Plan Submission Process    Powerful and Seamless Workflow Collaboration within the EnerGov Regulatory Process    Digital Markups and Approval Stamps    Analyze Files with Version Overlay Comparisons    Integration with Bluebeam for plan mark‐ups and corrections to digital plan review   Calibration, Scaling and Snap Functions for Measurements    Version Control/Comprehensive Audit Trail    “Approved” Plans Published for Field Inspector Access    Plans Archived for Agency and Emergency Retrieval    Departmental Permission and much more     Statement of Qualifications    City of La Quinta Tyler Technologies, Inc.  Permit Tracking and Licensing Software Services  Page  20     Energov Online Citizen Self‐Service   The public’s view of local government is vitally important to community development. Citizen demands can  push or sink local projects, as well as impact budgets and staff morale.   We understand that maintaining effective communication with your citizens and incorporating them into the  community development process is vital to your organization.   EnerGov’s Citizen Self Service (CSS) web portal gives your constituents and contractors dynamic access to  information and enables them to perform a wide range of tasks at the click of a button.  EnerGov CSS provides your citizens with 24/7 access to application‐related services online.  CSS is highly  configurable, which enables each district to define the specific information and processes that will be made to  your citizens on‐line.      Statement of Qualifications    City of La Quinta Tyler Technologies, Inc.  Permit Tracking and Licensing Software Services  Page  21   Empower Your Staff   Streamlined Processes   Minimize disruptions by regularly making information available online and enabling citizens and contractors  to execute parts of the permitting process online.   Give your staff the ability to take back their day and concentrate on their core responsibilities while  streamlining processes such as permit applications, fee payments, and inspection requests.   Take advantage of EnerGov Citizen Self Service:    Point‐and‐click administration interface with extensive configuration tools makes scripting necessary    Global updates can be quickly and easily changed    Submittals, requests, and payments are updated in real time    Prompts and required fields steer applicants to appropriate permit types, preventing incomplete  submittals.   Empower Your Constituents   Online tools   Poor and outdated communication can lead to distrust and lack of faith in your organization. Encourage your  constituents to use online tools that may be faster and easier than a phone call or visit.   Let your constituents take advantage of EnerGov Citizen Self Service:    Powerful search capabilities utilize both Esri® GIS and EnerGov data.    Citizens can start and save permit or plan applications for submittal at a later date.    Online inspection requests allow contractors to request multiple inspections from numerous job sites  on a single screen.    The shopping cart allows contractors to add itemized invoices at various times and across multiple  devices to pay at their convenience.       Statement of Qualifications    City of La Quinta Tyler Technologies, Inc.  Permit Tracking and Licensing Software Services  Page  22   EnerGov Mobile App Suite  EnerGov iG Workforce is a mobile workforce platform that empowers  government workers to manage cases, code enforcement, and  inspections in the field. The app suite offers flexible operational  capabilities to meet any agency’s unique requirements and can run in  disconnected mode when wireless connections are unavailable. It  gives you the freedom to choose your location without the threat of  losing mission‐critical data.     iG Inspect App  Government field workers can quickly and easily  manage inspections for buildings, land use,  environmental, health, safety, and compliance in  a wireless environment. Users can easily manage  the daily inspection process from research and  review to recorded comments, digital  signatures, and printing capabilities.  iG Enforce App  Agency workers can complete enforcement  management tasks in real time. This solution  complements EnerGov’s powerful back office  software, streamlines the enforcement process,  and enables staff to proactively manage cases.          FEATURES    Adapted for iOS® and  Windows®    Regularly routes  automated assignments to  your mobile device    Offers ability to take  pictures in the field to  attach to cases in the office   Allows you to take and  submit notes and pictures  while you’re reviewing,  inspecting, and working in  the field    Provides notes, work  orders, inspection  information, and  assignments when Wi‐Fi  connectivity is available    Allows you to continue  working with or without  Wi‐Fi access and sync with  home office operations  when Wi‐Fi connectivity is  available   Statement of Qualifications    City of La Quinta Tyler Technologies, Inc.  Permit Tracking and Licensing Software Services  Page  23   Hardware Requirements & Services  On‐Premise Hardware  Tyler provides not only best‐in‐breed software and services, but we also strive to provide you with hardware  and IT Services to effectively and efficiently run your systems.  If you choose to purchase hardware through  Tyler, we can provide stellar support, high‐quality hardware, and an abundant array of optional services.   Dedicated Support Staff  Tyler has a team of IT support personnel that is passionate about providing hardware, networking, and IT  support services.  When you turn to us, your needs are met by knowledgeable technicians, an experienced  team, proven partnerships, and our ability to get the job done.  Tyler employs Industry Certified Technicians  that hold certifications including:   Microsoft Certified System Engineer (MCSE)   Microsoft Certified Professional (MCP)   CompTIA A+ Certification   CompTIA Network+ Certification   SSPA Certified Support Professionals (CSP)  Partnerships  Tyler has acquired relationships with the top hardware distributors to allow us to provide our clients with the  best products to serve your community.  Because Tyler has access to multiple resources, we can provide you  with a system that will fit your needs, and your budget.  Tyler is Certified Partners and Certified Resellers of:    Microsoft (ISV)   Cisco    IBM    Citrix    Dell    HP   Implementation  Our clients can count on Tyler to provide thorough hardware implementation services for all hardware  purchased through us.  Tyler provides remote set‐up services for all clients, and on‐site services at an extra  charge.  We can build every aspect of the site’s network infrastructure, as well as install servers, PCs, and  peripheral units. Regardless of the client’s IT levels of expertise, our dedicated team can help you.  Network Services  Tyler offers Network Support services that are designed to help you cover routine maintenance issues and  problems that may arise on Tyler Supported Systems.     New Employee Setup   Troubleshooting   Error Diagnosis  Statement of Qualifications    City of La Quinta Tyler Technologies, Inc.  Permit Tracking and Licensing Software Services  Page  24    Adding New Computer Systems   Printer Help  Optional Services  System Management  Tyler’s optional System Management services combine some of the most popular services into one package.   These combined services provide the peace of mind to you and your IT staff.     Remote Helpdesk   Backup Assistance   Network Protection Services   Reduced rate for on‐site assistance  With this service, Tyler maintains computers, servers, printers, and networking devices on your EnerGov  network. You benefit from knowledgeable and experienced technicians providing you with expert technical  support and data backup assistance—all without the expense, personnel overhead, and management issues  of additional IT staff.  Problem resolution is made fast and convenient by utilizing Bomgar technology to connect to your desktop,  allowing us to see what you are seeing. Take advantage of real‐time technical troubleshooting for many  questions.   Computer system operating system and hardware issues   Network assessment, design, and implementation   File and print server setup and management   Microsoft Exchange messaging environment   Network security   Remote access & virtual private networking (VPN) clients   Internet connectivity  Application Availability Services – DDRS plus Hosting  Tyler has created a disaster recovery service that not only protects our clients’ data from loss during a  disaster, but also includes data integrity checks, quick restoration of data processes, and remotely hosted  data during an emergency.  These features will help you to get back on your feet quickly, and maintain  productivity during a time of chaos.    3rd Party Warranty Information  Tyler is an authorized reseller of all hardware proposed to our clients; however we do not provide warranties  solely through Tyler.  All warranty information can be obtained through the product manufacturer’s website.   Tyler does provide information on extended warranties through specific product vendors.  For complete  details on Tyler’s warranty policy, please see Tyler’s Terms and Conditions within this response.  Statement of Qualifications    City of La Quinta Tyler Technologies, Inc.  Permit Tracking and Licensing Software Services  Page  25   EnerGov System Requirements  Tyler Technologies’ EnerGov solution is designed to operate on networks and operating systems that meet  certain requirements. Systems that do not meet the required specifications may not provide reliable or  adequate performance, and Tyler cannot guarantee acceptable results.  Configuration Diagram  Below is a diagram of a typical installation. Depending on your selections above, some servers may not be  applicable to your installation.       Statement of Qualifications    City of La Quinta Tyler Technologies, Inc.  Permit Tracking and Licensing Software Services  Page  26   Server Requirements  Operating system, database and application software is included for reference only. It is the responsibility of  our clients to properly license Microsoft software and procure required hardware.  Component  Requirement  All Servers* General  Server dedicated to this Tyler product*  Microsoft Windows Certified Server (nationally recognized  brand)  External backup solution  Gigabit Ethernet   Operating System Microsoft Windows Server 2012R2 or 2016 Standard   System Software  Additional Microsoft components will be downloaded,  including Microsoft Silverlight, Microsoft VCSASP, and  Visual C++ Runtime Libraries   Network  Requirement Domain with Active Directory Services  SQL Servers Database Software Microsoft SQL Server 2014/2016 Standard or Enterprise**  GIS Environment**  Esri ArcGIS for Server 10+ or ArcGIS Online  *In keeping with standard security practices, Remote Desktop Services and third‐party vendor software should not be installed on  existing domain controllers, DNS servers, etc.  **If using Incode 10, use SQL 2014.   **Dedicated GIS environment is required for use with Munis MapLink or EnerGov only. Installation and maintenance of GIS  environment is the responsibility of the client.    Workstation Specifications  Component Requirement  Workstation Microsoft Windows Certified PC (Nationally recognized brand)  Processor Multi‐Core CPU  Memory 8GB RAM  Network Gigabit Ethernet/member of a domain  Disk Space 100MB free disk space  Operating System Windows 7 (or later) Professional  System Software .NET 4.5 Framework  *Meeting the minimum PC requirements will ensure the Tyler applications will operate, but will not guarantee performance. All  performance and benchmark testing is done with PC’s that meet (or exceed) the recommended hardware configuration.     Statement of Qualifications    City of La Quinta Tyler Technologies, Inc.  Permit Tracking and Licensing Software Services  Page  27   Mobile Applications  EnerGov's iG Workforce Solution is capable of running on a variety of tablet devices. iG Inspect can run on an  iPad, Android tablet devices, and tablets that have Windows 8.1 and up. iG Enforce can run on an iPad. It is  highly recommended that these devices be suitable for "field use" (i.e. ruggedized). If Wi‐Fi or reliable AirCard  signal is readily available, users are also capable of running the full EnerGov .NET application in the field  (Laptops and Tablet PCs only). Additionally, field printing systems are recommended for on‐the‐spot printing  of NOVs, failed inspection notices, and other relevant documents in the field. It is best suited that these field  units communicate via Bluetooth for simple wireless functionality in the field.  Device Type Recommended Hardware  Laptop  Panasonic Toughbook 30  AirCard or Gobi Mobile Broadband (or readily available Wi‐Fi)  HP Officejet H470 Mobile Printer  Tablet PC  Panasonic Toughbook H1 Field  Gobi Mobile Broadband (or readily available Wi‐Fi)  Zebra Technologies RW420 Mobile Printer  iG Inspect iPad iPad2 or higher  3G or WiFi capability  iG Enforce iPad iPad 2 or higher  3G (connectivity is required)  iG Inspect Android  Android 5.0 (Lollipop) or later  iG Inspect Windows  Surface Pro 3+ with Windows 10    Full Hardware Specifications  For complete details on hardware recommendations the City can visit the Site Assessment website. There you  can select specific details that will determine what hardware configuration would be the best fit for your site.  The City will also be able to compare recommendations for an on‐premise solution verses a Tyler‐hosted  solution.   To complete your site assessment log in to http://check.tylertech.com  Enter your email address and the password “Tyler”.  Select the EnerGov product to begin your system assessment.  You will also be able to download PDF copies  of hardware requirements from within the process.  We strongly recommend that you download and keep a  copy of the full hardware requirements as this document also covers recommended data backup procedures.   Tyler SaaS Solution   With our Tyler‐owned and operated system, we will host and manage your Tyler software applications from  our facilities.  We will provide the ongoing support, maintenance, and upgrades of the applications, hardware,  and operating systems.  With this solution you receive clear, concise documentation, defining all aspects of the relationship.  You will  receive a Contract and Service Level Agreement stating measurable expectations of performance.   Statement of Qualifications    City of La Quinta Tyler Technologies, Inc.  Permit Tracking and Licensing Software Services  Page  28   Benefits of a Hosted Solution  The over‐riding benefit to clients is the ability to have others outside their organization manage and  administer the expensive and complex computing environments used today — something that is increasingly  important to our clients.  More and more organizations like yours are turning to SaaS and other cloud computing services because of  this benefit — reducing large upfront hardware, software, server, and licensing costs and eliminating their  responsibility for maintaining databases or operating systems. According to Darrell West, director of the  Center for Technology Innovation at the Brookings Institution, a large percentage of public sector IT costs get  sunk into hardware, software, and storage.   Tyler Data Center  Tyler maintains two SaaS data centers operating under a continuous improvement model whereby the  hardware, software and technical infrastructure are constantly being reviewed and optimized for  performance and stability. New client acquisition, utilization and advancements in technology all influence  changes in the data center configuration.   System and Security Administration  Tyler performs daily administrative tasks.  We address the installation, upgrade, support, and file  maintenance of your Tyler software applications, database servers, operating systems, database, application  files, and image files.  Tyler provides secure data transmission paths from each client workstation to Tyler  MHS servers.  User IDs, passwords, and application access rights for the VPN and your Tyler software  applications are administered by Tyler with the Client’s final approval.  Tyler Technologies maintains a baseline IT Security Policy that is communicated to and acknowledged by all  employees. Tyler may include detailed industry best practices if desired by the Client.  In addition, we conduct  and document SIRP tests on quarterly basis based on NIST standards.  IT Security Policy  Security Incident Response Procedures  Procedure Highlights:  (1) Discovery  (2) Investigation  (3) Notification  (4) Response  (5) Recovery  (6) Follow‐up  Hosting Operations follows security best practices dictated and defined by the three assurance audits that  Tyler Technologies are subject to. SOX‐404 Financial and IT General Controls, PCI Security Council PA‐DSS/PCI‐ DSS, and the AICPA SSAE‐16 SOC 1 Type 2.   Tyler’s Responses to Typical Hosting Questions  Q. What kind of computer and Internet connection do users need to use SaaS?  Statement of Qualifications    City of La Quinta Tyler Technologies, Inc.  Permit Tracking and Licensing Software Services  Page  29   A. System requirements vary slightly for each Tyler product and can be found on our website. In general, our  products can be supported and configured on commonly used machines.  Although bandwidth requirements are low, a high‐speed Internet connection is required. Dial‐up modems  may work but will not provide ideal performance.  Q. Do users have to install any programs on their computers to access their SaaS‐hosted database and  software applications?  A. Certain applications require software to be loaded on your users’ computers, such as an ActiveX® control  which is a small add‐on program used on the Internet. If software is required, our Tyler SaaS team can help  with the installation.  Q. How does your data center utilize multiple ISPs to prevent telecommunications outages in the event your  primary ISP goes down?  A. Tyler’s data centers not only utilize multiple ISPs but are also designed so that bandwidth is drawn from  different hub locations. Multiple ISPs and multiple hub sources mitigate the risk of a data center Internet  outage.  Q. What measures do you have in place for a power outage?  A. The SaaS data center is equipped with battery back‐ups in the event of a power loss. During a sustained  outage a diesel generator supplies power. The equipment is tested weekly.  Q. How often do you perform backups?  A. Nightly backups are stored off site.  Q. What about physical security?  A. The Yarmouth, Maine, data center is always locked, requiring key card access only by authorized personnel.  Our Dallas, Texas, data center is co‐located at DataBank. This facility is manned by a guard 24 x 7 and includes  keycard and biometric security tools in place.  Q. Do you rely on any sub‐contractors or third parties to administer the SaaS application and database  servers?  A. No, Tyler recognizes the importance and value of having experienced staff support and administer the SaaS  infrastructure.  Q. Does your company own and have complete control of the data center that hosts the SaaS servers?  A. Tyler owns the building where the Yarmouth, Maine, data center is located. Tyler does not own the  DataBank building in Dallas, Texas, but we own all of the equipment located there.  DataBank provides a locked cage, air cooling, Internet services and power. They do not administer or provide  any equipment that is used to run Tyler hosted applications.   Tyler Hosted System Requirements  Tyler Technologies' Hosted Solution is designed to operate on networks and operating systems that meet  certain requirements. Systems that do not meet the required specifications may not provide reliable or  adequate performance, and Tyler cannot guarantee acceptable results. This should include a reliable Internet  connection provided by your ISP.  Statement of Qualifications    City of La Quinta Tyler Technologies, Inc.  Permit Tracking and Licensing Software Services  Page  30   Workstation Requirements  Component Requirement  Hardware  Microsoft Windows Certified PC  Processor  Pentium Core 2 Duo   Memory  2 GB   Disk Space  5 GB available disk space  Operating System  Windows 7 Professional or Windows 8 Professional, 8.11  Network  Gigabit Ethernet   Network Environment  Latest Windows Updates  1 Windows 95/98/ME, XP Home, and Vista Home editions and workgroup or peer‐to‐peer networks are not supported.  Full Hardware Specifications  For complete details on hardware recommendations the City can visit the Site Assessment website. There you  can select specific details that will determine what hardware configuration would be the best fit for your site.  The City will also be able to compare recommendations for an on‐premise solution verses a Tyler‐hosted  solution.   To complete your site assessment, log in to http://check.tylertech.com  Enter your email address and the password “Tyler”.  Select the EnerGov product to begin your system assessment.  You will also be able to download PDF copies  of hardware requirements from within the process.  We strongly recommend that you download and keep a  copy of the full hardware requirements as this document also covers recommended data backup procedures.      Statement of Qualifications    City of La Quinta Tyler Technologies, Inc.  Permit Tracking and Licensing Software Services  Page  31   b) Implementation Approach  Tyler’s implementation process demonstrates our long‐term commitment to our clients, with a methodology  tailored specifically to the public sector. Your organization benefits from the fact that we perform our own  implementations and know our software better than anyone. As a Tyler client, you receive guidance  throughout implementation from experienced Tyler professionals who have implemented Tyler products in  more than 10,000 public sector implementation projects. Tyler’s methodology is based on three vital  foundations:   Industry experience   A globally recognized project management approach    In‐house expertise   Tyler utilizes its depth of implementation experience, working in tandem with our clients to put our  methodology into practice. While each Project is unique, all will follow Tyler’s six‐stage methodology. Each of  the six stages is comprised of multiple work packages, and each work package includes a narrative  description, objectives, tasks, inputs, outputs/deliverables, assumptions, and a responsibility matrix.  Tailored specifically for Tyler’s public sector clients, the project methodology contains Stage Acceptance  Control Points throughout each Phase to ensure adherence to scope, budget, timeline controls, effective  communications, and quality standards. Clearly defined, the project methodology repeats consistently across  Phases, and is scaled to meet the Client’s complexity and organizational needs.    The methodology adapts to both single‐phase and multiple‐phase projects. To achieve Project success, it is  imperative that both Client and Tyler commit to including the necessary leadership and governance. During  each stage of the Project, it is expected that Client and Tyler Project teams work collaboratively to complete  tasks. An underlying principle of Tyler’s Implementation process is to employ an iterative model where  Client’s business processes are assessed, configured, validated, and refined cyclically in line with the project  budget. This approach is used in multiple stages and work packages as illustrated in the graphic below.  Statement of Qualifications    City of La Quinta Tyler Technologies, Inc.  Permit Tracking and Licensing Software Services  Page  32     The delivery approach is systematic, which reduces variability and mitigates risks to ensure Project success. As  illustrated, some stages, along with work packages and tasks, are intended to be overlapping by nature to,  efficiently and effectively complete the Project.   Work Breakdown Structure  The Work Breakdown Structure (WBS) is a hierarchical representation of a Project or Phase broken down into  smaller, more manageable components. The top‐level components are called “Stages” and the second level  components are called “Work Packages”. The work packages, shown below each stage, contain the high‐level  work to be done. The detailed Project Schedule, developed during Project/Phase Planning and finalized during  subsequent stages, lists the tasks to be completed within each work package. Each stage ends with a “Control  Point”, confirming the work performed during that stage of the Project has been accepted by Client.  Statement of Qualifications    City of La Quinta Tyler Technologies, Inc.  Permit Tracking and Licensing Software Services  Page  33     Implementation Plan Stages  Stage 1: Initiate & Plan  During the Initiation stage, the Tyler team leads discussions with you to accomplish the following:   System infrastructure planning   Outline goals and timelines   Finalize processes for the implementation of products in scope   Define project expectations   Deliver project plan, project schedule and management plans    Identify stakeholders to monitor project and conduct stage acceptances   Stage 2: Assess & Define   The Assess and Define stage includes:   Identifying and examining unique business needs    Translate needs to system design    Plan data conversions and third party exchanges   Identify forms and reports needed   Goal: the formal acceptance of project deliverables and outcomes   Statement of Qualifications    City of La Quinta Tyler Technologies, Inc.  Permit Tracking and Licensing Software Services  Page  34   Stage 3: Build & Validate  After the system is built, your internal team will work with the Tyler team to establish and validate the system  configuration and complete due diligence for systems readiness during the Build & Validate stage. Your  project staff will:    Validate system design, third party exchanges and reports and forms    Convert data    Ensure key individuals are trained on system operations for daily processing    Validate converted data  Goal: A system configured to align with goals, objectives and business processes that has been verified by key  users.   Stage 4: Final Testing & Training  The Final Testing & Training stage is designed to facilitate maximum knowledge transfer. Tyler will work with  your team to:    Develop a cutover pan   Schedule final trainings    Complete interface testing and validation   Finalize the conversion cutover timing   Complete User Acceptance Testing (UAT)   Roll Out End User Training schedule   Goal: End Users have been training and formal training is completed to move forward to go live.   Stage 5: Production Cutover  The vital stage of Production Cutover is comprised of production and post production support. Final data  conversion is completed as necessary.   Goal: all users are operating with daily functions in the production environment.  Stage 6: Phase/Project Closure  The final stage of implementation is to bring a formal closure to the project or individual phases.  This may  involve:    Lessons learned   Review of accomplishments   Final acceptance of the project work completed  Project Management   Our approach to project governance has been continuously improved during Tyler’s more than 35 years of  experience implementing software exclusively with public sector clients. No one knows the system better  than Tyler staff. That’s exactly why we don’t contract third parties to do our implementation for us. We do it  best. Project managers will be assigned to each phase of your project in order to staff the project with subject  matter experts during each part of the project.  Our staff consists of seasoned professionals with unique and  proprietary skills and years of experience, focused into dedicated departments.   Statement of Qualifications    City of La Quinta Tyler Technologies, Inc.  Permit Tracking and Licensing Software Services  Page  35   Project Communication  Tyler understands the importance of having current, accurate, easily accessible during an Implementation  Project. As part of Implementation, each new Tyler client will be provided a project portal. The purpose of this  site is to furnish the project teams with a central location to plan, store and access pertinent documentation  and information relating to your Implementation project.   This site will be jointly maintained by the project teams for the duration of the implementation. Once the  client has gone live, the portal will be maintained by Tyler’s client services team for the first year of live  processing.  Management and Scope   The Tyler project manager and implementation teams will communicate regularly with your project team.  All  implementation deliverables generate reports which contain detailed assessments of task completion, staff  participation and material absorption.  The Tyler project manager(s) will evaluate and measure the report  results, communicating the gaps and adjusting the plan accordingly.  Should issues arise during the project,  there are several escalation paths that can be used laid out in the communication plan.   Project Governance  Communication and transparency are essential to any successful implementation. Tyler and City resources  collaborate to determine core business needs, objectives and priorities. Project teams work together to  navigate challenges as they arise according to the escalation paths outlined in the organization charts.   The chart below illustrates an overall team perspective where Tyler and City collaborate to resolve project  challenges according to defined escalation paths. In the event that project managers do not possess authority  to determine a solution, resolve an issue, or mitigate a risk, Tyler implementation management and City  steering committee become the escalation points to triage responses prior to escalation to City and Tyler  executive sponsors. As part of the escalation process, each project governance tier presents  recommendations and supporting information to facilitate knowledge transfer and issue resolution. City and  Tyler executive sponsors serve as the final escalation point.     Statement of Qualifications    City of La Quinta Tyler Technologies, Inc.  Permit Tracking and Licensing Software Services  Page  36   Business Process Consulting Overview  Tyler understands that software implementations takes extensive planning and analysis of business practices,  that’s why we’ve created our Business Process Consulting (BPC) service designed for clients who could benefit  from more robust analysis and discussion in determining best business practices and designing policies to  make the most of your new solution.  Tyler’s BPC service is designed to assist your organization with the redesign of practices and policies to best  leverage your investment in your Tyler software solution. This in‐depth analysis takes into consideration local  policies, client‐specific goals, opportunities for efficiencies, improved reporting/inquiry, audit compliance, and  results in three distinct deliverables: business process redesign, chart of accounts recommendations, and  custom documentation.    Tyler consultants work with your team at the beginning of the project to conduct a thorough current/future  state analysis. Once goals and objectives are discussed and the analysis is completed, best practice  recommendations are provided with options outlined for each process, including a ranking of the options and  notes as to why each is recommended.   Tyler will then conduct a formal review of these options with your project team and the system will be  configured to match the agreed upon business practices. Your Tyler consultant(s) will then create custom  process documentation based on configuration decisions. This documentation is used for a number of project  activities including training and testing.   Customized documents outline step‐by‐step processes for the day‐to‐day use of Tyler’s applications. These  manuals are customized for each client, except for the general system navigation section, which is standard  for all clients. Setup tables are not documented within these manuals unless the maintenance of the table is  required on a regular basis (i.e. one‐time setup tables are not part of procedural documentation).   The output of BPC is a new chart of accounts, a system design document that serves as a ‘roadmap’ and guide  for the implementation, and customized desktop documents outlining new processes.   Solution Validation   Making sure your new system works the way you need it to is paramount to the success of the  implementation. Tyler’s quality management and validation plan addresses both the project and the product,  while ensuring project objectives are met. The project teams validate the solution throughout the life of the  project to expose issues that would normally only be revealed in a production environment. A comprehensive  validation plan is set in place and may include system infrastructure audits, conversions, and modification  delivery.  A controlled environment is created for high‐level product modification validation, import and export  interface, functional flow, and reliability.  The goal of validation is for end users to gain extensive product experience, develop a high level of confidence  in Tyler’s products, and understand their specific functions within the solution.  Expected benefits from the completion of validation also include:   The infrastructure of hardware and network design is thoroughly vetted   Modifications are delivered and fully integrated into the solution   A managed issues list is fully quantified  Issue tracking, resolution accountability, and completed issue resolution are necessary in a successfully  completed project. The validation phase is a shared responsibility and must be recognized as such.  Statement of Qualifications    City of La Quinta Tyler Technologies, Inc.  Permit Tracking and Licensing Software Services  Page  37   Tyler Training Plan   Everyone’s learning style is different. That’s why Tyler offers several training formats to accommodate our  diverse clients’ needs. Training by Tyler staff provides hands‐on learning in your own labs. Your resources  receive consultative knowledge transfer sessions that are a combination of lecture and hands‐on education,  using your organization’s own data.   A mutually developed education plan lays out the process of transferring knowledge between you and Tyler.  The purpose of the education plan is to:   Communicate the process to stakeholders and functional leaders   Answer specific questions (where classrooms will be established, what database environment will be  utilized, etc.)   Establish action items and link project personnel as owners   Define measurement criteria to ensure the plan has been successfully followed  Your organization is set up for success with Tyler’s train the trainer approach to training and education plan  developed over years of industry experience.  Scheduling and Attendance  Tyler prefers a classroom and curriculum approach for training to ensure knowledge transfer,  comprehension, and retention. A successful user training session is in a classroom environment with a  computer for each user, whiteboard, printer in the room or nearby, and one computer connected to a  projector.  Class size should be limited to twelve (12) users in attendance to the training is critical to gain hands‐on  experience with the system.   Responsibilities  Tyler knows the value of being prepared for the use of our software in production. Our goal is to partner with  you and lend our expertise based on experience, in order to allow your resources to be successful at go‐live.     Both teams collaborate on all aspects of training, discussed, and documented during the planning stage of the  project. The expectation is for Tyler to provide one or more occurrence of each scheduled training. You will  Statement of Qualifications    City of La Quinta Tyler Technologies, Inc.  Permit Tracking and Licensing Software Services  Page  38   be responsible for the logistics of the training by completing such tasks as scheduling resources and ensuring  facilities are available. These sessions are to be attended by your key staff members (i.e. functional leads and  power users) so that they can then disseminate the information they learn to others in your organization if or  when necessary.   Training Materials  Tyler maintains a complete set of documentation that is available to all users through the KnowledgeBase.  The KnowledgeBase provides users with a single, easily accessible location to find all existing documentation  on Tyler products and other widely used technology products. Included are procedure documents, file  layouts, user guides, installation manuals, setup documents, system administrator documents, data schemas,  training exercises and much more. Clients also have the ability to download documentation into Microsoft  Word format to edit to match internal policies and procedures.   Training Options for Public Health  Tyler has a longstanding track record delivering virtual implementation services. With our strong virtual  capabilities, Tyler has adjusted to the current Covid‐19 climate. Tyler plans to continue to deliver all training  virtually, including Go Lives, until health and travel conditions stabilize. Since Work from Home Orders have  been in place across the U.S., Tyler has delivered approximately 75,000 hours of Implementation Services  remotely and brought over 25 clients live virtually.   At this time local, state, and federal governments within the United States (US) are limiting travel within our  borders and abroad. When the local and state governments start lifting restrictions, we will evaluate each  project and determine which, if any, sessions cannot be delivered effectively and efficiently through virtual  consultation, and only those sessions will be considered for travel. Tyler’s standard approach, under normal  circumstances, is to conduct roughly 25% of all project days on‐site in your facilities.    A typical day of training is from 9:00 to 4:30 (or 8:30 to 4:00), allowing for a break for lunch and short breaks  in the morning and afternoon as needed.  We’ve found that allowing users time to return to their daily  responsibilities before and after classes or sessions allows for more productivity during the session.  It also  allows the Tyler Implementation staff time to prepare upon arrival and follow‐up afterward.  The start and  stop times for the training will be discussed and agreed upon by Project Management during the planning  portion of the project and will be published as standard session times throughout the project.  Training classes should be limited to between 12 attendees. Certain subject areas and topics allow for much  larger training classes.   Knowledge Transfer Approach  During implementation of our products, Tyler’s goal is to educate your resources so that they are self‐ sufficient users of the solution. Tyler uses a train‐the‐trainer model to transfer knowledge. Tyler’s project  team will provide comprehensive training to your team, which includes the project manager, functional leads,  and power users. Tyler provides one occurrence, or more, of each scheduled training or implementation  topic. The first time focuses on the process steps, while the second time, the training is more advanced.  Sessions for each topic will also cover configuration for functional leads and power users, so that future  changes can be easily made.   Ensuring comprehension of daily job functions is essential to a successful go‐live and product adoption. The  goal of our train‐the‐trainer approach is to expose the most sophisticated users to the system first, so system  configuration, converted data, and new procedures are thoroughly vetted by your team before being  Statement of Qualifications    City of La Quinta Tyler Technologies, Inc.  Permit Tracking and Licensing Software Services  Page  39   introduced to end users. During training, Tyler implementation consultants measure knowledge transfers  through assessments and lead mini parallel processes and validations.   Data Conversion   The data conversion process can be the most time‐critical element of your project plan. Tyler develops crucial  steps in our implementation process to support a successful data conversions plan. Our data experts conduct  hundreds of data conversions every year mapping legacy data through custom written programs.   The purpose of this task is to transition City’s data from your source (“legacy”) system(s) to the Tyler  system(s). The data will need to be mapped from the legacy system into the new Tyler system format. A well‐ executed data conversion is key to a successful cutover to the new system(s).     With guidance from Tyler, City will review specific data elements within the system and identify and/or report  discrepancies. Iteratively, Tyler will collaborate with City to address conversion discrepancies. This process will  allow for clean, reconciled data to transfer from the source system(s) to the Tyler system(s).   Data Conversion Standards & Responsibilities  While Tyler’s data experts have extensive experience with data mining, conversion, and migration, it is your  responsibility to provide Tyler with readable conversion data and to review the converted data for accuracy  and completeness. Tyler recommends that you conduct due diligence to ensure that your team delivers clean  data, to make data validation efforts seamless resulting in a high‐quality migration.   Project Risks and Mitigation  As with any major project, there are risks both large and small inherent to implementing a new software  system. That is why you need experts to guide you through the process from start to finish. Tyler has been  delivering software solutions to the public sector since 1966. Our vast experience and adherence to the  industry‐leading Project Management Institute (PMI) approach to project management give Tyler the  knowledge to measure risk and to implement procedures which mitigate and minimize risk to our clients.  During the planning stage of the project potential risks and mitigation techniques are discussed to limit  impact in a successful project. The largest project risks inherent with a software implementation of this size  are in the adoption of change and the follow through on meeting your stated goals. In every project, there  are people and departments that are resistant to the change needed to fully utilize a new system. It is  important that these individuals and groups be identified early in the project, and a communication and  coaching plan be put in place to minimize their impact on the project and the intended results. Stakeholders  can assist by communicating management’s commitment to the project, establishing clear internal  Statement of Qualifications    City of La Quinta Tyler Technologies, Inc.  Permit Tracking and Licensing Software Services  Page  40   expectations for the staff, supporting change management efforts, enforcing changed business practices and  holding resources accountable for completion of tasks necessary for project deadlines. Implementing a new  software solution is a commitment that requires full buy‐in from all levels and properly allocated resources  for both time and effort. Ensuring that tasks are monitored and prioritized accordingly helps ensure a  successful, on‐time project completion.   The best way to minimize any risk and maximize the benefits of a Tyler implementation is to communicate  and document decisions as thoroughly as possible during the planning stage of the project. A Risk  Management Plan, Communication Management Plan, Change Management Plan, and Risk Register will all be  part of the overall Project Plan. These documents will provide a list of the potential project risks, identify ways  to mitigate the risk that each brings and describe what to do in the case of a risk impacting the project and  how to compensate for that change. Communication and planning can help to prepare for risks and minimize  the impact they have on the overall implementation.  Project Schedule  Upon execution of the contract, Tyler and the City will collaborate during the project planning and initiation  stage to determine a start date for services to be rendered. Upon initiation of these services, EnerGov shall  work with the City to collaboratively define a baseline or preliminary project schedule/plan. Given the fact  that project schedules are working documents that change over the course of the project, EnerGov shall work  closely with the City to update, monitor, agree, and communicate any required changes to the project  schedule.    Tyler has provided a sample project plan here based on the information given in City of La Quinta’s RFP.    Statement of Qualifications    City of La Quinta Tyler Technologies, Inc.  Permit Tracking and Licensing Software Services  Page  41     c) Process Improvements/Adjustments  Scalability   EnerGov is a platform technology that can be sized and scaled according to the needs and demands of each  client.  Native system administration consoles provide superior configuration capabilities and the tools to  automate even the most demanding process workflow.  EnerGov features dynamic built‐in tools native to  each software suite/module that embraces extensibility and provide our clients with the ability to define,  capture and manage site‐specific processes, workflows, custom forms, business rules, etc.  These tools are  powerful, intuitive, and accessible to authorized users and foster growth as new mandates and procedures  are adopted and implemented.  Flexibility   EnerGov Cashiering (Fees, Fee Templates and Conditions)   EnerGov includes the ability to configure “fee conditions” which ultimately determine how and when a fee,  fine or penalty will be levied.  These components are used to build site‐specific assessment capabilities.  References of California Government Agencies  City of La Quinta Tyler Technologies, Inc. Permit Tracking and Licensing Software Services  Page  42  2. References of California Government Agencies   Customer Name  Contact Name  Phone Number  Population  Installation Date APPLICATION/MODULES/PROJECT DETAILS     1) Los Angeles County  Arthur Vander Vis, PE Principal Engineer Land Development Division AVANDER@dpw.lacounty.gov (626) 458‐4943            10,000,000 Various Dates on Phased Implemetation from 2015‐2020 EnerGov Community Develoment Suite and Business Management Suite; EnerGov eReviews;EnerGov CSS;iG Workforce;Legacy Data Conversion;  GIS, Document Management and Financial Interfaces 2) Temecula, CA  Paula Crowell paula.crowell@temeculaca.gov        IT ADMINISTRATOR                   114,000  2017  EnerGov Community Develoment Suite and Business Management Suite; EnerGov eReviews;EnerGov CSS;iG Workforce;Legacy Data Conversion;  GIS, Document Management and Financial Interfaces 3) Clovis, CA  Ryan Nelson ‐ Administrative Manager Planning & Development Services ryann@cityofclovis.com 559.324.2375                 112,000  Various Dates on Phased Implemetation from 2013‐2017 EnerGov Community Develoment Suite; EnerGov eReviews;EnerGov CSS;iG Workforce;Legacy Data Conversion;  GIS, Document Management and Financial Interfaces  References of California Government Agencies  City of La Quinta Tyler Technologies, Inc. Permit Tracking and Licensing Software Services  Page  43  4) Victorville, CA  Matthew Pugh GIS Coordinator mpugh@victorvilleca.gov (760) 955‐5069                 122,000  2017  EnerGov Community Develoment Suite and Business Management Suite; EnerGov eReviews;EnerGov CSS;iG Workforce;Legacy Data Conversion;  GIS, Document Management and Financial Interfaced with Tyler ERP; Tyler Asset Management 5) Tulare County, CA  Mike Anderson                               manderson@co.tulare.ca.us 559‐624‐7040                  465,000  2017  EnerGov Community Develoment Suite; EnerGov eReviews;EnerGov CSS;iG Workforce 6) Riverside County, CA  Dianna Ross Regional Office Manager Special Projects dross@rivco.org (951) 955‐6574              2,400,000  2017  EnerGov Community Develoment Suite; EnerGov eReviews;EnerGov CSS;iG Workforce;Legacy Data Conversion;  GIS, Document Management and Financial Interfaces 7) Rancho Mirage, CA  Jason Jaurigue jasonj@ranchomirageca.gov (760) 324‐4511                   20,000  2020  EnerGov Community Develoment Suite; EnerGov eReviews;EnerGov CSS;iG Workforce; Document Management and Financial Interfaced with Tyler ERP 8) Carlsbad, CA  Christie Marcella                            Management Analyst                    christie.marcella@carlsbadca.gov 760‐602‐2732                     116,000  2017  EnerGov Community Develoment Suite; EnerGov eReviews;EnerGov CSS;iG Workforce;Legacy Data Conversion;  GIS, Document Management and Financial Interfaces  References of California Government Agencies  City of La Quinta Tyler Technologies, Inc. Permit Tracking and Licensing Software Services  Page  44  9) Encinitas, CA  David Van Pelt dvanpelt@encinitasca.gov (760)‐633‐2652                   65,000  Various Dates on Phased Implemetation from 2018‐2010 EnerGov Community Develoment Suite and Business Management Suite; EnerGov eReviews;EnerGov CSS;iG Workforce;Legacy Data Conversion;  GIS, Document Management and Financial Interfaces     Note: Please indicate which module(s) were implemented in the "Application" column    CONFIDENTIAL & PROPRIETARY  Complete Pricing List      City of La Quinta Tyler Technologies, Inc.  Permit Tracking and Licensing Software Services  Page  45   3. Complete Pricing List  Tyler has reviewed the requirement of the RFP and is recommending and proposing it's SaaS EnerGov option  to best meet the City's goals and objectives    Upon request, Tyler can offer On‐Prem hosting option for the City, if that would be the preferred hosting  option.   Tyler EnerGov Service Price List  Project Manager  $185  Trainer  $185  Implementation Consultant  $185  GIS Analyst   $185  Data Conversion   $250  Developer  $250    Notes  The following Complete Pricing List is based on the stated requirements provided by City of La Quinta in this  RFP. It includes Tyler software license fees, estimated services, project management, conversion, and travel  and expense costs.   Any stated conversion prices may vary depending on cooperation of previous vendor and/or the complexity  of converting the data.    Travel expenses are estimated; however, actual expenses will be billable.    The license fees listed in this Cost Summary do not include any tax or other governmental impositions  including, without limitation, sales, use, or excise tax.  All applicable sales tax, use tax, or excise tax shall be  paid by client and shall be paid over to the proper authorities by client or reimbursed by client to Tyler  Technology on demand in the event that Tyler Technology is responsible or demand is made on Tyler  Technology for the payment thereof.  If tax‐exempt, client must provide Tyler Technology with client's tax‐ exempt number or form.  Tyler SaaS  With the Tyler Software as a Service (SaaS) solution, we will host and manage the EnerGov applications from  our facilities.  All of your Tyler applications are hosted, maintained, supported and administered on a private  cloud by Tyler personnel at our Yarmouth, Maine, or Dallas, Texas, facilities. We manage all regular  administrative tasks — including installation, upgrades, support and file maintenance — and ensure all your  databases, database servers, operating system, application files and image files are up to date and secure.  Users simply access comprehensive Tyler applications and data through a secure Web interface that transmits  encrypted data between each client workstation and our dedicated servers. Local governments and schools  of all sizes can easily employ this streamlined system, taking advantage of a proven product and doing more  with less. No heavy up‐front fees, no dedicated IT staff, no maintenance required. It’s safe, reliable,  affordable and easy to use.   Managed Hosted Solution   With Tyler’s Managed Hosting Solution, we will host and manage your Tyler software applications from our  facilities.  We will provide the ongoing support, maintenance, and upgrades of the applications, hardware,  and operating systems.  CONFIDENTIAL & PROPRIETARY  Complete Pricing List      City of La Quinta Tyler Technologies, Inc.  Permit Tracking and Licensing Software Services  Page  46   With this solution you receive clear, concise documentation, defining all aspects of the relationship.  You will  receive a Contract and Service Level Agreement stating measurable expectations of performance, and the  following benefits:   Availability – Available 24x7x365, remote access   Ease of Implementation – Cost effective and scalable way to deliver applications and services in a  timely manner   Predictable Costs – Eliminate big up‐front costs to upgrade and update hardware needs   Disaster Recovery – Built‐in disaster recovery/business continuity  Escrow‐Source Code  Tyler has established a relationship with a third party escrow company, Iron Mountain Escrow Services, who  can store, maintain, and update the Tyler source code.  Under specific conditions or triggers spelled out in the  source‐code agreement, the escrow company can provide the Tyler source‐code directly to the City of La  Quinta.  The cost for this optional service is a $1500 fee, plus $1500 annual maintenance.    Clients have the ability to enroll in this program at any time (This is an optional service and is not included in  our Investment Summary.)        Quoted By:Chuck Newberry Date:12/9/2020 Quote Expiration:5/17/2021 Quote Name:City of La Quinta-LGD-EnerGov Quote Number:2020-119555 Quote Description:Option 1 SaaS Sales Quotation For City of La Quinta PO Box 1504 La Quinta, CA 92247-1504 Phone +1 (760) 777-7000 EnerGov SaaS - Gold Description Term Monthly Fee Users/Units Annual Fee Core Software: EnerGov Community Development Suite 3 $199.00 15 $35,820.00 EnerGov Business Managment Suite 3 $199.00 5 $11,940.00 Extensions: EnerGov Business Management SDK 3 $0.00 1 $0.00 EnerGov Citizen Self Service - Business Management 3 $762.00 Site License $9,143.00 EnerGov Citizen Self Service - Community Development 3 $762.00 Site License $9,143.00 EnerGov Community Development SDK 3 $0.00 1 $0.00 EnerGov Content Management API 3 $280.00 Site License $3,363.00 EnerGov Decision Engine 3 $762.00 Site License $9,143.00 EnerGov e-Reviews 3 $876.00 Site License $10,509.00 EnerGov Intelligent Automation Agent 3 $0.00 1 $0.00 EnerGov Intelligent Objects 3 $0.00 1 $0.00 EnerGov My GovPay 3 $0.00 1 $0.00 EnerGov Report Toolkit 3 $0.00 1 $0.00 EnerGov Standard Technical Support 3 $0.00 1 $0.00 EnerGov Unlimited iG Workforce App Access 3 $0.00 1 $0.00 2020-119555 - Option 1 SaaS CONFIDENTIAL 1 of 5 EnerGov SaaS - Gold Description Term Monthly Fee Users/Units Annual Fee EnerGov VirtualPay 3 $0.00 1 $0.00 Tyler GIS 3 $0.00 1 $0.00 Sub-Total: $89,061.00 Less Discount: $14,620.00 TOTAL: $74,441.00 EnerGov Professional Services Description Hours/Units Unit Price Extended Price Year One Maintenance Custom Report Development (3 pack)1 $9,000.00 $9,000.00 $0.00 Dynamic Reports Modifications (10 pack)1 $5,000.00 $5,000.00 $0.00 Letters and Forms Development (5 pack)1 $6,250.00 $6,250.00 $0.00 Professional Implementation Consulting 720 $185.00 $133,200.00 $0.00 Project Management Services 240 $185.00 $44,400.00 $0.00 Training & Production Support Services 200 $185.00 $37,000.00 $0.00 TOTAL: $234,850.00 $0.00 Summary One Time Fees Recurring Fees Total Tyler Software $0.00 $0.00 Total SaaS $0.00 $74,441.00 Total Tyler Services $234,850.00 $0.00 Total 3rd Party Hardware, Software and Services $0.00 $0.00 Summary Total $234,850.00 $74,441.00 Year One Contract Total $309,291.00 Contract Total $458,173.00 Estimated Travel Expenses $42,500.00 2020-119555 - Option 1 SaaS CONFIDENTIAL 2 of 5 Optional EnerGov SaaS - Gold Description Monthly Fee Users/Units Annual Fee Extensions: EnerGov IVR $1,182.00 Site License $14,186.00 Socrata-EnerGov Executive Insights Bundle $876.00 Site License $10,509.00 Tyler 311 $482.00 Site License $5,780.00 Tyler Cashiering $937.00 Site License $11,244.00 Tyler Content Manager Standard Edition $893.00 Site License $10,719.00 Sub-Total: $52,438.00 Less Discount: $9,962.00 TOTAL: $42,476.00 Optional EnerGov Annual Services Description Units/Users Annual Fee EnerGov Assist Complete 1 $30,000.00 Unlimited Access to Tyler University 1 $2,382.00 TOTAL: $32,382.00 Unless otherwise indicated in the contract or amendment thereto, pricing for optional items will be held for six (6) months from the Quote date or the Effective Date of the contract, whichever is later. Customer Approval: Date: Print Name: P.O. #: All primary values quoted in US Dollars Optional EnerGov Discount Detail Description License License Discount License Net Maintenance Basis Year One Maintenance Discount Year One Maintenance Net EnerGov Assist Complete $0.00 $0.00 $0.00 $30,000.00 $0.00 $30,000.00 Unlimited Access to Tyler University $0.00 $0.00 $0.00 $2,978.00 $596.00 $2,382.00 TOTAL:$0.00 $0.00 $0.00 $32,978.00 $596.00 $32,382.00 2020-119555 - Option 1 SaaS CONFIDENTIAL 3 of 5 Comments Shared Services: Tyler Technologies' implementation team will offer training and guidance during the implementation. Tyler Technologies' EnerGov implementation team will be primarily responsible for the following implementation tasks: •Training on how to use EnerGov •Training and providing guidance on how to configure and maintain EnerGov •Setup of EnerGov GIS Map •Setup of EnerGov GIS Live Link •Setup of CSS GIS Map (as applicable, based on contract) •Setup of CSS ArcGIS Integration (as applicable, based on contract) •Setup of CSS Payments (as applicable, based on contract and client having secured an appropriate payment gateway) •Setup and testing of Tyler-to-Tyler integrations (Munis, Tyler Cashiering, Tyler Content Management, Tyler Incident Management, as applicable based on contract) •Setup of iG Workforce licenses (as applicable, based on contract) •EnerGov Automation Events (Intelligent Objects, standard Intelligent Queries). This covers standard automation tasks like E-mails, Tasks, Geo Rules, etc. The client subject matter experts (SMEs) should be available approximately 25% of any given week throughout the project in order to perform configuration in addition to scheduled time with Tyler's EnerGov consultant. These client SMEs will be responsible for the following general configuration tasks: •EnerGov Case Type Setup (and all associated items required to configure) •EnerGov System Setup Configuration (Holidays, Zones, Hold Types, Hearing Types, etc.) •EnerGov Report Setup's dynamic custom fields •EnerGov User/User Role Setup •EnerGov Workflow/Workflow Template Setup (WF Actions, Steps, Templates, Submittal Types, Item Reviews etc.) •CSS Experience (CSS Case Types, CSS Geo Rules, CSS Themes, Headers, Menus, Security Settings, etc.) •EnerGov Automation Events (Intelligent Objects, standard Intelligent Queries). This covers automation tasks like E-mails, Tasks, Geo Rules, etc. •Other configuration as desired by client EnerGov e-Reviews requires Bluebeam Studio Prime, at an estimated yearly subscription cost of $3,000/100 users. Further pricing detail is available by contacting Bluebeam at https://www.bluebeam.com/solutions/studio-prime EnerGov monthly fees are rounded, excluding cents. EnerGov SaaS includes up to 500GB of storage. Should additional storage be needed it may be purchased as needed at an annual fee of $3,000 per TB. As a new Tyler client, you are entitled to a 30-day trial of the Tyler Detect cybersecurity service. Please reference https://www.tylertech.com/services/tyler-detect for more 2020-119555 - Option 1 SaaS CONFIDENTIAL 4 of 5 Comments information on the service and contact CybersecuritySales@tylertech.com to initiate the trial. EnerGov Implementation: Tyler leads and owns the configuration of 5 unique business transactions, 5 template business transactions, 3 geo-rules, and 3 automation events included in the application. Configuration elements beyond this will be owned by the client. CRW TrackIT Data Conversion is being provided free of charge utiliing the Tyler DCT template. 2020-119555 - Option 1 SaaS CONFIDENTIAL 5 of 5 List of Complementary Services Offered      4. List of Complementary Services Offered  Tyler’s EnerGov Assist  Tyler’s EnerGov™ Assist is the next level of software administration  services. With EnerGov Assist, users can choose the level of  assistance they want to receive, and Tyler’s knowledgeable staff will  optimize existing software and provide training on best practices to  ensure users get the most out of their EnerGov product.  Multiple Service Options  EnerGov Assist comes in three packages: Basic, Complete and  Advanced. Each package offers a different level of service to fit the  needs of any site.  Basic  The Basic package is designed for municipalities that need help with  basic software administration and configuration. Configuration  requests go through a standard queue and receive responses from  Tyler’s configuration specialists. The Basic package does not cover GIS  or DBA administration.  Complete  The Complete package offers a solution to municipalities that require  a complete software administration package. Configuration requests  are managed by a dedicated EnerGov representative instead of the  standard queueing system used in the Basic package. The Complete  package covers GIS and DBA administration.  In addition, the Complete package offers:   Best practice reviews every 18 months   Advisory consultations every 18 months   Access to Tyler’s virtual software training program, with multiple live instructor‐led classes per month   One pass to Tyler Connect, Tyler’s annual user conference   Advanced  The Advanced package includes everything from the Complete package but is designed for municipalities that  require a more complex level of configuration. In addition to enhanced reviews and more individualized care,  the Advanced package also offers upgrade testing against the client site’s databases to ensure upgrades  always roll out smoothly.  If your municipality could use a more comprehensive and personalized software administration experience,  look no further than EnerGov Assist.    WHY ENERGOV ASSIST?  Other software administrators  don’t know the industry like  Tyler does. Our years of  experience and close  relationships with our clients  make us uniquely qualified to  offer the most comprehensive  software administration service  available.    This subscription‐based service  requires no additional purchase  of hardware or software.  Simply work with Tyler to  determine the appropriate  level of support and enjoy the  freedom that comes with  having Tyler’s team take care of  your software administration  needs. List of Complementary Services Offered      TYLER UNIVERSITY*  Tyler University is an e‐learning solution to enhance support and training of your  employees. Through this learning management system developed by Tyler  Technologies, new and existing employees are provided an on‐demand solution to  acquire and refresh the skills needed to successfully implement and use your system  day‐to‐day.  Tyler University’s core modules include: financials, human resources, payroll and technology. Employees in  the finance department can train on a wide range of topics from req‐to‐check, including requisition entry,  creating a change order for a purchase order and purchase order receiving. For the human resources and  payroll staff, Tyler University offers courses on the complete payroll process, the power of employee building  and applicant tracking. For system administrators, courses include topics on role based security design,  administering the dashboard and role synchronization into Tyler Content Manager. Courses are being added  continuously into Tyler University, making it a vital resource for new employees and cross training your team.  *Not available for all Tyler solutions and products.  Tyler Detect: Managed Threat Detection Service  for the Public Sector  1. With Tyler Detect™, your network is under surveillance 24/7, and a dedicated cybersecurity analyst is  hunting for threats every day. Incidents are identified and confirmed — and you receive remediation  recommendations within minutes of an attack.  2. Sixty‐three percent of organizations experienced at least one cyber‐attack in the past 12 months1 —  and getting these attacks under control continues to plague the public sector. Tyler Detect offers all  the features you need to overcome the challenges and confidently defend your network.  Advanced Threat Detection   Only 14 percent of government organizations consider themselves to be well protected against threats2.  Cybercriminals can evade traditional defenses, compromising an infrastructure within hours or even minutes  or hours. That’s why advanced threat detection cannot happen by algorithm alone. Enter Tyler Detect, a  subscription service that:    Combines human expertise with the latest threat intelligence and advanced data analytics    Quickly and accurately detects threats across your entire environment, including end points    Discovers malware, zero‐day exploits, ransomware, compliance violations, errant administrative  activity, and more   Real‐Time Confirmation of an Incident   The average time to detect a data breach is 191 days and the average time to contain the data breach is 66  days4. The faster the data breach can be identified and contained, the lower the costs. The Tyler Detect  Security Operations Center (SOC):    Monitors security events in real time, 24/7    Confirms an incident has occurred within minutes    Gives remediation advice    Provides access to forensic‐quality data   List of Complementary Services Offered      Expert Support   Seventy‐five percent of government respondents said their organizations lacked dedicated information  security personnel3. Precious time is wasted because many malware alerts investigated are false positives.  Your Tyler Detect analyst is an extension of your team that:    Brings security expertise to your team so you can focus on your core disciplines    Reports how an incident happened, the extent of the damage, and how to correct it    Provides support and guidance, 24/7   Regulatory Compliance & Reporting   Analyzing audit logs is an integral part of complying with many IT security compliance standards, but the  process is extremely time consuming. This can be tough for security teams struggling with staffing shortages  and overwhelmed by ever‐expanding threats. Tyler Detect:    Provides daily reports, including alerts and remediation recommendations, that are posted, archived,  and searchable via a secure online portal    Summarizes findings in a monthly report that auditors love    Keeps you in compliance with a variety of standards and regulatory requirements          972.713.3700 info@tylertech.com tylertech.com © 2020 Tyler Technologies, Inc. All rights reserved. For more information visit tylertech.com Community Development Executive Insights Built on Tyler Technologies’ Socrata data analytics platform, Community Development Executive Insights allows community development, planning, business licensing, and code enforcement agencies to operationalize agency- defined Service-Level Agreements (SLAs), visualize and identify bottlenecks across a series of operational performance indicators, and drive action through internal collaboration. Delivering dashboards with government-specific metrics that utilize industry- recognized analytics, Community Development Executive Insights automatically updates multiple times an hour, forecasts and sets alerts for when thresholds are met or breached, and is tightly integrated with Tyler’s industry-leading community development solutions. DIVING INTO CORE ENERGOV DATA Community Development Executive Insights offers real-time actionable analysis from operational enterprise-wide data intelligence. Users can access EnerGov data to generate operational analytics resulting in swift action. It moves the COMMUNITY DEVELOPMENT EXECUTIVE INSIGHTS ANSWERS: • Are there operational changes that are affecting performance? • Were previous projects successful with the current approach? • Is this a temporary hiccup with a subcontractor? • What did we do last year? How might this situation affect next year’s planning? • In looking at prior year trends on this project, are there seasonal similarities? Immediate access to key community development data points Dashboards with government- specific metrics EnerGov ANALYTICAL VISUALIZATIONS TYLER INTEGRATIONS UNPRECEDENTED INSIGHT Summary View of Metrics Across Functions …continued on back EN-CDEI-PS-14548-0420 972.713.3700 info@tylertech.com tylertech.com © 2020 Tyler Technologies, Inc. All rights reserved. For more information visit tylertech.com backend data of EnerGov into front-facing “indicator snapshots” in which they can filter, trend, and bookmark. Users can expose specific details and patterns to present thorough visualizations. Map boundaries show district lines or can be drawn on the fly to highlight specific areas. Users can drill-down for specific details to understand changes over time and expose patterns to present a comprehensive view with a few simple clicks. Notifications, automatic updates, and forecasting tools enable a shared view by all stakeholders of metrics. EXPEDITING ENERGOV DATA INTO COLLABORATIVE INSIGHTS Community Development Executive Insights uses the EnerGov data to proactively drill-down into permitting, community development, and inspections information to serve community needs with performance KPIs and SLA metrics. By leveraging the data sets flowing from EnerGov systems through a web-portal login, Community Development Executive Insights: • advances statistical forecasting that allows forward- looking insights into current spending, revenues, and trend metrics over time and into the future • filters and allows configuration of targets, thresholds, SLA requirements, labels, and alerts • simplifies collaborative insights and streamlines multiple data sources into easy to share, mutual understandings • displays and bookmarks visualizations in charts, graphs, and maps without IT analysts • diagnoses issues with data updating automatically via a cloud-hosted, rapidly deployable solution • tracks large-scale projects - trends metrics over time, finds and drills into outliers • enables bookmarked views and queries, which roll-up into reports that can be downloaded and emailed to colleagues and stakeholders • includes scheduled notifications and urgent alerts sending both dashboard snapshots on a regular cadence and priority emails if threshold is breached Community Development Executive Insights unites the need for information with the pace of innovation, turning back-end data into insights of front-facing trend analytics accessed as reports and dashboards. It exposes patterns and presents comprehensive specifics with drill-downs into how volumes, timelines, and operations are interconnected. Community Development Executive Insights provides automatic updates and alert notifications, and monitors and shares analysis at-a- glance, across departments and projects. This enables prioritization of bottlenecks, mapping of district issues, and assessment for quick interventions where needed. Project-level View of Open Permit Applications & Concentration of Permit Applications Across the City Staffing and Project Organization    City of La Quinta Tyler Technologies, Inc.  Permit Tracking and Licensing Software Services  Page  57   5. Staffing and Project Organization  Project Organizational Chart  Every implementation project is comprised of both client resources and Tyler resources working together at  varying levels of involvement to ensure a successful implementation. The chart below outlines each of those  resource groups. Please keep in mind that some resources in your organizations may fall into multiple groups.          Staffing and Project Organization    City of La Quinta Tyler Technologies, Inc.  Permit Tracking and Licensing Software Services  Page  58   Project Resources  Tyler groups your team and Tyler resources based on their functional role within the project.  This allows for  easier staffing and communication within and between project teams.  Please reference the project resource  roles graphic below for a summary of responsibilities for each role. Our project approach is based on our  experience and knowledge from working exclusively with public sector clients.    Tyler Resources  Tyler actively seeks the best talent to help us implement our solutions for our clients. Our staff consists of  seasoned professionals with unique and proprietary skills, and years of industry experience, who are focused  on specific products and in dedicated regions  Assembling a quality project team that suits for project needs is important. We appreciate your patience as  we make arranges to allocate resources for your project phases. Upon award of contract, Tyler assigns a  project manager and quality project team to ensure your implementation success. Tyler staff perform  services in a professional, workman‐like manner, consistent with industry standards.  The resumes presented in this proposal reflect the caliber and experience that Tyler will assign to this project.  Due to the variable duration of selection and contract processes, it is difficult for us to predict resources that  would be available at project commencement.  Staffing and Project Organization    City of La Quinta Tyler Technologies, Inc.  Permit Tracking and Licensing Software Services  Page  59   Sample Resumes   Tyler Resources  Tyler actively seeks the best talent to help us implement our solutions for our clients. Our staff consists of  seasoned professionals with unique and proprietary skills, and years of industry experience, who are focused  on specific products and in dedicated regions  Assembling a quality project team that suits for project needs is important. We appreciate your patience as  we make arranges to allocate resources for your project phases. Upon award of contract, Tyler assigns a  project manager and quality project team to ensure your implementation success. Tyler staff perform  services in a professional, workman‐like manner, consistent with industry standards.  The resumes presented in this proposal reflect the caliber and experience that Tyler will assign to this project.  Due to the variable duration of selection and contract processes, it is difficult for us to predict resources that  would be available at project commencement.  EnerGov Project Team Experience   A successfully installed system is not based solely on the offered functionality, but also on the expertise,  experience, and clarity of both EnerGov and City’s Project Team.  With over 120 successful government  implementations within the last five years, and as the only vendor to successfully implement a true 4‐tier web  based system, EnerGov has managed more contemporary implementations than any vendor in this market  space. As such, the City can be confident that the eventual success of this project will leverage years of  experience and highly trained service professionals.    EnerGov Project Team Resumes   *Sample resumes included ‐ Project Managers, trainers, consultants, and other team members are selected  only after contracts have been signed and returned to Tyler.  Once we have fully analyzed your situation we  will provide you with the implementation team best suited to your needs.  We believe that this is an  important step to the implementation process, and would appreciate your patience as we make this crucial  decision.     Staffing and Project Organization    City of La Quinta Tyler Technologies, Inc.  Permit Tracking and Licensing Software Services  Page  60   Carl S. (Proposed Project Manager)  Tyler, Senior Project Manager  Years of Experience  15 years  Education  Master of Science, Business Management, Colorado State University  Bachelor of Science, Organizational Leadership, Colorado State University  Professional Certifications  Project Management Institute certified Project Management Professional (PMP)  Summary  Carl has over 15 years’ experience managing projects in software development and operational  environments. Carl has expertise in process management, process improvement, and change management,  with strengths that include stakeholder engagement and removing obstacles.   Carl has worked at Tyler for almost four years managing numerous Property Tax, Assessor, Content  Management, and both Municipal and County Level Land Management projects. In addition to managing  implementation projects, Carl has spent two years as a member of the Project Managers Council working with  the Tyler’s Project Management Office on internal initiatives to improve project management across Tyler.   Carl’s current role as a project manager includes process, resource, schedule, and budget control,  coordinating efforts across the Product Development, Conversion, Report Development, Training, and  Product Implementation teams.  Carl has been responsible for the plans, budgets, and deliverables for over 50 Tyler projects from inception to  production. He has managed project teams in Arizona, California, Colorado, Florida, Georgia, Iowa, Louisiana,  Missouri, New Mexico, New York, South Carolina, South Dakota, Tennessee, Texas, Utah, Virginia, Wisconsin,  Wyoming, and Ontario, Canada.  Carl’s most recent projects include:   San Luis Obispo County, CA   Cedar Hill, TX   McKinney, TX   City of Henderson, NV   City of Carlsbad, CA       Staffing and Project Organization    City of La Quinta Tyler Technologies, Inc.  Permit Tracking and Licensing Software Services  Page  61   Peter S. (Proposed Executive Sponsor)  Tyler, Vice President of Professional Services  Years of Experience  25 years  Education  Master of Business Administration, Georgetown University  Bachelor of Science, Political Science, Guilford College  Professional Experience  Tyler Technologies, VP Professional Services  CGI, Practice Lead, Environmental and Regulatory Solutions Group   Summary  As a Vice President of Professional Services with Tyler Technologies, Peter ensures the success of client  projects by overseeing all Professional Services within the EnerGov product line.  Peter has over 25 years of  professional experience. Peter’s focus for the past 15 years has been to support the implementation of  software systems designed to simplify and improve regulatory processes, including permitting and licensing,  across multiple domains.  As the Professional Services department head, Peter’s primary functions are to provide management  oversight for the EnerGov Professional Services Team and delivery assurance for all project implementations  across the EnerGov portfolio. As such, Peter is responsible for projects of all sizes, scale, scope and levels of  complexity. He serves as the Tyler Executive sponsor for many high profile EnerGov projects and works with  the team to provide oversight for all other efforts. Peter is also responsible for professional development of  the staff, establishing mechanisms for coaching and training to ensure effective career growth for team  members in Professional Services. Peter also oversees the creation of all EnerGov Statements of Work that  guide delivery processes.  After gaining his MBA from Georgetown University, Peter began his career in IT and Software at CGI, a large  systems integration, consulting and product company. At CGI Peter gained experience in a variety of roles and  domains. Initially working as a consultant focused on business intelligence, Peter shifted to a Project  Management role where he led a series of successful data warehouse implementation projects for both  Commercial and Public‐Sector clients. Peter then moved to CGI’s Environmental and Regulatory Solutions  Group, initially as a Project Manager. After a year in this position, Peter was named the Practice Lead for this  group. In this role Peter was responsible for all aspects of the regulatory group including project oversight,  maintenance and support, and sales and marketing.   Peter is ultimately responsible for delivery of all projects in the EnerGov portfolio in the US and Canada. Peter  has recently been intimately involved in the following implementations:   Los Angeles County, CA   Riverside County, CAL   San Luis Obispo County, CA   McKinney, TX   Kyle, TX    Overland Park, KS   Raleigh, NC      Burnaby, British Columbia     Staffing and Project Organization    City of La Quinta Tyler Technologies, Inc.  Permit Tracking and Licensing Software Services  Page  62   Christy G. (Proposed Training Manager)  Tyler, Manager of Education and Training Services  Years of Experience  5 years  Education  Bachelor of Science in Education, Georgia Southern University  Masters in Education,   Kennesaw University  Professional Membership  ATD – Association for Talent Development (formally ASTD)  Summary  As the Training Manager for the EnerGov Enterprise System, Christy ensures the success of client projects by  overseeing all aspects of their training. Christy interacts with clients to assess their training needs, ensuring  compliance with their contract requirements and budgets to provide the best types of training for them.  Christy manages a team of software trainers that facilitate the different types of instructor‐led training that  EnerGov provides for our clients. As well as ensuring all  client facing end‐user documentation is up to date.  With over 20 years of training experience, Christy understands the needs of our clients and enjoys working  with them to come up with solutions to help them. As such, from a training perspective Christy works with  our e‐learning and content managers to create virtual learning labs, videos and Certification courses for self‐ learning alternatives.  All allowing our clients to transition smoothly into their EnerGov software solution.  Christy has personally trained over 50 clients in Permitting, Land Management, Code Enforcement, Licensing  Management. These clients include but are not limited to:   Miami Beach, FL   Miami‐Dade County, FL   City of Raleigh, NC   City of Henderson, NV   City of Columbia, SC   Lake County, IL   Bristol, TN   Niles, IL   Harford County, MA   LA County Fire   City of Charleston, SC   Chatham County, GA   San Luis Obispo County, CA   Hawaii County – Hilo   Whatcom County, WA   Altamonte Springs, F         Staffing and Project Organization    City of La Quinta Tyler Technologies, Inc.  Permit Tracking and Licensing Software Services  Page  63   Ron F.  (Proposed Implementation Manager)  Tyler, Implementation Manager  Years of Experience  5 years at Tyler  16 years in government  Education  Master’s in Information Technology, Southern Polytechnic State University  Bachelor of Science in Criminal Justice, Florida State University  Summary  As the Implementation Manager for Tyler’s EnerGov product line, Ron ensures the success of client  projects by overseeing all aspects of a project; including RFP responses, SOW development and review,  project management, resource allocations, and overview of the full product implementation launch.   During his 5+ years with Tyler, Ron has held multiple roles including Implementation Consultant,  Sr Implementation Consultant, Sales Enablement, and Implementation Manager. With his current role, Ron  manages a team of consultants who support a wide range of varying sized clients.  As first point of contact for  any/all escalated client matters, he works directly with the project management team to ensure all escalated  matters are resolved, and projects are properly managed and staffed.   Ron started with Tyler Technologies as an implementation consultant and during his first year was obtaining a  Master’s Degree in Information Technology from Southern Polytechnic University.   As a former policer  officer/sergeant with the Dekalb County Police Department within Metro Atlanta, he supervised numerous  police and code enforcement officers.  With his 16‐year tenure with DKPD, Ron brings a vast knowledge of  local government structure and operations.     The success of an implementation is Ron’s #1 priority and he has assisted over 60+ clients in meeting their  business needs.    As an implementation manager for the EnerGov product line, Ron has overseen numerous projects, including  the following:    Atlanta, GA   Fulton County, GA   Columbus, GA   Overland Park, KS   West Palm Beach, FL   New Hanover County, NC   Wilmington, NC   Rockland County, NY   Loudoun County, VA   Bridgeport, CT   Santa Fe, NM   Government of Bermuda       Staffing and Project Organization    City of La Quinta Tyler Technologies, Inc.  Permit Tracking and Licensing Software Services  Page  64   Anthony L. (Proposed Senior Implementation Consultant)  Tyler, Senior Implementation consultant  Years of Experience  5 years with Tyler  20 years in public sector IT  Education  University of GA, BS in Computer Science; Percussion Composition  Professional Membership  MCSE  Compatia A+ and Security+  Summary  Anthony draws from 20 years of experience in technology and implementation to provide excellent  leadership and customer service to all Tyler Technology projects.  He has been a team leader for many  large projects, and has experience in all stages of project management and implementation.    Anthony has worked for five years in implementation with Tyler Technologies, and another three years prior  to that in implementation for a large educational software company.  He spent 15 years at a public  school district as the system and database administrator for their enterprise software installations including  student information system, HR/Payroll software, and educational software suites.   Project Experience   During the time that Anthony has been with Tyler Technologies, he has worked with over 20 clients in all  parts of the United States and one international client in Canada.  He has experience with all areas of  the EnerGov software, and has worked on integrations with other Tyler products such as Munis, Tyler  Cashiering, and Tyler Content Manager.    Most recent EnerGov projects completed include ‐    Olathe, KS   James City County, VA   Altamonte Springs, FL   Richmond, VA.        Subcontracting Services    City of La Quinta Tyler Technologies, Inc.  Permit Tracking and Licensing Software Services  Page  65   6. Subcontracting Services  Tyler will not be utilizing subcontracting services for this project.        Disclosures    City of La Quinta Tyler Technologies, Inc.  Permit Tracking and Licensing Software Services  Page  66   7. Disclosures  Disclosure of any alleged significant prior or ongoing agreement failure, any civil or criminal litigation or  investigation pending, which involved the proposer or in which the proposer has been judged guilty or liable  within the last five (5) years. If there is no information to disclose, proposer must affirmatively state there is  no negative history.  Response:  On average, Tyler adds 11 new clients each week, and we have a 98% client retention rate. In the past five  years, six (6) EnerGov customers have opted to terminate their relationship with Tyler for reasons other than  non‐appropriation or non‐renewal. That decision was mutually agreed to by Tyler without either party  admitting liability. Those customers, and the year in which the termination took effect, are:   2019 o Milwaukie, OR (EnerGov only; remains Incode client) o Birmingham, AL (EnerGov only; remains a NWERP customer)   2018 o Sandy, OR (EnerGov only; remains an Incode customer)   2016 o Hollywood, FL (EnerGov) o Village of Key Biscayne, FL (EnerGov) o Jackson County, MS (EnerGov)  Litigation matters involving a Tyler client: Tyler has more than 26,000 successful installations across more  than 10,000 sites, with clients in all 50 states, Canada, the Caribbean, Australia, and other international  locations. Litigations between Tyler and a Tyler client are not common. Tyler makes every effort to engage in  reasonable and productive dispute resolution processes with its clients when there are project challenges or  other apparent impasses under a contract. In limited circumstances, a Tyler client feels compelled to bring a  lawsuit (often for reasons that, although unstated, are outside Tyler’s control), or a third‐party brings a  lawsuit involving both Tyler and a Tyler client. None of the below litigation has resulted in a final judgement  against Tyler. Currently pending lawsuits that meet this description are summarized below:   Anoka County v. Tyler Technologies, Inc. (Anoka County, MN District Court): On June 15, 2020, Anoka  County served Tyler with a complaint that Anoka did not file with the court, escalating a dispute  outside of the contractual dispute resolution process. Anoka’s complaint seeks specific performance  and damages in excess of $50,000. On July 6, 2020, Tyler removed that lawsuit to the United States  District Court for the District of Minnesota (Case No. 20‐cv‐1524). Tyler filed its answer, affirmative  defenses and counterclaims on July 13, 2020. Tyler will also continue to try to get Anoka to engage  with Tyler in a productive and cooperative way. Anoka is in live production on the contracted‐for  system, which they are using for daily operations, and includes a publicly available portal for citizen  inquiry and payment of current tax bills. Tyler’s project team has already delivered the functionality  scheduled for go‐live and post go‐live, and is delivering on its ongoing obligations on a regular and  highly‐resourced basis. Tyler is confident the complaint has no merit, and looks forward to a  reasonable resolution.  Disclosures    City of La Quinta Tyler Technologies, Inc.  Permit Tracking and Licensing Software Services  Page  67    Kern County v. Tyler Technologies, Inc. (Superior Court of California, County of Kern, Case No. BCV‐20‐ 101197): Tyler was served on May 21, 2020. Kern County’s complaint includes allegations of breach  of contract and related tort claims and violations of state business statutes. Tyler strongly disputes  those allegations. Tyler has been, and remains, ready, willing, and able to deliver on our contract. We  hope the county will choose to engage with us productively and we look forward to refuting the  misinformation and misguided allegations included in their complaint.  Recent litigation that meets this description is set forth below:   Sacramento Regional Public Safety Communications Center (“SacFire”) v. Tyler Technologies, Inc. (E.D.  Cal. No. 2:18‐cv‐01111): On June 22, 2018, SacFire filed a lawsuit against Tyler relating to a proposal  submitted by Tyler’s predecessor‐in‐interest, New World Systems Corporation, and a contract arising  out of that proposal that SacFire and Tyler executed soon after Tyler acquired New World. The  lawsuit asserted four claims relating to the proposal and the parties’ resulting contract. The lawsuit  was baseless. Tyler filed a motion to dismiss the lawsuit, and one of SacFire’s claims was dismissed.  The parties subsequently negotiated a mutually agreeable resolution of the remaining claims, and  SacFire dismissed the case with prejudice. The Court entered that dismissal on July 17, 2019.  Litigation matters involving current or former Tyler employees: Although Tyler has more than 5,000 current  employees, employment lawsuits involving Tyler are not common. Currently, there are loosely affiliated  lawsuits against Tyler involving FLSA‐type claims, as well as one lawsuit alleging employment discrimination.  Currently pending lawsuits that meet this description are summarized below:   FLSA Lawsuits: There are two individual plaintiff lawsuits and one alleged class action/collective action  lawsuit currently pending. Each of those lawsuits makes similar allegations: that certain Tyler  Implementation Consultants should be classified as non‐exempt from overtime wage laws under  state and/or federal law. Those lawsuits include the purported class/collective action Kudatsky v.  Tyler Technologies, Inc. (N.D. Cal., Case No. 19‐CV‐07647) (service date: December 6, 2019); as well as  individual plaintiff lawsuits Wright v. Tyler Technologies, Inc. (E.D. Ark., 20‐cv‐454) (service date:  March 2, 2020) Greene v. Tyler Technologies, Inc. (N.D. Ga., Case No. 19‐cv‐1338) (service date:  March 26, 2019). In each case, Tyler is confident in its position that Tyler implementation consultants  have been properly classified as a matter of law and consistent with industry standards.  Recent lawsuits that meet this description are described below:   Kohlmann v. Tyler Technologies, Inc. et al. (N.D. Cal., Case No. 20‐CV‐00861): Tyler was served on  January 7, 2020. A former Tyler employee alleged she was terminated because Tyler refused to  accommodate, and discriminated against her on the basis of, a medical condition. Despite Tyler’s  efforts, plaintiff failed her standardized assessments and, as such, her employment with the company  was terminated. Tyler strongly disputed her contentions, and the lawsuit was dismissed with  prejudice as of October 15, 2020.   Isabella v. Tyler Technologies, Inc. (6:15‐cv‐00684): In 2015, Tyler’s ERP & Schools division was sued  by a single plaintiff in a New York federal district court on claims relating to alleged employment  discrimination. Tyler strongly contested the plaintiff’s allegations, and the parties were able to resolve  the claims.  The lawsuit was dismissed on mutually agreeable terms in 2016.  Lawsuits otherwise involving Tyler software or services: Third parties have also brought lawsuits against Tyler  based on some alleged connection between the cause of action and a Tyler software or service. Currently  pending lawsuits that meet this description are summarized below:  Disclosures    City of La Quinta Tyler Technologies, Inc.  Permit Tracking and Licensing Software Services  Page  68    Levine v. Scott et al. (Dekalb County Superior Court, GA, No. 19‐CV‐7832). Tyler was served on  September 25, 2019. The plaintiff is an individual seeking declaratory and injunctive relief for various  claims.  His suit names twelve co‐defendants along with Tyler, most of whom are officials from  various Georgia state courts.  As best can be understood from the complaint, the allegations stem  from Mr. Levine’s complaints about the results of various court proceedings and court rulings against  him.  Tyler had no involvement in any of those proceedings or rulings, and the only alleged  connection between Tyler and the complaint appears that certain filings were entered using a Tyler  electronic filing solution.  Tyler is very confident that any claims against it, to the extent any claims  are even pled against Tyler, are meritless and warrant dismissal.   Stern v. Snohomish County, d/b/a Snohomish County 911 (“Sno911”) et al. (Snohomish County  Superior Court, State of Washington, No. 18‐2‐05901‐31): Tyler was joined to a pending lawsuit  against Sno911 on January 24, 2019. Plaintiff Darrin Stern is a former employee of Sno911, a Tyler  client in live production on the New World Public Safety software. Mr. Stern alleges that Sno911  discriminated against him by failing to accommodate his alleged disability – color‐blindness. He  alleges a single claim against Tyler: that Tyler aided and abetted Sno911’s discrimination against, and  wrongful discharge of, Mr. Stern. Tyler had no role in Sno911’s employment decisions relating to Mr.  Stern. For that and other reasons, Tyler is confident that Mr. Stern’s claims against Tyler are  meritless.    Turnage et al. v. Oldham et al. (W.D. Tenn., 16‐cv‐2907): Tyler was served on January 9, 2017. Tyler’s  original co‐defendants include Shelby County, Tennessee and various Shelby County officials. The  alleged class action plaintiffs’ complaint alleges that processing errors in the County’s new criminal  justice software system resulted in certain plaintiffs being denied timely processing through the jail,  incorrectly issued arrest warrants, or other errors. Tyler was responsible for the court case  management system component of the system, and was not responsible, for example, for the jail  management solution. Since that time, and various case consolidations, the consolidated plaintiffs  have filed multiple amended complaints, ultimately naming all of the other vendors whose software  or services were involved in the County’s criminal justice system upgrade. Tyler moved to dismiss the  lawsuit, and that motion was granted in part, leaving only one claim pending against Tyler. Tyler is  confident in its defense against that claim.  Recent litigation that meets this description is summarized below:   Akoloutheo, LLC v. Tyler Technologies, Inc. (E.D. Tex., No. 19‐CV‐818): On November 14, 2019, Tyler  was served in the above‐captioned proceedings. The plaintiff claimed Tyler infringed its U.S. Patent  No. 7,426,730 through two specifically identified Tyler software solutions: dataXchange and Tyler  Content Manager. Tyler understands that the plaintiff is a non‐practicing entity that has sued on this  patent more than a dozen times since 2018. Before Tyler entered an appearance, the lawsuit was  dismissed with prejudice on December 17, 2019.   Daniels Law LLC, et al, vs. Tyler Technologies, Inc. (Gwinnett County Superior Court, State of Georgia,  No. 19‐A‐00687‐6): On January 31, 2019, three named plaintiffs filed an alleged class action relating  to certain transaction fees assessed in connection with use of eFileGA, an electronic filing solution  Tyler makes available to courts in Georgia. The lawsuit appeared to be based on plaintiffs’  misunderstanding or mischaracterization of the State legislation outlining permissible fees for  electronic filings and/or the fee structure Tyler has deployed consistent with that legislation. Tyler  filed a motion to dismiss, and the plaintiffs ultimately responded by dismissing the lawsuit. The  stipulation of dismissal was filed on July 12, 2019.   Von Lossberg v. Tyler Technologies, Inc. et al. (4th Judicial District, Ada County, Idaho, No. CV01‐18‐ 12607): On July 15, 2018, plaintiffs, parents of an adult son, filed a lawsuit against Tyler, the State of  Idaho, the Idaho State Police, Ada County and John/Jane Does 1‐10. The lawsuit alleged that the adult  Disclosures    City of La Quinta Tyler Technologies, Inc.  Permit Tracking and Licensing Software Services  Page  69   son committed suicide using a handgun he should not have been allowed to purchase because an  Order of Commitment had been entered against him. The county he resided in – Ada County – uses  Odyssey and integrates from Odyssey with the Idaho State Police (“ISP”) to share information such as  Orders of Commitment. It is undisputed that Tyler did not develop, implement or maintain that  integration. Moreover, the complaint acknowledges that “the Ada County clerk’s office was sending  Commitment Orders and the ISP was receiving them, but ISP’s system was not processing any of the  information.” It is also undisputed that Tyler did not develop, implement or maintain the ISP’s system.  Tyler moved to dismiss the lawsuit, and the court converted Tyler’s motion to a motion for summary  judgment. Prior to that motion deadline, the plaintiffs agreed to dismiss the lawsuit against Tyler with  prejudice, and the parties mutually agreed to related terms to resolve the lawsuit. The order  dismissing Tyler from the lawsuit was entered by the court on June 18, 2019.   Muranelli v. Town of Ossining et al. (State of New York): An individual property owner sued the Town  of Ossining, NY and the Town’s Assessor for the 2016 assessment of the individual’s real property  seeking declaratory relief based on an alleged error in that assessment. The property owner served  Tyler with the lawsuit in April 2018, apparently because Tyler performed a revaluation for the Town;  however, there is no claim against Tyler and the relief sought cannot be provided by Tyler. As Tyler  was preparing its motion to dismiss, the parties were able to resolve the litigation on mutually  agreeable terms.  Lawsuits initiated by Tyler: Tyler’s goal is to resolve every dispute reasonably and amicably. Currently, Tyler is  the plaintiff in one lawsuit involving an implementation of its Odyssey Attorney Manager product. Tyler filed  its complaint on July 6, 2020 against Multnomah County, Oregon in the United States District Court for the  District of Oregon (Case No. 20‐cv‐1083). The complaint alleges breach of contract and related claims arising  out of the County’s failure to fulfill its obligations during the implementation and its refusal to pay for certain  services Tyler delivered. Tyler regrets that it was compelled to take this step after multiple efforts at outreach  and cooperation, and hopes the County will choose to productively engage with Tyler.  On August 10, 2020, Tyler filed a lawsuit in the United States District Court for the Southern District of  Indiana, Tyler Technologies, Inc. v. Lexur Enterprises, Inc. et al (Case No. 20‐cv‐00173). The lawsuit is based on  defendants’ concerted scheme to interfere with the bidding on public works contracts to undermine honest  and fair competition in connection with the award of those contracts. The claims include federal and state  antitrust claims, claims for tortious interference of contract and tortious interference with business  relationships, and civil conspiracy. The defendants include two former Tyler employees, against whom Tyler  included claims for breach of duty of loyalty and, as to one such former employee, breach of contract.   Tyler is also involved in a lawsuit against a former third‐party vendor. The lawsuit, Tyler Technologies, Inc. v.  Force Multiplier Solutions, Inc. et al. was instituted on August 8, 2017. Tyler sued Force Multiplier Solutions,  Inc. and affiliated entities in a Texas state court for breach of contract and related equitable claims. FMS is a  reseller of certain Tyler school products. Despite Tyler’s various attempts to secure payment, the FMS entities  have refused to satisfy an outstanding receivable in excess of $200,000. Tyler brought the lawsuit to enforce  its contractual right to payment. The court granted summary judgment in Tyler’s favor, and Tyler is working to  collect.  Lawsuits involving other Tyler matters: Other lawsuits, involving other issues at the corporate level, lawsuits  involving one of Tyler’s predecessor‐in‐interest, or that represent some other type of filing are summarized  below.   Vision Appraisal Technology Holdings, LLC v. Tyler Technologies, Inc.: On November 3, 2017, Vision  sued Tyler in a Massachusetts Superior Court. Vision claims Tyler violated a non‐disclosure agreement  relating to Tyler’s appraisal services business by hiring employees who had been employed by Vision.  Disclosures    City of La Quinta Tyler Technologies, Inc.  Permit Tracking and Licensing Software Services  Page  70   Tyler filed a motion to dismiss, and while that motion was pending, the parties agreed to a resolution  of the dispute. That agreed resolution was filed with the Court on June 29, 2018.   Munetrix, LLC v. Socrata, Inc. (E.D. Mich. No. 2:17‐cv‐12598): Prior to its acquisition by Tyler, Socrata  was sued by a Michigan company on claims relating to a contract award to Socrata by the State of  Michigan. The lawsuit was resolved by the parties through a mutually agreeable resolution, which  resolution was also finalized prior to the acquisition.  Out of an abundance of caution, we are disclosing two instances in which a customer prematurely filed a  claim in court against Tyler (and/or its predecessor‐in‐interest, New World Systems Corporation). In each  instance, the lawsuit was dismissed, and the parties followed an inter‐party resolution process that  successfully unwound each New World Public Safety portion of the project on mutually agreeable terms.  Those customers are Great Falls, MT (2016); and O’Fallon, IL (2016). Both of these sites remain a Tyler client  on other software.    Acknowledgement of Insurance Requirements  (Attachment 2)    City of La Quinta Tyler Technologies, Inc.  Permit Tracking and Licensing Software Services  Page  71   8. Acknowledgement of Insurance Requirements  (Attachment 2)  INSURANCE REQUIREMENTS ACKNOWLEDGEMENT Must be executed by proposer and submitted with the proposal I, _Dane Womble_____________________________ (name) hereby acknowledge and confirm that __Tyler Technologies, Inc._________ (name of company) has reviewed the City’s indemnification and minimum insurance requirements as listed in Exhibits E and F of the City’s Agreement for Contract Services (Attachment 1); and declare that insurance certificates and endorsements verifying compliance will be provided if an agreement is awarded. I am __President_____________________ of __Tyler Technologies, Inc LGD_______, * (Title) (Company)    Commercial General Liability (at least as broad as ISO CG 0001) $1,000,000 (per occurrence); $2,000,000 (general aggregate) Must include the following endorsements:  General Liability Additional Insured  General Liability Primary and Noncontributory  Commercial Auto Liability (at least as broad as ISO CA 0001) $1,000,000 (per accident)  Personal Auto Declaration Page if applicable    Errors and Omissions Liability $1,000,000 (per claim and aggregate)  Worker’s Compensation (per statutory requirements) Must include the following endorsements:  Worker’s Compensation Waiver of Subrogation  Worker’s Compensation Declaration of Sole Proprietor if applicable   Tyler has included our certificate of insurance at the end of the RFP Response in our Standard Terms and  Conditions.    * Subject to the exceptions in Tyler’s Proposal.  Tyler intends on negotiating any and all provisions of the  parties’ contract related to insurance and indemnification if awarded to Tyler. Please see Tyler’s evidence of  insurance for coverages.  Non‐Collusion Affidavit (Attachment 3)    City of La Quinta Tyler Technologies, Inc.  Permit Tracking and Licensing Software Services  Page  72   9. Non‐Collusion Affidavit (Attachment 3)  NON-COLLUSION AFFIDAVIT FORM Must be executed by proposer and submitted with the proposal I, ___Dane Womble_________________________ (name) hereby declare as follows: I am ___President____________________ of ___Tyler Technologies, Inc. LGD_____, (Title) (Company) the party making the foregoing proposal, that the proposal is not made in the interest of, or on behalf of, any undisclosed person, partnership, company, association, organization, or corporation; that the proposal is genuine and not collusive or sham; that the proposer has not directly or indirectly induced or solicited any other proposer to put in a false or sham proposal, and has not directly or indirectly colluded, conspired, connived, or agreed with any proposer or anyone else to put in a sham proposal, or that anyone shall refrain from proposing; that the proposer has not in any manner, directly or indirectly, sought by agreement, communication, or conference with anyone to fix the proposal price of the proposer or any other proposer, or to fix any overhead, profit, or cost element of the proposal price, or of that of any other proposer, or to secure any advantage against the public body awarding the agreement of anyone interested in the proposed agreement; that all statements contained in the proposal are true; and, further, that the proposer has not, directly or indirectly, submitted his or her proposal price or any breakdown thereof, or the contents thereof, or divulged information or data relative hereto, or paid, and will not pay, any fee to any corporation, partnership, company, association, organization, proposal depository, or to any member or agent thereof to effectuate a collusive or sham proposal. I declare under penalty of perjury under the laws of the State of California that the foregoing is true and correct. Proposer Signature: __________________________________________________ Proposer Name: _Dane Womble_________________________________________ Proposer Title: __President, LGD ________________________________________ Company Name: _Tyler Technologies, Inc. LGD_____________________________ Address: _5519 53rd Street, Lubbock, TX 79424_____________________________  Acknowledgement of Addenda (Attachment 4)    City of La Quinta Tyler Technologies, Inc.  Permit Tracking and Licensing Software Services  Page  73   10. Acknowledgement of Addenda (Attachment 4)  ACKNOWLEDGEMENT OF RECEIPT OF ADDENDA Must be executed by proposer and submitted with the proposal; If no addenda has been issued, mark “N/A” under Addendum No. indicating Not Applicable and sign  ADDENDUM NO.   SIGNATURE INDICATING RECEIPT Addendum 1 12/07/2020     Exceptions to RFP    City of La Quinta Tyler Technologies, Inc.  Permit Tracking and Licensing Software Services  Page  74   Exceptions to RFP  Tyler Statement Regarding Exceptions to the City of La Quinta’s RFP for Permit Tracking and Licensing  Software Services  Tyler’s Proposal is based on the delivery of the requested software and services according to Tyler’s standard  implementation methodology and Tyler’s standard contract(s).. That methodology, and that contract(s), have  been refined and enhanced over Tyler’s many years of operation in the public sector information technology  market. Tyler’s submission of its Proposal does not constitute a waiver of Tyler’s right to negotiate any and all  terms to the mutual satisfaction of the parties.   Tyler has provided a copy of our standard Terms and Conditions within this response. Tyler has also provided  its Evidence of Insurance certificate and its source code escrow agreement with Iron Mountain (to the extent  you desire to escrow the Tyler source code under a perpetual license agreement). Tyler’s insurance program  and source code escrow arrangements are established at a corporate level and are not subject to change on  an individual customer basis.   Tyler will consider its implementation methodology and its contract(s) to be the starting point for those  negotiations unless expressly stated otherwise in its Proposal. Tyler’s standard contract(s) are included for  your reference. To the extent you request to incorporate your bid documents and our proposal documents  into the contract package, we will agree to do so as long as the order of priority is (a) the final, negotiated  contract; (b) our proposal documentation; and (c) your bid documentation.  Tyler retains all intellectual property and confidentiality rights in and to our proprietary and/or confidential  information and deliverables.  Please see the following pages for exceptions to the City of La Quinta’s terms outlined within this RFP.     Exceptions to RFP    City of La Quinta Tyler Technologies, Inc.  Permit Tracking and Licensing Software Services  Page  75   THE CITY OF LA QUINTA, CALIFORNIA RFP: Permit Tracking and Licensing Software Services Tyler Statement Regarding Exceptions to the Aforementioned Procurement Document(s) Tyler’s Proposal is based on the delivery of the requested software and services according to Tyler’s standard implementation methodology and Tyler’s standard contracts. That methodology, and those contracts, have been refined and enhanced over Tyler’s many years of operation in the public sector information technology market. Tyler’s submission of its Proposal does not constitute a waiver of Tyler’s right to negotiate any and all terms to the mutual satisfaction of the parties. Tyler is providing “exceptions” to the procurement terms and conditions for your review. This representative list does not negate any of the expectations Tyler has stated above.  Contract Considerations. Tyler reserves the right to negotiate any and all terms to the mutual satisfaction of the parties. Tyler expects to use the standard Tyler contract as the basis for beginning contract negotiations, as it contains language specific to the software industry, such as license grant and intellectual property infringement. Tyler recognizes that there may be clauses of particular importance to the Client that may not be included in the Tyler contract. Tyler is amenable to accommodating the Client’s contract requests by incorporating mutually agreed clauses into the Tyler contract. Tyler’s standard contract(s) are included for your reference. To the extent you request to incorporate your bid documents and our proposal documents into the contract package, we will agree to do so as long as the order of priority is (a) the final, negotiated contract; (b) our proposal documentation; and (c) your bid documentation.  Proposal Basis. Tyler’s proposal is based on the information provided in the RFP. Tyler has read and understands the RFP terms and conditions, and Tyler’s Proposal is submitted in conformance with those terms and conditions, except as modified by, taken exception to, or as otherwise provided in Tyler’s Proposal. Any ambiguity in the RFP is solely the responsibility of the Client, and, as such, any ambiguity must be construed against the Client, not Tyler.  Pricing. Unless expressly indicated otherwise, our Proposal contains estimates of the amount of services and associated expenses needed, based on our understanding of the size and scope of your project. The actual amount of services and expenses depends on such factors as your level of involvement in the project and the speed of knowledge transfer. If required, we will provide a not-to- exceed quote once the scope of services has been finalized. Tyler is willing to negotiate in good faith a mutually agreed percentage of implementation fees to be paid on the successful achievement of a mutually agreed project milestones. Unless noted otherwise, our services rates do not include travel expenses, which are separately estimated. Unless expressly indicated otherwise, the fees we have quoted do not include any taxes.  Applicable Law. Tyler agrees to comply with applicable laws and mutually agreed to Client policies/procedures. Tyler reserves the right to discuss in good faith which laws and policies/procedures the Client considers applicable, and to identify those in the contract. To the extent compliance requires a modification to the Tyler software, Tyler will provide that modification according to the provisions set forth in Exhibit C to the Tyler contract or as otherwise agreed to by the parties. Tyler will comply with the ADA in its employment practices. Tyler has included information regarding the accessibility features of our proposed software, but reserves the right to negotiate the applicability of the ADA or other similar laws/regulations/policies to Tyler’s software.  Project Plan. Tyler’s Proposal includes a sample project plan. Tyler reserves the right to negotiate project timelines and will deliver the actual project plan upon obtaining further information from the Client.  Personnel. Tyler will provide information on representative Tyler personnel. We are unable to assign personnel to a project until Tyler is selected, and a contract is signed, in an effort to use resources most effectively. Tyler reserves the sole right to assign and reassign project personnel but will use commercially reasonable efforts to maintain consistency of project personnel. Exceptions to RFP    City of La Quinta Tyler Technologies, Inc.  Permit Tracking and Licensing Software Services  Page  76    Indemnification. Tyler shall defend, indemnify and hold harmless the Client from and against any and all direct claims, losses, liabilities, damages, costs and expenses (including reasonable attorney's fees and costs) for personal injury or property damage arising from Tyler's negligence or willful misconduct; a breach of Tyler’s confidentiality obligations arising from Tyler’s negligence or willful misconduct; or Tyler’s violation of a law applicable to Tyler’s performance under the contract. The Client must notify Tyler promptly in writing of the claim and give Tyler sole control over its defense or settlement. The Client agrees to provide Tyler with reasonable assistance, cooperation, and information in defending the claim at Tyler’s expense. Tyler will defend, indemnify, and hold harmless the Client from third-party claims that the Tyler software and/or documentation infringes an intellectual property right in accordance with Section H(1) of Tyler’s standard contract  Insurance. We agree to secure our insurance from a carrier with a minimum AM Best rating of A- :VII. Tyler’s insurance program is established at a corporate level and is not subject to change on an individual customer basis. Tyler reserves the right to negotiate any terms related to insurance coverages and requirements. Tyler’s insurer evidences Tyler’s insurance coverage using a standard Acord form. The coverage limits set forth on our certificate of insurance do not apply separately. Copies of Tyler’s insurance policies are only made available in the event a claim is disputed or denied. At your request during contract negotiations, we will add language to the insurance provision that adds you as an additional insured to our commercial general liability and auto liability policy for claims arising out of or relating to the contract, which automatically affords you the same status under our excess/umbrella liability policy. A Certificate of Insurance reflecting that status may be provided at your request after the contract is executed. Our carrier has issued blanket endorsements regarding additional insured status; we do not issue separate endorsements specific to each customer. We agree that our insurance is primary for claims under our CGL or auto policies that arise out of or relate to the contract and are between us and you. If required, Tyler will agree to waive subrogation, but only on claims under our CGL or auto policies that arise out of or relate to the contract and are between us and you, except to the extent the damage or injury is caused by you. If you require it in the contract, we will agree to provide you with notice of cancellation, non-renewal or reduction in our insurance coverages below the minimum requirements set forth in the contract within thirty (30) days thereof. Renewal certificates of insurance will be provided as close as practicable to the date the applicable policy or policies is/are renewed.  Termination. The Client may terminate the contract for cause in the event Tyler fails to cure a material breach according to the terms of the dispute resolution process set forth in Tyler’s standard contract. The Client will make payment to Tyler for all undisputed products, services and expenses delivered or incurred through the effective date of termination. Payment for disputed products, services and expenses, and the Client’s remedies, will be determined through the mutually agreed dispute resolution process. Tyler reserves the right to negotiate any terms related to Termination for Conveniences. Upon termination, the Client shall remit payment for all products and services delivered to the Client and all expenses incurred by Tyler prior through the effective date of termination. The Client will not be entitled to a refund or offset of previously paid license and other fees.  Dispute Resolution. Resolution of contract disputes shall be in accordance with the invoice and dispute resolution procedures in the standard Tyler contract. Tyler reserves the right to remove any litigation to a federal court of competent jurisdiction.  Warranty. Tyler does not provide implied warranties, including the implied warranties of merchantability and fitness for a particular purpose, as they are subjective. For as long as the Client has a current Maintenance Agreement in place, Tyler warrants that the Tyler software will substantially conform to the functional descriptions of the Tyler software contained in Tyler’s Proposal, or their functional equivalent. Future functionality may be updated, modified, or otherwise enhanced through our maintenance and support services, and the governing functional descriptions for such future functionality will be set forth in our then-current documentation. If the Tyler Software does not perform as warranted, we will use all reasonable efforts, consistent with industry standards, to cure the defect as set forth in the Maintenance and Support Agreement. Tyler warrants that it will perform services in Exceptions to RFP    City of La Quinta Tyler Technologies, Inc.  Permit Tracking and Licensing Software Services  Page  77   a professional, workmanlike manner, consistent with industry standards. In the event Tyler provides services that do not conform to this warranty, Tyler will re-perform the services at no additional cost to the Client. This provides the exclusive remedy available to Client for such breach of warranty. Tyler passes through to its clients all warranties received on third party products.  Ownership/Work for Hire. Tyler does not agree to work-for-hire provisions. Tyler retains all intellectual property and confidentiality rights in and to our proprietary and/or confidential information and deliverables.  Use and Public Disclosure. The Client may use the Tyler Proposal for its internal reference in evaluating proposals. We reserve the right to protest the public disclosure of our confidential business information/trade secrets but will comply with applicable public records laws.  Proposal Basis. Tyler’s proposal is based on the information provided in the RFP. Tyler has read and understands the RFP terms and conditions, and Tyler’s Proposal is submitted in conformance with those terms and conditions, except as modified by, taken exception to, or as otherwise provided in Tyler’s Proposal.  Maintenance & Support. Provided the Client pays annual maintenance fees on the Tyler software, Tyler will provide maintenance services on the Tyler software for at least five years from contract signing. Tyler will offer support to Client so long as Tyler is making such support generally available to its client base. Support on the Tyler software and any third-party products is available according to the Maintenance Terms and Support Call Process attached to the sample contract as an exhibit. Maintenance fees are payable according to the schedule set forth in the Invoicing and Payment Terms (Exhibit B) of the standard Tyler contract. Tyler reserves the right to suspend delivery of maintenance services for unpaid fees.  Documentation. Tyler will make available such documentation as it makes generally available to all clients using the proposed software and services, and reserves the right to provide some or all documentation electronically, including embedding in the Tyler Software. The Documentation is licensed to you and may be used and copied by your employees for internal, non-commercial reference purposes only.  Client List. Contractual limitations prevent Tyler from disclosing certain clients. Tyler has enclosed a representative sample of its client list.  Business License. Client shall notify Tyler of any local business license or registration that may be required if awarded the contract.  Taxes. The fees quoted by Tyler do not include any taxes, including, without limitation, sales, use or excise tax. All applicable taxes shall be paid by Tyler to the proper authorities and shall be reimbursed by the Client to Tyler. In the event the Client possesses a valid direct-pay permit, the Client will forward such permit to Tyler on the effective date of the contract. In such event, the Client shall be responsible for remitting all applicable taxes to the proper authorities. If tax-exempt, the Client shall provide Tyler with the Client’s tax-exempt certificate.  Payment Terms. Tyler will agree to payment in accordance with its standard payment terms as set forth in the Invoicing and Payment Policy (Exhibit B) to the standard Tyler contract.  Time is of the essence. Tyler does not agree to “time being made of the essence.” Tyler will begin and perform services in accordance with the mutually agreed upon implementation plan schedule.  Assignment. Neither party may assign the contract without the prior written consent of the other party, except that Tyler may, without the prior written consent of the Client, assign the contract in its entirety to the surviving entity of any merger or consolidation or to any purchaser of substantially all of Tyler’s assets.  Records Retention & Right to Audit. Tyler will retain records directly related to the performance of the agreement for the greater of five years from creation or such time period required by applicable law. The Client may audit Tyler’s books and records relating directly to the contract once per year on one week advance written notice, and at Client’s expense. Tyler reserves the right to reasonably determine the location and format of such records. Sample Contracts, Warranty, and Escrow    City of La Quinta Tyler Technologies, Inc.  Permit Tracking and Licensing Software Services  Page  78   Sample Contracts, Warranty, and Escrow  Please see the Tyler Technologies standard Terms and Conditions contract in this section of this RFP  Response.  Tyler Technologies is willing to negotiate contract terms to suit both parties upon award of  contract.       Sample Contracts, Warranty, and Escrow    City of La Quinta Tyler Technologies, Inc.  Permit Tracking and Licensing Software Services  Page  79       LICENSE AND SERVICES AGREEMENT1    This License and Services Agreement is made between Tyler Technologies, Inc. and Client.    WHEREAS, Client selected Tyler to license the software products and perform the services set forth in the  Investment Summary and Tyler desires to perform such actions under the terms of this Agreement;    NOW THEREFORE, in consideration of the foregoing and of the mutual covenants and promises set forth in  this Agreement, Tyler and Client agree as follows:    SECTION A – DEFINITIONS     “Agreement” means this License and Services Agreement.   “Business Travel Policy” means our business travel policy.  A copy of our current Business Travel  Policy is attached as Schedule 1 to Exhibit B.   “Client” means [INSERT CLIENT NAME].   “Defect” means a failure of the Tyler Software to substantially conform to the functional  descriptions set forth in our written proposal to you, or their functional equivalent.  Future  functionality may be updated, modified, or otherwise enhanced through our maintenance and  support services, and the governing functional descriptions for such future functionality will be set  forth in our then‐current Documentation.   “Defined Named Users” means the number of named users that are authorized to use the EnerGov  labeled modules.  The Defined Named Users for the Agreement are as identified in the Investment  Summary.   “Developer” means a third party who owns the intellectual property rights to Third Party Software.   “Documentation” means any online or written documentation related to the use or functionality of  the Tyler Software that we provide or otherwise make available to you, including instructions, user  guides, manuals and other training or self‐help documentation.    “Effective Date” means the date by which both your and our authorized representatives have  signed the Agreement.   “Force Majeure” means an event beyond the reasonable control of you or us, including, without  limitation, governmental action, war, riot or civil commotion, fire, natural disaster, or any other  cause that could not with reasonable diligence be foreseen or prevented by you or us.   “Investment Summary” means the agreed upon cost proposal for the software, products, and  services attached as Exhibit A.    1 HIGHLIGHTED PROVISIONS INDICATE PROVISIONS THAT MAY OR MAY NOT APPLY TO THE PARTICULAR  CLIENT/CONTRACT.  DURING CONTRACT NEGOTIATIONS, THOSE PROVISIONS WILL BE ADJUSTED AS  NECESSARY.  Sample Contracts, Warranty, and Escrow    City of La Quinta Tyler Technologies, Inc.  Permit Tracking and Licensing Software Services  Page  80    “Invoicing and Payment Policy” means the invoicing and payment policy.  A copy of our current  Invoicing and Payment Policy is attached as Exhibit B.   “Maintenance and Support Agreement” means the terms and conditions governing the provision of  maintenance and support services to all of our customers.  A copy of our current Maintenance and  Support Agreement is attached as Exhibit C.   “Statement of Work” means the industry standard implementation plan describing how our  professional services will be provided to implement the Tyler Software, and outlining your and our  roles and responsibilities in connection with that implementation.  The Statement of Work is  attached as Exhibit E.   “Support Call Process” means the support call process applicable to all of our customers who have  licensed the Tyler Software.  A copy of our current Support Call Process is attached as Schedule 1 to  Exhibit C.   “Third Party Hardware” means the third party hardware, if any, identified in the Investment  Summary.   “Third Party Products” means the Third Party Software and Third Party Hardware.   “Third Party Services” means the third party services, if any, identified in the Investment Summary.    “Third Party Software” means the third party software, if any, identified in the Investment  Summary.    “Third Party Terms” means, if any, the end user license agreement(s) or similar terms for the Third  Party Software, as applicable and attached as Exhibit D.   “Tyler” means Tyler Technologies, Inc., a Delaware corporation.   “Tyler Software” means our proprietary software, including any integrations, custom modifications,  and/or other related interfaces identified in the Investment Summary and licensed by us to you  through this Agreement.   “we”, “us”, “our” and similar terms mean Tyler.   “you” and similar terms mean Client.    SECTION B – SOFTWARE LICENSE    1. License Grant and Restrictions.    1.1 We grant to you a license to use the Tyler Software for your internal business purposes only, in the  scope of the internal business purposes disclosed to us as of the Effective Date.  With respect to the  “Energov” labeled modules, such use shall be limited to the number of Defined Named Users, as  defined herein.  You may make copies of the Tyler Software for backup and testing purposes, so long  as such copies are not used in production and the testing is for internal use only.  Your rights to use  the Tyler Software are perpetual but may be revoked if you do not comply with the terms of this  Agreement.  To the extent Client purchases MyGovPay/Virtual Pay, additional terms and conditions  related to those applications are set forth in Exhibit D, Schedule __    1.2 Without limiting the terms of Section 1.1, you understand and agree that the Postal Xpress,  Transparency Portal and Tyler Notify modules set forth in the Investment Summary are licensed to  Sample Contracts, Warranty, and Escrow    City of La Quinta Tyler Technologies, Inc.  Permit Tracking and Licensing Software Services  Page  81   you on a subscription basis. If you do not pay the required annual fee in accordance with the  Invoicing and Payment Policy, your license to use the associated module will be suspended unless  and until payment in full has been made.    1.3 The Documentation is licensed to you and may be used and copied by your employees for internal,  non‐commercial reference purposes only.    1.4 You may not: (a) transfer or assign the Tyler Software to a third party; (b) reverse engineer,  decompile, or disassemble the Tyler Software; (c) rent, lease, lend, or provide commercial hosting  services with the Tyler Software; or (d) publish or otherwise disclose the Tyler Software or  Documentation to third parties.    1.5 The license terms in this Agreement apply to updates and enhancements we may provide to you or  make available to you through your Maintenance and Support Agreement.    1.6 The right to transfer the Tyler Software to a replacement hardware system is included in your  license.  You will give us advance written notice of any such transfer and will pay us for any required  or requested technical assistance from us associated with such transfer.    1.7 Where applicable with respect to our applications that take or process card payment data, we are  responsible for the security of cardholder data that we possess, including functions relating to  storing, processing, and transmitting of the cardholder data and affirm that, as of the Effective Date,  we comply with applicable requirements to be considered PCI DSS compliant and have performed  the necessary steps to validate compliance with the PCI DSS. We agree to supply the current status  of our PCI DSS compliance program in the form of an official Attestation of Compliance, which can  be found at https://www.tylertech.com/about‐us/compliance, and in the event of any change in our  status, will comply with applicable notice requirements.    1.8 We reserve all rights not expressly granted to you in this Agreement.  The Tyler Software and  Documentation are protected by copyright and other intellectual property laws and treaties.  We  own the title, copyright, and other intellectual property rights in the Tyler Software and the  Documentation.  The Tyler Software is licensed, not sold.    2. License Fees.  You agree to pay us the license fees in the amounts set forth in the Investment Summary.   Those amounts are payable in accordance with our Invoicing and Payment Policy.    3. Escrow.  We maintain an escrow agreement with a third party under which we place the source code for  each major release of the Tyler Software.  You may be added as a beneficiary to the escrow agreement  by completing a standard beneficiary enrollment form and paying the applicable annual beneficiary fee.   You will be responsible for maintaining your ongoing status as a beneficiary, including payment of the  then‐current annual beneficiary fees.  Release of source code for the Tyler Software is strictly governed  by the terms of the escrow agreement.      Sample Contracts, Warranty, and Escrow    City of La Quinta Tyler Technologies, Inc.  Permit Tracking and Licensing Software Services  Page  82   4. Limited Warranty.  We warrant that the Tyler Software will be without Defect(s) as long as you have a  Maintenance and Support Agreement in effect.  If the Tyler Software does not perform as warranted,  we will use all reasonable efforts, consistent with industry standards, to cure the Defect as set forth in  the Maintenance and Support Agreement.      SECTION C – PROFESSIONAL SERVICES    1. Services.  We will provide you the various implementation‐related services itemized in the Investment  Summary and described in the Statement of Work/our industry standard implementation plan. We will  finalize that documentation with you upon execution of this Agreement.    2. Professional Services Fees.  You agree to pay us the professional services fees in the amounts set forth in  the Investment Summary.  Those amounts are payable in accordance with our Invoicing and Payment  Policy.  You acknowledge that the fees stated in the Investment Summary are good‐faith estimates of  the amount of time and materials required for your implementation.  We will bill you the actual fees  incurred based on the in‐scope services provided to you.  Any discrepancies in the total values set forth  in the Investment Summary will be resolved by multiplying the applicable hourly rate by the quoted  hours.    3. Additional Services.  The Investment Summary contains, and the Statement of Work describes, the  scope of services and related costs (including programming and/or interface estimates) required for the  project based on our understanding of the specifications you supplied.  If additional work is required, or  if you use or request additional services, we will provide you with an addendum or change order, as  applicable, outlining the costs for the additional work.  The price quotes in the addendum or change  order will be valid for thirty (30) days from the date of the quote.    4. Cancellation. We make all reasonable efforts to schedule our personnel for travel, including arranging  travel reservations, at least two (2) weeks in advance of commitments.  Therefore, if you cancel services  less than two (2) weeks in advance (other than for Force Majeure or breach by us), you will be liable for  all (a) non‐refundable expenses incurred by us on your behalf, and (b) daily fees associated with  cancelled professional services if we are unable to reassign our personnel.  We will make all reasonable  efforts to reassign personnel in the event you cancel within two (2) weeks of scheduled commitments.    5. Services Warranty.  We will perform the services in a professional, workmanlike manner, consistent with  industry standards.  In the event we provide services that do not conform to this warranty, we will re‐ perform such services at no additional cost to you.    6. Site Access and Requirements.  At no cost to us, you agree to provide us with full and free access to your  personnel, facilities, and equipment as may be reasonably necessary for us to provide implementation  services, subject to any reasonable security protocols or other written policies provided to us as of the  Effective Date, and thereafter as mutually agreed to by you and us.  You further agree to provide a  reasonably suitable environment, location, and space for the installation of the Tyler Software and any  Third Party Products, including, without limitation, sufficient electrical circuits, cables, and other  Sample Contracts, Warranty, and Escrow    City of La Quinta Tyler Technologies, Inc.  Permit Tracking and Licensing Software Services  Page  83   reasonably necessary items required for the installation and operation of the Tyler Software and any  Third Party Products.      7. Client Assistance.  You acknowledge that the implementation of the Tyler Software is a cooperative  process requiring the time and resources of your personnel.  You agree to use all reasonable efforts to  cooperate with and assist us as may be reasonably required to meet the agreed upon project deadlines  and other milestones for implementation.  This cooperation includes at least working with us to  schedule the implementation‐related services outlined in this Agreement.  We will not be liable for  failure to meet any deadlines and milestones when such failure is due to Force Majeure or to the failure  by your personnel to provide such cooperation and assistance (either through action or omission).    8. Background Checks.  For at least the past twelve (12) years, all of our employees have undergone  criminal background checks prior to hire. All employees sign our confidentiality agreement and security  policies.    SECTION D – MAINTENANCE AND SUPPORT    This Agreement includes the period of free maintenance and support services identified in the Invoicing  and Payment Policy.  If you have purchased ongoing maintenance and support services, and continue to  make timely payments for them according to our Invoicing and Payment Policy, we will provide you with  maintenance and support services for the Tyler Software under the terms of our standard Maintenance  and Support Agreement.      If you have opted not to purchase ongoing maintenance and support services for the Tyler Software, the  Maintenance and Support Agreement does not apply to you.  Instead, you will only receive ongoing  maintenance and support on the Tyler Software on a time and materials basis.  In addition, you will:    (i) receive the lowest priority under our Support Call Process;  (ii) be required to purchase new releases of the Tyler Software, including fixes, enhancements  and patches;   (iii) be charged our then‐current rates for support services, or such other rates that we may  consider necessary to account for your lack of ongoing training on the Tyler Software;  (iv) be charged for a minimum of two (2) hours of support services for every support call; and  (v) not be granted access to the support website for the Tyler Software or the Tyler Community  Forum.    SECTION E – THIRD PARTY PRODUCTS    To the extent there are any Third Party Products set forth in the Investment Summary, the following terms  and conditions will apply:    Sample Contracts, Warranty, and Escrow    City of La Quinta Tyler Technologies, Inc.  Permit Tracking and Licensing Software Services  Page  84   1. Third Party Hardware.  We will sell, deliver, and install onsite the Third Party Hardware, if you have  purchased any, for the price set forth in the Investment Summary.  Those amounts are payable in  accordance with our Invoicing and Payment Policy.    2. Third Party Software.  Upon payment in full of the Third Party Software license fees, you will receive a  non‐transferable license to use the Third Party Software and related documentation for your internal  business purposes only.  Your license rights to the Third Party Software will be governed by the Third  Party Terms.      2.1 We will install onsite the Third Party Software.  The installation cost is included in the installation fee  in the Investment Summary.      2.2 If the Developer charges a fee for future updates, releases, or other enhancements to the Third  Party Software, you will be required to pay such additional future fee.     2.3 The right to transfer the Third Party Software to a replacement hardware system is governed by the  Developer.  You will give us advance written notice of any such transfer and will pay us for any  required or requested technical assistance from us associated with such transfer.    3. Third Party Products Warranties.    3.1 We are authorized by each Developer to grant or transfer the licenses to the Third Party Software.    3.2 The Third Party Hardware will be new and unused, and upon payment in full, you will receive free  and clear title to the Third Party Hardware.    3.3 You acknowledge that we are not the manufacturer of the Third Party Products.  We do not warrant  or guarantee the performance of the Third Party Products.  However, we grant and pass through to  you any warranty that we may receive from the Developer or supplier of the Third Party Products.     4. Third Party Services.  If you have purchased Third Party Services, those services will be provided  independent of Tyler by such third‐party at the rates set forth in the Investment Summary and in  accordance with our Invoicing and Payment Policy.    5. Maintenance.  If you have a Maintenance and Support Agreement in effect, you may report defects and  other issues related to the Third Party Software directly to us, and we will (a) directly address the defect  or issue, to the extent it relates to our interface with the Third Party Software; and/or (b) facilitate  resolution with the Developer, unless that Developer requires that you have a separate, direct  maintenance agreement in effect with that Developer.  In all events, if you do not have a Maintenance  and Support Agreement in effect with us, you will be responsible for resolving defects and other issues  related to the Third Party Software directly with the Developer.    Sample Contracts, Warranty, and Escrow    City of La Quinta Tyler Technologies, Inc.  Permit Tracking and Licensing Software Services  Page  85   SECTION F – INVOICING AND PAYMENT; INVOICE DISPUTES    1. Invoicing and Payment.  We will invoice you for all fees set forth in the Investment Summary per our  Invoicing and Payment Policy, subject to Section F(2).      2. Invoice Disputes.  If you believe any delivered software or service does not conform to the warranties in  this Agreement, you will provide us with written notice within thirty (30) days of your receipt of the  applicable invoice.  The written notice must contain reasonable detail of the issues you contend are in  dispute so that we can confirm the issue and respond to your notice with either a justification of the  invoice, an adjustment to the invoice, or a proposal addressing the issues presented in your notice.  We  will work with you as may be necessary to develop an action plan that outlines reasonable steps to be  taken by each of us to resolve any issues presented in your notice.  You may withhold payment of the  amount(s) actually in dispute, and only those amounts, until we complete the action items outlined in  the plan.  If we are unable to complete the action items outlined in the action plan because of your  failure to complete the items agreed to be done by you, then you will remit full payment of the invoice.   We reserve the right to suspend delivery of all services, including maintenance and support services, if  you fail to pay an invoice not disputed as described above within fifteen (15) days of notice of our intent  to do so.    SECTION G – TERMINATION    1. Termination.  This Agreement may be terminated as set forth below.  In the event of termination, you  will pay us for all undisputed fees and expenses related to the software, products, and/or services you  have received, or we have incurred or delivered, prior to the effective date of termination.  Disputed  fees and expenses in all terminations other than your termination for cause must have been submitted  as invoice disputes in accordance with Section F(2).    1.1 For Cause.  If you believe we have materially breached this Agreement, you will invoke the Dispute  Resolution clause set forth in Section I(3).  You may terminate this Agreement for cause in the event  we do not cure, or create a mutually agreeable action plan to address, a material breach of this  Agreement within the thirty (30) day window set forth in Section I(3).      1.2 Force Majeure.  Either party has the right to terminate this Agreement if a Force Majeure event  suspends performance of this Agreement for a period of forty‐five (45) days or more.    1.3 Lack of Appropriations.  If you should not appropriate or otherwise receive funds sufficient to  purchase, lease, operate, or maintain the software or services set forth in this Agreement, you may  unilaterally terminate this Agreement upon thirty (30) days written notice to us.  You will not be  entitled to a refund or offset of previously paid license and other fees.  You agree not to use  termination for lack of appropriations as a substitute for termination for convenience.     Sample Contracts, Warranty, and Escrow    City of La Quinta Tyler Technologies, Inc.  Permit Tracking and Licensing Software Services  Page  86   SECTION H – INDEMNIFICATION, LIMITATION OF LIABILITY AND INSURANCE    1. Intellectual Property Infringement Indemnification.      1.1 We will defend you against any third party claim(s) that the Tyler Software or Documentation  infringes that third party’s patent, copyright, or trademark, or misappropriates its trade secrets, and  will pay the amount of any resulting adverse final judgment (or settlement to which we consent).   You must notify us promptly in writing of the claim and give us sole control over its defense or  settlement.  You agree to provide us with reasonable assistance, cooperation, and information in  defending the claim at our expense.    1.2 Our obligations under this Section H(1) will not apply to the extent the claim or adverse final  judgment is based on your: (a) use of a previous version of the Tyler Software and the claim would  have been avoided had you installed and used the current version of the Tyler Software, and we  provided notice of that requirement to you; (b) combining the Tyler Software with any product or  device not provided, contemplated, or approved by us; (c) altering or modifying the Tyler Software,  including any modification by third parties at your direction or otherwise permitted by you; (d) use  of the Tyler Software in contradiction of this Agreement, including with non‐licensed third parties;  or (e) willful infringement, including use of the Tyler Software after we notify you to discontinue use  due to such a claim.    1.3 If we receive information concerning an infringement or misappropriation claim related to the Tyler  Software, we may, at our expense and without obligation to do so, either: (a) procure for you the  right to continue its use; (b) modify it to make it non‐infringing; or (c) replace it with a functional  equivalent, in which case you will stop running the allegedly infringing Tyler Software immediately.   Alternatively, we may decide to litigate the claim to judgment, in which case you may continue to  use the Tyler Software consistent with the terms of this Agreement.    1.4 If an infringement or misappropriation claim is fully litigated and your use of the Tyler Software is  enjoined by a court of competent jurisdiction, in addition to paying any adverse final judgment (or  settlement to which we consent), we will, at our option, either: (a) procure the right to continue its  use; (b) modify it to make it non‐infringing; (c) replace it with a functional equivalent; or (d)  terminate your license and refund the license fees paid for the infringing Tyler Software, as  depreciated on a straight‐line basis measured over seven (7) years from the Effective Date.  We will  pursue those options in the order listed herein.  This section provides your exclusive remedy for  third party copyright, patent, or trademark infringement and trade secret misappropriation claims.    2. General Indemnification.    2.1 We will indemnify and hold harmless you and your agents, officials, and employees from and against  any and all third‐party claims, losses, liabilities, damages, costs, and expenses (including reasonable  attorney's fees and costs) for (a) personal injury or property damage to the extent caused by our  negligence or willful misconduct; or (b) our violation of PCI DSS requirements or a law applicable to  Sample Contracts, Warranty, and Escrow    City of La Quinta Tyler Technologies, Inc.  Permit Tracking and Licensing Software Services  Page  87   our performance under this Agreement.  You must notify us promptly in writing of the claim and  give us sole control over its defense or settlement.  You agree to provide us with reasonable  assistance, cooperation, and information in defending the claim at our expense.    2.2 To the extent permitted by applicable law, you will indemnify and hold harmless us and our agents,  officials, and employees from and against any and all third‐party claims, losses, liabilities, damages,  costs, and expenses (including reasonable attorney's fees and costs) for personal injury or property  damage to the extent caused by your negligence or willful misconduct; or (b) your violation of a law  applicable to your performance under this Agreement. We will notify you promptly in writing of the  claim and will give you sole control over its defense or settlement.  We agree to provide you with  reasonable assistance, cooperation, and information in defending the claim at your expense.    3. DISCLAIMER.  EXCEPT FOR THE EXPRESS WARRANTIES PROVIDED IN THIS AGREEMENT AND TO THE  MAXIMUM EXTENT PERMITTED BY APPLICABLE LAW, WE HEREBY DISCLAIM ALL OTHER WARRANTIES  AND CONDITIONS, WHETHER EXPRESS, IMPLIED, OR STATUTORY, INCLUDING, BUT NOT LIMITED TO,  ANY IMPLIED WARRANTIES, DUTIES, OR CONDITIONS OF MERCHANTABILITY OR FITNESS FOR A  PARTICULAR PURPOSE.    4. LIMITATION OF LIABILITY.  EXCEPT AS OTHERWISE EXPRESSLY SET FORTH IN THIS AGREEMENT, OUR  LIABILITY FOR DAMAGES ARISING OUT OF THIS AGREEMENT, WHETHER BASED ON A THEORY OF  CONTRACT OR TORT, INCLUDING NEGLIGENCE AND STRICT LIABILITY, SHALL BE LIMITED TO YOUR  ACTUAL DIRECT DAMAGES, NOT TO EXCEED (A) PRIOR TO FORMAL TRANSITION TO MAINTENANCE  AND SUPPORT, THE TOTAL ONE‐TIME FEES SET FORTH IN THE INVESTMENT SUMMARY; OR (B) AFTER  FORMAL TRANSITION TO MAINTENANCE AND SUPPORT, THE THEN‐CURRENT ANNUAL MAINTENANCE  AND SUPPORT FEE.  THE PARTIES ACKNOWLEDGE AND AGREE THAT THE PRICES SET FORTH IN THIS  AGREEMENT ARE SET IN RELIANCE UPON THIS LIMITATION OF LIABILITY AND TO THE MAXIMUM  EXTENT ALLOWED UNDER APPLICABLE LAW, THE EXCLUSION OF CERTAIN DAMAGES, AND EACH  SHALL APPLY REGARDLESS OF THE FAILURE OF AN ESSENTIAL PURPOSE OF ANY REMEDY.  THE  FOREGOING LIMITATION OF LIABILITY SHALL NOT APPLY TO CLAIMS THAT ARE SUBJECT TO SECTIONS  H(1) AND H(2).    5. EXCLUSION OF CERTAIN DAMAGES.  TO THE MAXIMUM EXTENT PERMITTED BY APPLICABLE LAW, IN  NO EVENT SHALL WE BE LIABLE FOR ANY SPECIAL, INCIDENTAL, PUNITIVE, INDIRECT, OR  CONSEQUENTIAL DAMAGES WHATSOEVER, EVEN IF WE HAVE BEEN ADVISED OF THE POSSIBILITY OF  SUCH DAMAGES.    6. Insurance.  During the course of performing services under this Agreement, we agree to maintain the  following levels of insurance: (a) Commercial General Liability of at least $1,000,000; (b) Automobile  Liability of at least $1,000,000; (c) Professional Liability of at least $1,000,000; (d) Workers  Compensation complying with applicable statutory requirements; and (e) Excess/Umbrella Liability of at  least $5,000,000.  We will add you as an additional insured to our Commercial General Liability and  Automobile Liability policies, which will automatically add you as an additional insured to our  Sample Contracts, Warranty, and Escrow    City of La Quinta Tyler Technologies, Inc.  Permit Tracking and Licensing Software Services  Page  88   Excess/Umbrella Liability policy as well.  We will provide you with copies of certificates of insurance  upon your written request.    SECTION I – GENERAL TERMS AND CONDITIONS    1. Additional Products and Services.  You may purchase additional products and services at the rates set  forth in the Investment Summary for twelve (12) months from the Effective Date, and thereafter at our  then‐current list price, by executing a mutually agreed addendum.  If no rate is provided in the  Investment Summary, or those twelve (12) months have expired, you may purchase additional products  and services at our then‐current list price, also by executing a mutually agreed addendum.  The terms of  this Agreement will control any such additional purchase(s), unless otherwise specifically provided in the  addendum.    2. Optional Items.  Pricing for any listed optional products and services in the Investment Summary will be  valid for twelve (12) months from the Effective Date.    3. Dispute Resolution.  You agree to provide us with written notice within thirty (30) days of becoming  aware of a dispute.  You agree to cooperate with us in trying to reasonably resolve all disputes,  including, if requested by either party, appointing a senior representative to meet and engage in good  faith negotiations with our appointed senior representative.  Senior representatives will convene within  thirty (30) days of the written dispute notice, unless otherwise agreed.  All meetings and discussions  between senior representatives will be deemed confidential settlement discussions not subject to  disclosure under Federal Rule of Evidence 408 or any similar applicable state rule.  If we fail to resolve  the dispute, then the parties shall participate in non‐binding mediation in an effort to resolve the  dispute.  If the dispute remains unresolved after mediation, then either of us may assert our respective  rights and remedies in a court of competent jurisdiction.  Nothing in this section shall prevent you or us  from seeking necessary injunctive relief during the dispute resolution procedures.    4. Taxes.  The fees in the Investment Summary do not include any taxes, including, without limitation,  sales, use, or excise tax.  If you are a tax‐exempt entity, you agree to provide us with a tax‐exempt  certificate.  Otherwise, we will pay all applicable taxes to the proper authorities and you will reimburse  us for such taxes.  If you have a valid direct‐pay permit, you agree to provide us with a copy.  For clarity,  we are responsible for paying our income taxes, both federal and state, as applicable, arising from our  performance of this Agreement.           5. Nondiscrimination.  We will not discriminate against any person employed or applying for employment  concerning the performance of our responsibilities under this Agreement.  This discrimination  prohibition will apply to all matters of initial employment, tenure, and terms of employment, or  otherwise with respect to any matter directly or indirectly relating to employment concerning race,  color, religion, national origin, age, sex, sexual orientation, ancestry, disability that is unrelated to the  individual's ability to perform the duties of a particular job or position, height, weight, marital status, or  political affiliation.  We will post, where appropriate, all notices related to nondiscrimination as may be  required by applicable law.    Sample Contracts, Warranty, and Escrow    City of La Quinta Tyler Technologies, Inc.  Permit Tracking and Licensing Software Services  Page  89     6. E‐Verify.  We have complied, and will comply, with the E‐Verify procedures administered by the U.S.  Citizenship and Immigration Services Verification Division for all of our employees assigned to your  project.    7. Subcontractors.  We will not subcontract any services under this Agreement without your prior written  consent, not to be unreasonably withheld.    8. Binding Effect; No Assignment.  This Agreement shall be binding on, and shall be for the benefit of,  either your or our successor(s) or permitted assign(s). Neither party may assign this Agreement without  the prior written consent of the other party; provided, however, your consent is not required for an  assignment by us as a result of a corporate reorganization, merger, acquisition, or purchase of  substantially all of our assets.    9. Force Majeure.  Except for your payment obligations, neither party will be liable for delays in performing  its obligations under this Agreement to the extent that the delay is caused by Force Majeure; provided,  however, that within ten (10) business days of the Force Majeure event, the party whose performance is  delayed provides the other party with written notice explaining the cause and extent thereof, as well as  a request for a reasonable time extension equal to the estimated duration of the Force Majeure event.      10. No Intended Third Party Beneficiaries.  This Agreement is entered into solely for the benefit of you and  us.  No third party will be deemed a beneficiary of this Agreement, and no third party will have the right  to make any claim or assert any right under this Agreement.  This provision does not affect the rights of  third parties under any Third Party Terms.    11. Entire Agreement; Amendment.  This Agreement represents the entire agreement between you and us  with respect to the subject matter hereof, and supersedes any prior agreements, understandings, and  representations, whether written, oral, expressed, implied, or statutory.  Purchase orders submitted by  you, if any, are for your internal administrative purposes only, and the terms and conditions contained  in those purchase orders will have no force or effect. This Agreement may only be modified by a written  amendment signed by an authorized representative of each party.    12. Severability.  If any term or provision of this Agreement is held invalid or unenforceable, the remainder  of this Agreement will be considered valid and enforceable to the fullest extent permitted by law.    13. No Waiver.  In the event that the terms and conditions of this Agreement are not strictly enforced by  either party, such non‐enforcement will not act as or be deemed to act as a waiver or modification of  this Agreement, nor will such non‐enforcement prevent such party from enforcing each and every term  of this Agreement thereafter.    Sample Contracts, Warranty, and Escrow    City of La Quinta Tyler Technologies, Inc.  Permit Tracking and Licensing Software Services  Page  90   14. Independent Contractor.  We are an independent contractor for all purposes under this Agreement.    15. Notices.  All notices or communications required or permitted as a part of this Agreement, such as  notice of an alleged material breach for a termination for cause or a dispute that must be submitted to  dispute resolution, must be in writing and will be deemed delivered upon the earlier of the following: (a)  actual receipt by the receiving party; (b) upon receipt by sender of a certified mail, return receipt signed  by an employee or agent of the receiving party; (c) upon receipt by sender of proof of email delivery; or  (d) if not actually received, five (5) days after deposit with the United States Postal Service authorized  mail center with proper postage (certified mail, return receipt requested) affixed and addressed to the  other party at the address set forth on the signature page hereto or such other address as the party may  have designated by proper notice.  The consequences for the failure to receive a notice due to improper  notification by the intended receiving party of a change in address will be borne by the intended  receiving party.    16. Client Lists.  You agree that we may identify you by name in client lists, marketing presentations, and  promotional materials.    17. Confidentiality.  Both parties recognize that their respective employees and agents, in the course of  performance of this Agreement, may be exposed to confidential information and that disclosure of such  information could violate rights to private individuals and entities, including the parties.  Confidential  information is nonpublic information that a reasonable person would believe to be confidential and  includes, without limitation, personal identifying information (e.g., social security numbers) and trade  secrets, each as defined by applicable state law.  Each party agrees that it will not disclose any  confidential information of the other party and further agrees to take all reasonable and appropriate  action to prevent such disclosure by its employees or agents.  The confidentiality covenants contained  herein will survive the termination or cancellation of this Agreement.  This obligation of confidentiality  will not apply to information that:    (a) is in the public domain, either at the time of disclosure or afterwards, except by breach of this  Agreement by a party or its employees or agents;  (b) a party can establish by reasonable proof was in that party's possession at the time of initial  disclosure;  (c) a party receives from a third party who has a right to disclose it to the receiving party; or  (d) is the subject of a legitimate disclosure request under the open records laws or similar  applicable public disclosure laws governing this Agreement; provided, however, that in the  event you receive an open records or other similar applicable request, you will give us prompt  notice and otherwise perform the functions required by applicable law.      18. Business License.  In the event a local business license is required for us to perform services hereunder,  you will promptly notify us and provide us with the necessary paperwork and/or contact information so  that we may timely obtain such license.    Sample Contracts, Warranty, and Escrow    City of La Quinta Tyler Technologies, Inc.  Permit Tracking and Licensing Software Services  Page  91   19. Governing Law.  This Agreement will be governed by and construed in accordance with the laws of your  state of domicile, without regard to its rules on conflicts of law.    20. Multiple Originals and Authorized Signatures.  This Agreement may be executed in multiple originals,  any of which will be independently treated as an original document.  Any electronic, faxed, scanned,  photocopied, or similarly reproduced signature on this Agreement or any amendment hereto will be  deemed an original signature and will be fully enforceable as if an original signature.  Each party  represents to the other that the signatory set forth below is duly authorized to bind that party to this  Agreement.    21. Cooperative Procurement.  To the maximum extent permitted by applicable law, we agree that this  Agreement may be used as a cooperative procurement vehicle by eligible jurisdictions.  We reserve the  right to negotiate and customize the terms and conditions set forth herein, including but not limited to  pricing, to the scope and circumstances of that cooperative procurement.    22. Performance Bond. Tyler will secure a performance bond (“Bond”) agreeable to both parties within ten  (10) business days after execution of this Agreement in the face amount of $[X]. The cost of the Bond,  equal to $[Y], is based on the total contract dollar amount of this Agreement for an initial term of  twenty‐four (24) months and is payable in accordance with the terms set forth in Exhibit B. Client  acknowledges and agrees that it will be responsible for any increase in Bond premiums during the first  two years of the Agreement caused by Client’s election to increase the Agreement and Bond dollar  amount. In the event that implementation activities are not complete after the expiration of the initial  twenty‐four (24) month term, Client may elect to renew or extend the term of the performance bond,  and Client shall be solely responsible for providing us with notice and for any additional bond premiums.  All bond renewals shall be subject to underwriting or surety approval.    23. Contract Documents.  This Agreement includes the following exhibits:    Exhibit A  Investment Summary  Exhibit B  Invoicing and Payment Policy  Schedule 1: Business Travel Policy  Exhibit C  Maintenance and Support Agreement   Schedule 1: Support Call Process  Exhibit D  Third Party Terms  Exhibit E  Statement of Work    IN WITNESS WHEREOF, a duly authorized representative of each party has executed this Agreement as of  the date(s) set forth below.    Tyler Technologies, Inc.     [INSERT CLIENT NAME]    Sample Contracts, Warranty, and Escrow    City of La Quinta Tyler Technologies, Inc.  Permit Tracking and Licensing Software Services  Page  92     By:       By:          Name:       Name:          Title:       Title:          Date:       Date:          Address for Notices:     Address for Notices:  Tyler Technologies, Inc.  [INSERT CLIENT NAME]  One Tyler Drive  [INSERT CLIENT ADDRESS]  Yarmouth, ME 04096  [INSERT CLIENT ADDRESS]  Attention: Chief Legal Officer  Attention: ______________________________    Sample Contracts, Warranty, and Escrow    City of La Quinta Tyler Technologies, Inc.  Permit Tracking and Licensing Software Services  Page  93       Exhibit A  Investment Summary    The following Investment Summary details the software, products, and services to be delivered by us to you  under the Agreement.  This Investment Summary is effective as of the Effective Date.  Capitalized terms not  otherwise defined will have the meaning assigned to such terms in the Agreement.     Tyler sales quotation to be inserted prior to Agreement execution.    REMAINDER OF PAGE INTENTIONALLY LEFT BLANK  Sample Contracts, Warranty, and Escrow    City of La Quinta Tyler Technologies, Inc.  Permit Tracking and Licensing Software Services  Page  94       Exhibit B  Invoicing and Payment Policy    We will provide you with the software and services set forth in the Investment Summary.  Capitalized terms  not otherwise defined will have the meaning assigned to such terms in the Agreement.    Invoicing:  We will invoice you for the applicable license and services fees in the Investment Summary as set  forth below.  Your rights to dispute any invoice are set forth in the Agreement.    1. Tyler Software.      1.1 License Fees:  License fees are invoiced as follows: (a) 25% on the Effective Date; (b) 60% on the  date when we make the applicable Tyler Software available to you for downloading (the  “Available Download Date”); and (c) 15% on the earlier of use of the Tyler Software in live  production or 180 days after the Available Download Date.    1.2 Maintenance and Support Fees: Year 1 maintenance and support fees are waived through the  earlier of (a) availability of the Tyler Software for use in a live production environment; or (b)  one (1) year from the Effective Date.  Year 2 maintenance and support fees, at our then‐current  rates, are payable on that earlier‐of date, and subsequent maintenance and support fees are  invoiced annually in advance of each anniversary thereof.  Your fees for each subsequent year  will be set at our then‐current rates.    1.3 Subscription Fees: Your initial subscription fees for Postal Xpress, Tyler Transparency and Tyler  Notify are invoiced when we make the product available to you. Subsequent subscription fees  are due annually in advance on the anniversary of that date at our then‐current rates.    2. Professional Services.    2.1 Implementation and Other Professional Services (including training): Implementation and other  professional services (including training) are billed and invoiced as delivered, at the rates set  forth in the Investment Summary.      2.2 Consulting Services: If you have purchased any Business Process Consulting services, if they have  been quoted as fixed‐fee services, they will be invoiced 50% upon delivery of the Best Practice  Recommendations, by module, and 50% upon delivery of custom desktop procedures, by  module.  If you have purchased any Business Process Consulting services and they are quoted as  an estimate, then we will bill you the actual services delivered on a time and materials basis.  Sample Contracts, Warranty, and Escrow    City of La Quinta Tyler Technologies, Inc.  Permit Tracking and Licensing Software Services  Page  95     2.3 Conversions: Fixed‐fee conversions are invoiced 50% upon initial delivery of the converted data,  by conversion option, and 50% upon Client acceptance to load the converted data into  Live/Production environment, by conversion option.  Where conversions are quoted as  estimated, we will bill you the actual services delivered on a time and materials basis.    2.4 Requested Modifications to the Tyler Software: Requested modifications to the Tyler Software  are invoiced 50% upon delivery of specifications and 50% upon delivery of the applicable  modification.  You must report any failure of the modification to conform to the specifications  within thirty (30) days of delivery; otherwise, the modification will be deemed to be in  compliance with the specifications after the 30‐day window has passed.  You may still report  Defects to us as set forth in the Maintenance and Support Agreement.    2.5 Other Fixed Price Services: Except as otherwise provided, other fixed price services are invoiced  as delivered, at the rates set forth in the Investment Summary. For the avoidance of doubt,  where “Project Planning Services” are provided, payment will be due upon delivery of the  Implementation Planning document.     Dedicated Project Management services, if any, will be billed monthly in arrears, beginning on  the first day of the month immediately following initiation of project planning.    Change Management Services: If you have purchased any change management services, those  services will be invoiced in the following amounts and upon the following milestones:    Acceptance of Change Management Discovery Analysis 15%  Delivery of Change Management Plan and Strategy Presentation 10%  Acceptance of Executive Playbook 15%  Acceptance of Resistance Management Plan 15%  Acceptance of Procedural Change Communications Plan 10%  Change Management Coach Training 20%  Change Management After‐Action Review 15%    3. Other Services and Fees. [Include as applicable]    3.1 Systems Management: Systems Management Services are invoiced on the Available Download  Date and are provided in accordance with the Agreement for Tyler Systems Management  attached to this Agreement as Exhibit ___.  Systems Management Services will renew  automatically for additional one (1) year terms at our then‐current Systems Management  Services fee, unless terminated in writing by either party at least thirty (30) days prior to the end  of the then‐current term.    3.2 Disaster Recovery Services: Disaster Recovery Services are invoiced annually in advance upon  our receipt of your data.  Disaster Recovery services will be provided in accordance with the  terms of our then‐current Disaster Recovery Agreement and will renew automatically for  Sample Contracts, Warranty, and Escrow    City of La Quinta Tyler Technologies, Inc.  Permit Tracking and Licensing Software Services  Page  96   additional one (1) year terms at our then‐current Disaster Recovery fee, unless terminated in  writing by either party at least thirty (30) days prior to the end of the then‐current term.  Our  current Disaster Recovery Agreement is attached to this Agreement as Exhibit ___.      3.3 Payroll Tax Table Update Fee: The first year Payroll Tax Table Update Fee for the one‐year  period commencing on the Available Download Date is waived.  Subsequent annual Payroll Tax  Table Update fees will be due on the anniversary of the Available Download Date.  Annual  Payroll Tax Table Update services will renew automatically for additional one‐year terms at our  then‐current Annual Payroll Tax Table Update service fee, unless terminated in writing by either  party at least thirty (30) days prior to the end of the then‐current term.    3.4 Performance Bond: We will invoice you the fees for the performance bond, set forth in the  Investment Summary, within ten (10) days of the Effective Date.    3.5 Brazos Hosting Fees: Hosting fees for the Brazos software are invoiced annually in advance,  beginning on the Effective Date. Year 1 fees are at the rates set forth in the Investment  Summary. Subsequent annual fees will be at our then‐current rates.    3.6 Annual Fees: Annual fees for the Tyler Incode applications set forth in the Investment Summary  are invoiced on the Effective Date. Subsequent fees are due annually in advance of each  anniversary thereof at our then‐current rates.    4. Third Party Products.      4.1 Third Party Software License Fees: License fees for Third Party Software, if any, are invoiced  when we make it available to you for downloading.    4.2 Third Party Software Maintenance: The first year maintenance fees for the Third Party Software,  if any, is invoiced when we make that Third Party Software available to you for downloading.    4.3 Third Party Hardware: Third Party Hardware costs, if any, are invoiced upon delivery.     4.4 Third Party Services:  Fees for Third Party Services, if any, are invoiced as delivered, along with  applicable expenses, at the rates set forth in the Investment Summary.     4.5 Tyler Notify Minutes and Messages: Tyler Notify Minutes and Messages are invoiced when we  make Tyler Notify available to you. Subsequent fees for minutes and messages, at our then‐ current rates, will be due when you request additional minutes and messages and they are  made available to you.    5. Expenses.  The service rates in the Investment Summary do not include travel expenses.  Expenses  for Tyler delivered services will be billed as incurred and only in accordance with our then‐current  Business Travel Policy, plus a 10% travel agency processing fee.  Our current Business Travel Policy is  attached to this Exhibit B at Schedule 1.  Copies of receipts will be provided upon request; we  Sample Contracts, Warranty, and Escrow    City of La Quinta Tyler Technologies, Inc.  Permit Tracking and Licensing Software Services  Page  97   reserve the right to charge you an administrative fee depending on the extent of your requests.   Receipts for miscellaneous items less than twenty‐five dollars and mileage logs are not available.      Payment.  Payment for undisputed invoices is due within forty‐five (45) days of the invoice date.  We prefer  to receive payments electronically.  Our electronic payment information is available by contacting  AR@tylertech.com.  Sample Contracts, Warranty, and Escrow    City of La Quinta Tyler Technologies, Inc.  Permit Tracking and Licensing Software Services  Page  98        Exhibit B  Schedule 1  Business Travel Policy    1. Air Travel      A. Reservations & Tickets      The Travel Management Company (TMC) used by Tyler will provide an employee with a direct flight  within two hours before or after the requested departure time, assuming that flight does not add more  than three hours to the employee’s total trip duration and the fare is within $100 (each way) of the  lowest logical fare.  If a net savings of $200 or more (each way) is possible through a connecting flight  that is within two hours before or after the requested departure time and that does not add more than  three hours to the employee’s total trip duration, the connecting flight should be accepted.        Employees are encouraged to make advanced reservations to take full advantage of discount  opportunities.  Employees should use all reasonable efforts to make travel arrangements at least two (2)  weeks in advance of commitments.  A seven (7) day advance booking requirement is mandatory.  When  booking less than seven (7) days in advance, management approval will be required.        Except in the case of international travel where a segment of continuous air travel is six (6) or more  consecutive hours in length, only economy or coach class seating is reimbursable. Employees shall not  be reimbursed for “Basic Economy Fares” because these fares are non‐refundable and have many  restrictions that outweigh the cost‐savings.     B. Baggage Fees      Reimbursement of personal baggage charges are based on trip duration as follows:      • Up to five (5) days = one (1) checked bag   Sample Contracts, Warranty, and Escrow    City of La Quinta Tyler Technologies, Inc.  Permit Tracking and Licensing Software Services  Page  99   • Six (6) or more days = two (2) checked bags      Baggage fees for sports equipment are not reimbursable.      2. Ground Transportation      A. Private Automobile      Mileage Allowance – Business use of an employee’s private automobile will be reimbursed at the  current IRS allowable rate, plus out of pocket costs for tolls and parking.  Mileage will be calculated by  using the employee's office as the starting and ending point, in compliance with IRS regulations.   Employees who have been designated a home office should calculate miles from their home.     B. Rental Car   Employees are authorized to rent cars only in conjunction with air travel when cost, convenience, and  the specific situation reasonably require their use.  When renting a car for Tyler business, employees  should select a “mid‐size” or “intermediate” car.  “Full” size cars may be rented when three or more  employees are traveling together.  Tyler carries leased vehicle coverage for business car rentals; except  for employees traveling to Alaska and internationally (excluding Canada), additional insurance on the  rental agreement should be declined.     C. Public Transportation      Taxi or airport limousine services may be considered when traveling in and around cities or to and from  airports when less expensive means of transportation are unavailable or impractical.  The actual fare  plus a reasonable tip (15‐18%) are reimbursable.  In the case of a free hotel shuttle to the airport, tips  are included in the per diem rates and will not be reimbursed separately.      D. Parking & Tolls      When parking at the airport, employees must use longer term parking areas that are measured in days  as opposed to hours.  Park and fly options located near some airports may also be used.  For extended  trips that would result in excessive parking charges, public transportation to/from the airport should be  considered.  Tolls will be reimbursed when receipts are presented.   Sample Contracts, Warranty, and Escrow    City of La Quinta Tyler Technologies, Inc.  Permit Tracking and Licensing Software Services  Page  100      3. Lodging      Tyler’s TMC will select hotel chains that are well established, reasonable in price, and conveniently  located in relation to the traveler's work assignment.  Typical hotel chains include Courtyard, Fairfield  Inn, Hampton Inn, and Holiday Inn Express.  If the employee has a discount rate with a local hotel, the  hotel reservation should note that discount and the employee should confirm the lower rate with the  hotel upon arrival.  Employee memberships in travel clubs such as AAA should be noted in their travel  profiles so that the employee can take advantage of any lower club rates.       “No shows” or cancellation fees are not reimbursable if the employee does not comply with the hotel’s  cancellation policy.      Tips for maids and other hotel staff are included in the per diem rate and are not reimbursed separately.     Employees are not authorized to reserve non‐traditional short‐term lodging, such as Airbnb, VRBO, and  HomeAway. Employees who elect to make such reservations shall not be reimbursed.     4. Meals and Incidental Expenses      Employee meals and incidental expenses while on travel status within the continental U.S. are in  accordance with the federal per diem rates published by the General Services Administration.  Incidental  expenses include tips to maids, hotel staff, and shuttle drivers and other minor travel expenses.  Per  diem rates are available at www.gsa.gov/perdiem.       Per diem for Alaska, Hawaii, U.S. protectorates and international destinations are provided separately by  the Department of State and will be determined as required.     A. Overnight Travel     For each full day of travel, all three meals are reimbursable.  Per diems on the first and last day of a trip  are governed as set forth below.       Sample Contracts, Warranty, and Escrow    City of La Quinta Tyler Technologies, Inc.  Permit Tracking and Licensing Software Services  Page  101   Departure Day      Depart before 12:00 noon         Lunch and dinner   Depart after 12:00 noon             Return Day      Dinner   Return before 12:00 noon         Breakfast   Return between 12:00 noon & 7:00 p.m.    Breakfast and lunch   Return after 7:00 p.m.*           Breakfast, lunch and dinner      *7:00 p.m. is defined as direct travel time and does not include time taken to stop for dinner.      The reimbursement rates for individual meals are calculated as a percentage of the full day per diem as  follows:      Breakfast   15%   Lunch      25%   Dinner    60%      B. Same Day Travel      Employees traveling at least 100 miles to a site and returning in the same day are eligible to claim lunch  on an expense report.  Employees on same day travel status are eligible to claim dinner in the event  they return home after 7:00 p.m.*      *7:00 p.m. is defined as direct travel time and does not include time taken to stop for dinner.      5. Internet Access – Hotels and Airports      Employees who travel may need to access their e‐mail at night.  Many hotels provide free high speed  internet access and Tyler employees are encouraged to use such hotels whenever possible.  If an  employee’s hotel charges for internet access it is reimbursable up to $10.00 per day.  Charges for  internet access at airports are not reimbursable.      6.  International Travel   Sample Contracts, Warranty, and Escrow    City of La Quinta Tyler Technologies, Inc.  Permit Tracking and Licensing Software Services  Page  102     All international flights with the exception of flights between the U.S. and Canada should be reserved  through TMC using the “lowest practical coach fare” with the exception of flights that are six (6) or more  consecutive hours in length. In such event, the next available seating class above coach shall be  reimbursed.     When required to travel internationally for business, employees shall be reimbursed for photo fees,  application fees, and execution fees when obtaining a new passport book, but fees related to passport  renewals are not reimbursable. Visa application and legal fees, entry taxes and departure taxes are  reimbursable.     The cost of vaccinations that are either required for travel to specific countries or suggested by the U.S.  Department of Health & Human Services for travel to specific countries, is reimbursable.     Section 4, Meals & Incidental Expenses, and Section 2.b., Rental Car, shall apply to this section.       Sample Contracts, Warranty, and Escrow    City of La Quinta Tyler Technologies, Inc.  Permit Tracking and Licensing Software Services  Page  103     Exhibit C  Maintenance and Support Agreement    We will provide you with the following maintenance and support services for the Tyler Software.  Capitalized  terms not otherwise defined will have the meaning assigned to such terms in the Agreement.       1. Term.  We provide maintenance and support services on an annual basis.  The initial term commences  on the Effective Date, and remains in effect for one (1) year.  The term will renew automatically for  additional one (1) year terms unless terminated in writing by either party at least thirty (30) days prior  to the end of the then‐current term.  We will adjust the term to match your first use of the Tyler  Software in live production if that event precedes the one (1) year anniversary of the Effective Date.    2. Maintenance and Support Fees.  Your year 1 maintenance and support fees for the Tyler Software are  listed in the Investment Summary, and your payment obligations are set forth in the Invoicing and  Payment Policy.   We reserve the right to suspend maintenance and support services if you fail to pay  undisputed maintenance and support fees within thirty (30) days of our written notice.  We will  reinstate maintenance and support services only if you pay all past due maintenance and support fees,  including all fees for the periods during which services were suspended.        3. Maintenance and Support Services.  As long as you are not using the Help Desk as a substitute for our  training services on the Tyler Software, and you timely pay your maintenance and support fees, we will,  consistent with our then‐current Support Call Process:    3.1 perform our maintenance and support obligations in a professional, good, and workmanlike  manner, consistent with industry standards, to resolve Defects in the Tyler Software (subject to any  applicable release life cycle policy); provided, however, that if you modify the Tyler Software  without our consent, our obligation to provide maintenance and support services on and warrant  the Tyler Software will be void;    3.2 provide support during our established support hours;    3.3 maintain personnel that are sufficiently trained to be familiar with the Tyler Software and Third  Party Software, if any, in order to provide maintenance and support services;    3.4 provide you with a copy of all releases to the Tyler Software (including updates and enhancements)  that we make generally available without additional charge to customers who have a maintenance  and support agreement in effect; and  Sample Contracts, Warranty, and Escrow    City of La Quinta Tyler Technologies, Inc.  Permit Tracking and Licensing Software Services  Page  104     3.5 provide non‐Defect resolution support of prior releases of the Tyler Software in accordance with any  applicable release life cycle policy.    4. Client Responsibilities.  We will use all reasonable efforts to perform any maintenance and support  services remotely.  Currently, we use a third‐party secure unattended connectivity tool called Bomgar,  as well as GotoAssist by Citrix.  Therefore, you agree to maintain a high‐speed internet connection  capable of connecting us to your PCs and server(s).  You agree to provide us with a login account and  local administrative privileges as we may reasonably require to perform remote services.  We will, at our  option, use the secure connection to assist with proper diagnosis and resolution, subject to any  reasonably applicable security protocols.  If we cannot resolve a support issue remotely, we may be  required to provide onsite services.  In such event, we will be responsible for our travel expenses, unless  it is determined that the reason onsite support was required was a reason outside our control.  Either  way, you agree to provide us with full and free access to the Tyler Software, working space, adequate  facilities within a reasonable distance from the equipment, and use of machines, attachments, features,  or other equipment reasonably necessary for us to provide the maintenance and support services, all at  no charge to us.  We strongly recommend that you also maintain a VPN for backup connectivity  purposes.     5. Hardware and Other Systems.  If you are a self‐hosted customer and, in the process of diagnosing a  software support issue, it is discovered that one of your peripheral systems or other software is the  cause of the issue, we will notify you so that you may contact the support agency for that peripheral  system. We cannot support or maintain Third Party Products except as expressly set forth in the  Agreement.    In order for us to provide the highest level of software support, you bear the following responsibility  related to hardware and software:     (a) All infrastructure executing Tyler Software shall be managed by you;  (b) You will maintain support contracts for all non‐Tyler software associated with Tyler Software  (including operating systems and database management systems, but excluding Third‐Party  Software, if any); and  (c) You will perform daily database backups and verify that those backups are successful.     6. Other Excluded Services.  Maintenance and support fees do not include fees for the following services:  (a) initial installation or implementation of the Tyler Software; (b) onsite maintenance and support  (unless Tyler cannot remotely correct a Defect in the Tyler Software, as set forth above); (c) application  design; (d) other consulting services; (e) maintenance and support of an operating system or hardware,  unless you are a hosted customer; (f) support outside our normal business hours as listed in our then‐ current Support Call Process; or (g) installation, training services, or third party product costs related to  a new release.  Requested maintenance and support services such as those outlined in this section will  be billed to you on a time and materials basis at our then current rates.  You must request those services  with at least one (1) weeks’ advance notice.    Sample Contracts, Warranty, and Escrow    City of La Quinta Tyler Technologies, Inc.  Permit Tracking and Licensing Software Services  Page  105     7. Current Support Call Process.  Our current Support Call Process for the Tyler Software is attached to this  Exhibit C at Schedule 1.  Sample Contracts, Warranty, and Escrow    City of La Quinta Tyler Technologies, Inc.  Permit Tracking and Licensing Software Services  Page  106     Exhibit C  Schedule 1  Support Call Process    Support Channels  Tyler Technologies, Inc. provides the following channels of software support:    (1) Tyler Community – an on‐line resource, Tyler Community provides a venue for all Tyler clients with  current maintenance agreements to collaborate with one another, share best practices and  resources, and access documentation.    (2) On‐line submission (portal) – for less urgent and functionality‐based questions, users may create  unlimited support incidents through the customer relationship management portal available at the  Tyler Technologies website.    (3) Email – for less urgent situations, users may submit unlimited emails directly to the software  support group.  (4) Telephone – for urgent or complex questions, users receive toll‐free, unlimited telephone software  support.   Support Resources    A number of additional resources are available to provide a comprehensive and complete support  experience:   (1) Tyler Website – www.tylertech.com – for accessing client tools and other information including  support contact information.   (2) Tyler Community – available through login, Tyler Community provides a venue for clients to support  one another and share best practices and resources.   (3) Knowledgebase – A fully searchable depository of thousands of documents related to procedures,  best practices, release information, and job aides.   (4) Program Updates – where development activity is made available for client consumption  Support Availability  Tyler Technologies support is available during the local business hours of 8 AM to 5 PM (Monday – Friday)  across four US time zones (Pacific, Mountain, Central and Eastern). Clients may receive coverage across  these time zones. Tyler’s holiday schedule is outlined below. There will be no support coverage on these  days.     New Year’s Day  Thanksgiving Day  Memorial Day Day after Thanksgiving  Independence Day  Christmas Day  Sample Contracts, Warranty, and Escrow    City of La Quinta Tyler Technologies, Inc.  Permit Tracking and Licensing Software Services  Page  107   Labor Day     Issue Handling  Incident Tracking    Every support incident is logged into Tyler’s Customer Relationship Management System and given a unique  incident number. This system tracks the history of each incident. The incident tracking number is used to  track and reference open issues when clients contact support. Clients may track incidents, using the incident  number, through the portal at Tyler’s website or by calling software support directly.   Incident Priority    Each incident is assigned a priority number, which corresponds to the client’s needs and deadlines. The  client is responsible for reasonably setting the priority of the incident per the chart below. This chart is not  intended to address every type of support incident, and certain “characteristics” may or may not apply  depending on whether the Tyler software has been deployed on customer infrastructure or the Tyler cloud.  The goal is to help guide the client towards clearly understanding and communicating the importance of the  issue and to describe generally expected responses and resolutions.      Priority  Level Characteristics of Support Incident Resolution Targets  1  Critical  Support incident that causes (a)  complete application failure or  application unavailability; (b)  application failure or unavailability in  one or more of the client’s remote  location; or (c) systemic loss of  multiple essential system functions.  Tyler shall provide an initial response to Priority Level  1 incidents within one (1) business hour of receipt of  the support incident.  Tyler shall use commercially  reasonable efforts to resolve such support incidents  or provide a circumvention procedure within one (1)  business day.  For non‐hosted customers, Tyler’s  responsibility for lost or corrupted data is limited to  assisting the client in restoring its last available  database.  2  High  Support incident that causes (a)  repeated, consistent failure of  essential functionality affecting more  than one user or (b) loss or corruption  of data.  Tyler shall provide an initial response to Priority Level  2 incidents within four (4) business hours of receipt  of the support incident.  Tyler shall use commercially  reasonable efforts to resolve such support  incidents or provide a circumvention procedure  within ten (10) business days.  For non‐hosted  customers, Tyler’s responsibility for loss or corrupted  data is limited to assisting the client in restoring its  last available database.  Sample Contracts, Warranty, and Escrow    City of La Quinta Tyler Technologies, Inc.  Permit Tracking and Licensing Software Services  Page  108   Priority  Level Characteristics of Support Incident Resolution Targets  3  Medium  Priority Level 1 incident with an  existing circumvention procedure, or  a Priority Level 2 incident that affects  only one user or for which there is an  existing circumvention procedure.  Tyler shall provide an initial response to Priority Level  3 incidents within one (1) business day of receipt of  the support incident.  Tyler shall use commercially  reasonable efforts to resolve such support incidents  without the need for a circumvention procedure with  the next published maintenance update or service  pack.  For non‐hosted customers, Tyler’s  responsibility for lost or corrupted data is limited to  assisting the client in restoring its last available  database.  4  Non‐ critical  Support incident that causes failure of  non‐essential functionality or a  cosmetic or other issue that does not  qualify as any other Priority Level.  Tyler shall provide an initial response to Priority Level  4 incidents within two (2) business days.  Tyler shall  use commercially reasonable efforts to resolve such  support incidents, as well as cosmetic issues, with a  future version release.    Incident Escalation   Tyler Technology’s software support consists of four levels of personnel:   (1) Level 1: front‐line representatives  (2) Level 2: more senior in their support role, they assist front‐line representatives and take on  escalated issues  (3) Level 3: assist in incident escalations and specialized client issues  (4) Level 4: responsible for the management of support teams for either a single product or a product  group  If a client feels they are not receiving the service needed, they may contact the appropriate Software  Support Manager. After receiving the incident tracking number, the manager will follow up on the open  issue and determine the necessary action to meet the client’s needs.  On occasion, the priority or immediacy of a software support incident may change after initiation. Tyler  encourages clients to communicate the level of urgency or priority of software support issues so that we can  respond appropriately. A software support incident can be escalated by any of the following methods:   (1) Telephone – for immediate response, call toll‐free to either escalate an incident’s priority or to  escalate an issue through management channels as described above.   (2) Email – clients can send an email to software support in order to escalate the priority of an issue  (3) On‐line Support Incident Portal – clients can also escalate the priority of an issue by logging into the  client incident portal and referencing the appropriate incident tracking number.   Remote Support Tool  Some support calls require further analysis of the client’s database, process or setup to diagnose a problem  or to assist with a question. Tyler will, at its discretion, use an industry‐standard remote support tool.  Support is able to quickly connect to the client’s desktop and view the site’s setup, diagnose problems, or  Sample Contracts, Warranty, and Escrow    City of La Quinta Tyler Technologies, Inc.  Permit Tracking and Licensing Software Services  Page  109   assist with screen navigation. More information about the remote support tool Tyler uses is available upon  request.           Sample Contracts, Warranty, and Escrow    City of La Quinta Tyler Technologies, Inc.  Permit Tracking and Licensing Software Services  Page  110         Exhibit D  DocOrigin End User License Agreement      REMAINDER OF PAGE INTENTIONALLY LEFT BLANK              Sample Contracts, Warranty, and Escrow    City of La Quinta Tyler Technologies, Inc.  Permit Tracking and Licensing Software Services  Page  111     Sample Contracts, Warranty, and Escrow    City of La Quinta Tyler Technologies, Inc.  Permit Tracking and Licensing Software Services  Page  112     Sample Contracts, Warranty, and Escrow    City of La Quinta Tyler Technologies, Inc.  Permit Tracking and Licensing Software Services  Page  113     Sample Contracts, Warranty, and Escrow    City of La Quinta Tyler Technologies, Inc.  Permit Tracking and Licensing Software Services  Page  114     Sample Contracts, Warranty, and Escrow    City of La Quinta Tyler Technologies, Inc.  Permit Tracking and Licensing Software Services  Page  115       Sample Contracts, Warranty, and Escrow    City of La Quinta Tyler Technologies, Inc.  Permit Tracking and Licensing Software Services  Page  116       Exhibit D  MyGovPay/VirtualPay and IVR    1.   MyGovPay/VirtualPay Licensing.  Access to MyGovPay and/or Virtual Pay is hereby granted if Customer  elects to use MyGovPay or VirtualPay, products of Tyler Technologies (Powered by Persolvent), designed for  Citizen Users to use for processing online payments.    (a)   Special MyGovPay/VirtualPay Definitions.  “Merchant Agreement” means the agreement between Customer and Persolvent that provides for the  Merchant Fees.   “Merchant Fees” means direct costs levied by Visa/Mastercard/Discover or other payment card companies for  Interchange Fees, Dues, Assessments and Occurrence Fees, over which Tyler Technologies has no authority.   “MyGovPay” means the Product of Tyler Technologies that allows members of the public to pay for Customer’s  services with a credit or other payment card on the Customer’s citizen‐facing web portal.   “Persolvent” means Persolvent, formerly BankCard Services Worldwide, a Payment Card Industry (PCI)  compliant processing agent through which the EnerGov Software passes credit card transactions.   “Use Fees” means the Technology Fees, Authorization Fees and Program/Convenience Fees as listed in Use Fees  Table in Section 2, titled MyGovPay/VirtualPay.  “VirtualPay” means the Product of Tyler Technologies that allows the Customer to accept and process citizen  user’s credit or other payment card using the EnerGov Software.       (b)  Conditions of Use.  If customer elects to use MyGovPay and/or VirtualPay the following terms apply:   (1)   Customer must apply for and agree to a Merchant Agreement with Persolvent.   (2)   Customer agrees that Citizen Users will be subject to Use Fees as listed in Use Fees table in Section 2.     (3)   Customer agrees that Use Fees are separate from and independent of Merchant Fees.   (4)   Customer agrees that this Agreement does not represent any modification to Customer’s Merchant  Agreement with Persolvent.    (5)   Customer agrees that Use Fees are for use on the MyGovPay/VirtualPay online system and will not be  deposited or owed to Customer in any way.   Sample Contracts, Warranty, and Escrow    City of La Quinta Tyler Technologies, Inc.  Permit Tracking and Licensing Software Services  Page  117   (6)  Customer agrees that MyGovPay’s and VirtualPay’s ability to assess Use Fees is dictated by the Card  Associations whose rules may change at any time and for any reason.  If MyGovPay and/or VirtualPay,  for any reason, are unable to process payments using Use Fees, Customer agrees that  MyGovPay/VirtualPay reserves the right to negotiate a new pricing model with Customer for the  continued use of MyGovPay and/or VirtualPay.      2.  MyGovPay/VirtualPay Fees.  Customer agrees that the Use Fees set forth on the following page will apply if  Customer elects to use MyGovPay/VirtualPay.     USE FEES TABLE FOLLOWS ON NEXT PAGE    Sample Contracts, Warranty, and Escrow    City of La Quinta Tyler Technologies, Inc.  Permit Tracking and Licensing Software Services  Page  118   Use Fees  EnerGov’s MyGovPay (Online / card‐not‐present payments)**     MyGovPay (Online Payments) MyGovPay (Online Payments)   Percentage Based Fee + Transaction Fee  Option 1:  Government Entity Paid  2.79%  $0.20  Option 2:  Patron Paid  3.29%  N/A    **ACH processing is available for a fee of $20 per month and $0.30 per transaction.    EnerGov’s VirtualPay (retail card present)     VirtualPay (Retail Payments) Virtual Pay (Retail Payments)   Percentage Based Fee + Transaction Fee  Option 1:  Government Entity Paid  2.59%  $0.15  Option 2:  Patron Paid  2.99%  N/A    Patron Paid fees will be communicated as "Service Fees" to the cardholder, at the time of transaction.  In the  event that the average monthly transaction amount is below $30, Contractor reserves the right to apply an  additional $0.20 service fee above the quoted rates above.       3.  Interactive Voice Response (“IVR”).   If IVR is selected by Customer and included in the pricing, the following  additional terms and conditions shall apply of this Agreement:    (a)  Network Security. Customer acknowledges that a third‐party is used by Tyler Technologies to process IVR  data.  Customer’s content will pass through and be stored on the third‐party servers and  will not be segregated  or in a separate physical location from servers on which other customers’ content is or will be transmitted or  stored.    Sample Contracts, Warranty, and Escrow    City of La Quinta Tyler Technologies, Inc.  Permit Tracking and Licensing Software Services  Page  119   (b)  Content. Customer is responsible for the creation, editorial content, control, and all other aspects of content  to be used solely in conjunction with the EnerGov Software.   (c)  Lawful Purposes. Customer shall not use the IVR system for any unlawful purpose.   (d)  Critical Application.  Customer will not use the IVR system for any life‐support application or other critical  application where failure or potential failure of the IVR system can cause injury, harm, death, or other grave  problems, including, without limitation, loss of aircraft control, hospital life‐support system, and delays in  getting medicate care or other emergency services.   (e)  No Harmful Code.  Customer represents and warrants that no content designed to delete, disable,  deactivate, interfere with or otherwise harm any aspect of the IVR system now or in the future, shall be  knowingly transmitted by Customer or Users.   (f)  IVR WARRANTY.  Except as expressly set forth in this Agreement, TYLER TECHNOLOGIES MAKES NO  REPRESENTATION AND EXTENDS NO WARRANTIES OF ANY KIND, EITHER EXPRESS OR IMPLIED, INCLUDING  WARRANTIES OF TITLE, NON‐INFRINGEMENT, MERCHANTABILITY OR FITNESS FOR A PARTICULAR PURPOSE FOR  IVR.    Sample Contracts, Warranty, and Escrow    City of La Quinta Tyler Technologies, Inc.  Permit Tracking and Licensing Software Services  Page  120       Exhibit E  Statement of Work  TO BE INSERTED     Sample Contracts, Warranty, and Escrow    City of La Quinta Tyler Technologies, Inc.  Permit Tracking and Licensing Software Services  Page  121       SOFTWARE AS A SERVICE AGREEMENT2    This Software as a Service Agreement is made between Tyler Technologies, Inc. and Client.    WHEREAS, Client selected Tyler to provide certain products and services set forth in the Investment  Summary, including providing Client with access to Tyler’s proprietary software products, and Tyler desires  to provide such products and services under the terms of this Agreement;    NOW THEREFORE, in consideration of the foregoing and of the mutual covenants and promises set forth in  this Agreement, Tyler and Client agree as follows:    SECTION A – DEFINITIONS     “Agreement” means this Software as a Services Agreement.   “Business Travel Policy” means our business travel policy.  A copy of our current Business Travel  Policy is attached as Schedule 1 to Exhibit B.   “Client” means [INSERT CLIENT NAME].   “Data” means your data necessary to utilize the Tyler Software.   “Data Storage Capacity” means the contracted amount of storage capacity for your Data identified  in the Investment Summary.    “Defect” means a failure of the Tyler Software to substantially conform to the functional  descriptions set forth in our written proposal to you, or their functional equivalent.  Future  functionality may be updated, modified, or otherwise enhanced through our maintenance and  support services, and the governing functional descriptions for such future functionality will be set  forth in our then‐current Documentation.   “Defined Users” means the number of users that are authorized to use the SaaS Services.  The  Defined Users for the Agreement are as identified in the Investment Summary.   “Developer” means a third party who owns the intellectual property rights to Third Party Software.   “Documentation” means any online or written documentation related to the use or functionality of  the Tyler Software that we provide or otherwise make available to you, including instructions, user  guides, manuals and other training or self‐help documentation.   “Effective Date” means the date by which both your and our authorized representatives have  signed the Agreement.    2 HIGHLIGHTED PROVISIONS INDICATE PROVISIONS THAT MAY OR MAY NOT APPLY TO THE PARTICULAR  CLIENT/CONTRACT.  DURING CONTRACT NEGOTIATIONS, THOSE PROVISIONS WILL BE ADJUSTED AS  NECESSARY.    Sample Contracts, Warranty, and Escrow    City of La Quinta Tyler Technologies, Inc.  Permit Tracking and Licensing Software Services  Page  122    “Force Majeure” means an event beyond the reasonable control of you or us, including, without  limitation, governmental action, war, riot or civil commotion, fire, natural disaster, or any other  cause that could not with reasonable diligence be foreseen or prevented by you or us.   “Investment Summary” means the agreed upon cost proposal for the products and services  attached as Exhibit A.   “Invoicing and Payment Policy” means the invoicing and payment policy.  A copy of our current  Invoicing and Payment Policy is attached as Exhibit B.   “SaaS Fees” means the fees for the SaaS Services identified in the Investment Summary.   “SaaS Services” means software as a service consisting of system administration, system  management, and system monitoring activities that Tyler performs for the Tyler Software, and  includes the right to access and use the Tyler Software, receive maintenance and support on the  Tyler Software, including Downtime resolution under the terms of the SLA, and Data storage and  archiving.  SaaS Services do not include support of an operating system or hardware, support  outside of our normal business hours, or training, consulting or other professional services.   “SLA” means the service level agreement.  A copy of our current SLA is attached hereto as Exhibit C.   “Statement of Work” means the industry standard implementation plan describing how our  professional services will be provided to implement the Tyler Software, and outlining your and our  roles and responsibilities in connection with that implementation.  The Statement of Work is  attached as Exhibit E.   “Support Call Process” means the support call process applicable to all of our customers who have  licensed the Tyler Software.  A copy of our current Support Call Process is attached as Schedule 1 to  Exhibit C.    “Third Party Hardware” means the third party hardware, if any, identified in the Investment  Summary.   “Third Party Products” means the Third Party Software and Third Party Hardware.   “Third Party Services” means the third party services, if any, identified in the Investment Summary.    “Third Party Software” means the third party software, if any, identified in the Investment  Summary.    “Third Party Terms” means, if any, the end user license agreement(s) or similar terms for the Third  Party Software, as applicable and attached as Exhibit D.   “Tyler” means Tyler Technologies, Inc., a Delaware corporation.   “Tyler Software” means our proprietary software, including any integrations, custom modifications,  and/or other related interfaces identified in the Investment Summary and licensed by us to you  through this Agreement.   “we”, “us”, “our” and similar terms mean Tyler.   “you” and similar terms mean Client.    SECTION B – SAAS SERVICES    1. Rights Granted.  We grant to you the non‐exclusive, non‐assignable limited right to use the SaaS Services  solely for your internal business purposes for the number of Defined Users only.  The Tyler Software will  be made available to you according to the terms of the SLA.  You acknowledge that we have no delivery  obligations and we will not ship copies of the Tyler Software as part of the SaaS Services.  You may use  the SaaS Services to access updates and enhancements to the Tyler Software, as further described in  Sample Contracts, Warranty, and Escrow    City of La Quinta Tyler Technologies, Inc.  Permit Tracking and Licensing Software Services  Page  123   Section C(9).  The foregoing notwithstanding, to the extent we have sold you perpetual licenses for Tyler  Software, if and listed in the Investment Summary, for which you are receiving SaaS Services, your rights  to use such Tyler Software are perpetual, subject to the terms and conditions of this Agreement  including, without limitation, Section B(4).  We will make any such software available to you for  download.    2. SaaS Fees.  You agree to pay us the SaaS Fees.  Those amounts are payable in accordance with our  Invoicing and Payment Policy.  The SaaS Fees are based on the number of Defined Users and amount of  Data Storage Capacity.  You may add additional users or additional data storage capacity on the terms  set forth in Section H(1). In the event you regularly and/or meaningfully exceed the Defined  Users or  Data Storage Capacity, we reserve the right to charge you additional fees commensurate with the  overage(s).     3. Ownership.      3.1 We retain all ownership and intellectual property rights to the SaaS Services, the Tyler Software, and  anything developed by us under this Agreement.  You do not acquire under this Agreement any  license to use the Tyler Software in excess of the scope and/or duration of the SaaS Services.      3.2 The Documentation is licensed to you and may be used and copied by your employees for internal,  non‐commercial reference purposes only.      3.3 You retain all ownership and intellectual property rights to the Data.  You expressly recognize that  except to the extent necessary to carry out our obligations contained in this Agreement, we do not  create or endorse any Data used in connection with the SaaS Services.       4. Restrictions. You may not: (a) make the Tyler Software or Documentation resulting from the SaaS  Services available in any manner to any third party for use in the third party’s business operations; (b)  modify, make derivative works of, disassemble, reverse compile, or reverse engineer any part of the  SaaS Services; (c) access or use the SaaS Services in order to build or support, and/or assist a third party  in building or supporting, products or services competitive to us; or (d) license, sell, rent, lease, transfer,  assign, distribute, display, host, outsource, disclose, permit timesharing or service bureau use, or  otherwise commercially exploit or make the SaaS Services, Tyler Software, or Documentation available  to any third party other than as expressly permitted by this Agreement.    5. Software Warranty.  We warrant that the Tyler Software will perform without Defects during the term of  this Agreement.  If the Tyler Software does not perform as warranted, we will use all reasonable efforts,  consistent with industry standards, to cure the Defect in accordance with the maintenance and support  process set forth in Section C(9), below, the SLA and our then current Support Call Process.    6. SaaS Services.     6.1 Our SaaS Services are audited at least yearly in accordance with the AICPA’s Statement on Standards  for Attestation Engagements (“SSAE”) No. 18. We have attained, and will maintain, SOC 1 and SOC 2  Sample Contracts, Warranty, and Escrow    City of La Quinta Tyler Technologies, Inc.  Permit Tracking and Licensing Software Services  Page  124   compliance, or its equivalent, for so long as you are timely paying for SaaS Services.  Upon execution  of a mutually agreeable Non‐Disclosure Agreement (“NDA”), we will provide you with a summary of  our compliance report(s) or its equivalent.  Every year thereafter, for so long as the NDA is in effect  and in which you make a written request, we will provide that same information.    6.2 You will be hosted on shared hardware in a Tyler data center or in a third‐party data center.  In  either event, databases containing your Data will be dedicated to you and inaccessible to our other  customers.     6.3 Our Tyler data centers have fully‐redundant telecommunications access, electrical power, and the  required hardware to provide access to the Tyler Software in the event of a disaster or component  failure.  In the event any of your Data has been lost or damaged due to an act or omission of Tyler or  its subcontractors or due to a defect in Tyler’s software, we will use best commercial efforts to  restore all the Data on servers in accordance with the architectural design’s capabilities and with the  goal of minimizing any Data loss as greatly as possible.  In no case shall the recovery point objective  (“RPO”) exceed a maximum of twenty‐four (24) hours from declaration of disaster.  For purposes of  this subsection, RPO represents the maximum tolerable period during which your Data may be lost,  measured in relation to a disaster we declare, said declaration will not be unreasonably withheld.     6.4 In the event we declare a disaster, our Recovery Time Objective (“RTO”) is twenty‐four (24) hours.   For purposes of this subsection, RTO represents the amount of time, after we declare a disaster,  within which your access to the Tyler Software must be restored.    6.5 We conduct annual penetration testing of either the production network and/or web application to  be performed.   We will maintain industry standard intrusion detection and prevention systems to  monitor malicious activity in the network and to log and block any such activity.  We will provide you  with a written or electronic record of the actions taken by us in the event that any unauthorized  access to your database(s) is detected as a result of our security protocols.  We will undertake an  additional security audit, on terms and timing to be mutually agreed to by the parties, at your  written request.  You may not attempt to bypass or subvert security restrictions in the SaaS Services  or environments related to the Tyler Software.  Unauthorized attempts to access files, passwords or  other confidential information, and unauthorized vulnerability and penetration test scanning of our  network and systems (hosted or otherwise) is prohibited without the prior written approval of our IT  Security Officer.    6.6 We test our disaster recovery plan on an annual basis.  Our standard test is not client‐specific.   Should you request a client‐specific disaster recovery test, we will work with you to schedule and  execute such a test on a mutually agreeable schedule.  At your written request, we will provide test  results to you within a commercially reasonable timeframe after receipt of the request.     Sample Contracts, Warranty, and Escrow    City of La Quinta Tyler Technologies, Inc.  Permit Tracking and Licensing Software Services  Page  125   6.7 We will be responsible for importing back‐up and verifying that you can log‐in.  You will be  responsible for running reports and testing critical processes to verify the returned Data.     6.8 We provide secure Data transmission paths between each of your workstations and our servers.     6.9 Tyler data centers are accessible only by authorized personnel with a unique key entry. All other  visitors to Tyler data centers must be signed in and accompanied by authorized personnel.  Entry  attempts to the data center are regularly audited by internal staff and external auditors to ensure no  unauthorized access.    6.10 Where applicable with respect to our applications that take or process card payment data, we are  responsible for the security of cardholder data that we possess, including functions relating to  storing, processing, and transmitting of the cardholder data and affirm that, as of the Effective Date,  we comply with applicable requirements to be considered PCI DSS compliant and have performed  the necessary steps to validate compliance with the PCI DSS. We agree to supply the current status  of our PCI DSS compliance program in the form of an official Attestation of Compliance, which can  be found at https://www.tylertech.com/about‐us/compliance, and in the event of any change in our  status, will comply with applicable notice requirements.    SECTION C –PROFESSIONAL SERVICES    9. Professional Services. We will provide you the various implementation‐related services itemized in the  Investment Summary and described in the Statement of Work/our industry standard implementation  plan. We will finalize that documentation with you upon execution of this Agreement.    10. Professional Services Fees.  You agree to pay us the professional services fees in the amounts set forth in  the Investment Summary.  Those amounts are payable in accordance with our Invoicing and Payment  Policy.  You acknowledge that the fees stated in the Investment Summary are good‐faith estimates of  the amount of time and materials required for your implementation.  We will bill you the actual fees  incurred based on the in‐scope services provided to you.  Any discrepancies in the total values set forth  in the Investment Summary will be resolved by multiplying the applicable hourly rate by the quoted  hours.    11. Additional Services.  The Investment Summary contains, and the Statement of Work describes, the  scope of services and related costs (including programming and/or interface estimates) required for the  project based on our understanding of the specifications you supplied.  If additional work is required, or  if you use or request additional services, we will provide you with an addendum or change order, as  applicable, outlining the costs for the additional work.  The price quotes in the addendum or change  order will be valid for thirty (30) days from the date of the quote.      Sample Contracts, Warranty, and Escrow    City of La Quinta Tyler Technologies, Inc.  Permit Tracking and Licensing Software Services  Page  126   12. Cancellation. If travel is required, we will make all reasonable efforts to schedule travel for our  personnel, including arranging travel reservations, at least two (2) weeks in advance of commitments.   Therefore, if you cancel services less than two (2) weeks in advance (other than for Force Majeure or  breach by us), you will be liable for all (a) non‐refundable expenses incurred by us on your behalf, and  (b) daily fees associated with cancelled professional services if we are unable to reassign our personnel.   We will make all reasonable efforts to reassign personnel in the event you cancel within two (2) weeks  of scheduled commitments.    13. Services Warranty.  We will perform the services in a professional, workmanlike manner, consistent with  industry standards.  In the event we provide services that do not conform to this warranty, we will re‐ perform such services at no additional cost to you.    14. Site Access and Requirements.  At no cost to us, you agree to provide us with full and free access to your  personnel, facilities, and equipment as may be reasonably necessary for us to provide implementation  services, subject to any reasonable security protocols or other written policies provided to us as of the  Effective Date, and thereafter as mutually agreed to by you and us.      15. Background Checks.  For at least the past twelve (12) years, all of our employees have undergone  criminal background checks prior to hire. All employees sign our confidentiality agreement and security  policies.     16. Client Assistance.  You acknowledge that the implementation of the Tyler Software is a cooperative  process requiring the time and resources of your personnel.  You agree to use all reasonable efforts to  cooperate with and assist us as may be reasonably required to meet the agreed upon project deadlines  and other milestones for implementation.  This cooperation includes at least working with us to  schedule the implementation‐related services outlined in this Agreement.  We will not be liable for  failure to meet any deadlines and milestones when such failure is due to Force Majeure or to the failure  by your personnel to provide such cooperation and assistance (either through action or omission).    17. Maintenance and Support.  For so long as you timely pay your SaaS Fees according to the Invoicing and  Payment Policy, then in addition to the terms set forth in the SLA and the Support Call Process, we will:    17.1 perform our maintenance and support obligations in a professional, good, and workmanlike  manner, consistent with industry standards, to resolve Defects in the Tyler Software (subject to any  applicable release life cycle policy);     17.2 provide support during our established support hours;    17.3 maintain personnel that are sufficiently trained to be familiar with the Tyler Software and  Third Party Software, if any, in order to provide maintenance and support services;    17.4 make available to you all releases to the Tyler Software (including updates and  enhancements) that we make generally available without additional charge to customers who have  a maintenance and support agreement in effect; and    Sample Contracts, Warranty, and Escrow    City of La Quinta Tyler Technologies, Inc.  Permit Tracking and Licensing Software Services  Page  127   17.5 provide non‐Defect resolution support of prior releases of the Tyler Software in accordance  with any applicable release life cycle policy.    We will use all reasonable efforts to perform support services remotely.  Currently, we use a third‐party  secure unattended connectivity tool called Bomgar, as well as GotoAssist by Citrix.  Therefore, you agree to  maintain a high‐speed internet connection capable of connecting us to your PCs and server(s).  You agree to  provide us with a login account and local administrative privileges as we may reasonably require to perform  remote services.  We will, at our option, use the secure connection to assist with proper diagnosis and  resolution, subject to any reasonably applicable security protocols.  If we cannot resolve a support issue  remotely, we may be required to provide onsite services.  In such event, we will be responsible for our travel  expenses, unless it is determined that the reason onsite support was required was a reason outside our  control.  Either way, you agree to provide us with full and free access to the Tyler Software, working space,  adequate facilities within a reasonable distance from the equipment, and use of machines, attachments,  features, or other equipment reasonably necessary for us to provide the maintenance and support services,  all at no charge to us.  We strongly recommend that you also maintain your VPN for backup connectivity  purposes.    For the avoidance of doubt, SaaS Fees do not include the following services: (a) onsite support (unless Tyler  cannot remotely correct a Defect in the Tyler Software, as set forth above); (b) application design; (c) other  consulting services; or (d) support outside our normal business hours as listed in our then‐current Support  Call Process.  Requested services such as those outlined in this section will be billed to you on a time and  materials basis at our then current rates.  You must request those services with at least one (1) weeks’  advance notice.    SECTION D – THIRD PARTY PRODUCTS    6. Third Party Hardware.  We will sell, deliver, and install onsite the Third Party Hardware, if you have  purchased any, for the price set forth in the Investment Summary.  Those amounts are payable in  accordance with our Invoicing and Payment Policy.    7. Third Party Software.  As part of the SaaS Services, you will receive access to the Third Party Software  and related documentation for internal business purposes only.  Your rights to the Third Party Software  will be governed by the Third Party Terms.      8. Third Party Products Warranties.    8.1 We are authorized by each Developer to grant access to the Third Party Software.    8.2 The Third Party Hardware will be new and unused, and upon payment in full, you will receive free  and clear title to the Third Party Hardware.    Sample Contracts, Warranty, and Escrow    City of La Quinta Tyler Technologies, Inc.  Permit Tracking and Licensing Software Services  Page  128   8.3 You acknowledge that we are not the manufacturer of the Third Party Products.  We do not warrant  or guarantee the performance of the Third Party Products.  However, we grant and pass through to  you any warranty that we may receive from the Developer or supplier of the Third Party Products.    9. Third Party Services.  If you have purchased Third Party Services, those services will be provided  independent of Tyler by such third‐party at the rates set forth in the Investment Summary and in  accordance with our Invoicing and Payment Policy.    SECTION E ‐ INVOICING AND PAYMENT; INVOICE DISPUTES    3. Invoicing and Payment.  We will invoice you the SaaS Fees and fees for other professional services in the  Investment Summary per our Invoicing and Payment Policy, subject to Section E(2).        4. Invoice Disputes. If you believe any delivered software or service does not conform to the warranties in  this Agreement, you will provide us with written notice within thirty (30) days of your receipt of the  applicable invoice.  The written notice must contain reasonable detail of the issues you contend are in  dispute so that we can confirm the issue and respond to your notice with either a justification of the  invoice, an adjustment to the invoice, or a proposal addressing the issues presented in your notice.  We  will work with you as may be necessary to develop an action plan that outlines reasonable steps to be  taken by each of us to resolve any issues presented in your notice.  You may withhold payment of the  amount(s) actually in dispute, and only those amounts, until we complete the action items outlined in  the plan.  If we are unable to complete the action items outlined in the action plan because of your  failure to complete the items agreed to be done by you, then you will remit full payment of the invoice.   We reserve the right to suspend delivery of all SaaS Services, including maintenance and support  services, if you fail to pay an invoice not disputed as described above within fifteen (15) days of notice of  our intent to do so.    SECTION F – TERM AND TERMINATION    1.  Term.  The initial term of this Agreement is three (3) years from the first day of the first month following  the Effective Date, unless earlier terminated as set forth below.  Upon expiration of the initial term, this  Agreement will renew automatically for additional one (1) year renewal terms at our then‐current SaaS  Fees unless terminated in writing by either party at least sixty (60) days prior to the end of the then‐ current renewal term.  Your right to access or use the Tyler Software and the SaaS Services will  terminate at the end of this Agreement.      1. Termination.  This Agreement may be terminated as set forth below.  In the event of termination, you  will pay us for all undisputed fees and expenses related to the software, products, and/or services you  have received, or we have incurred or delivered, prior to the effective date of termination.  Disputed  fees and expenses in all terminations other than your termination for cause must have been submitted  as invoice disputes in accordance with Section E(2).    Sample Contracts, Warranty, and Escrow    City of La Quinta Tyler Technologies, Inc.  Permit Tracking and Licensing Software Services  Page  129   4.1 Failure to Pay SaaS Fees.  You acknowledge that continued access to the SaaS Services is contingent  upon your timely payment of SaaS Fees.  If you fail to timely pay the SaaS Fees, we may discontinue  the SaaS Services and deny your access to the Tyler Software.  We may also terminate this  Agreement if you don’t cure such failure to pay within forty‐five (45) days of receiving written notice  of our intent to terminate.    4.2 For Cause.  If you believe we have materially breached this Agreement, you will invoke the Dispute  Resolution clause set forth in Section H(3).  You may terminate this Agreement for cause in the  event we do not cure, or create a mutually agreeable action plan to address, a material breach of  this Agreement within the thirty (30) day window set forth in Section H(3).      4.3 Force Majeure.  Either party has the right to terminate this Agreement if a Force Majeure event  suspends performance of the SaaS Services for a period of forty‐five (45) days or more.    4.4 Lack of Appropriations.  If you should not appropriate or otherwise make available funds sufficient  to utilize the SaaS Services, you may unilaterally terminate this Agreement upon thirty (30) days  written notice to us.  You will not be entitled to a refund or offset of previously paid, but unused  SaaS Fees.  You agree not to use termination for lack of appropriations as a substitute for  termination for convenience.    4.5 Fees for Termination without Cause during Initial Term.3  If you terminate this Agreement during the  initial term for any reason other than cause, Force Majeure, or lack of appropriations, or if we  terminate this Agreement during the initial term for your failure to pay SaaS Fees, you shall pay us  the following early termination fees:     a. if you terminate during the first year of the initial term, 100% of the SaaS Fees through the  date of termination plus 25% of the SaaS Fees then due for the remainder of the initial term;    b. if you terminate during the second year of the initial term, 100% of the SaaS Fees through  the date of termination plus 15% of the SaaS Fees then due for the remainder of the initial  term; and    c. if you terminate after the second year of the initial term, 100% of the SaaS Fees through the  date of termination plus 10% of the SaaS Fees then due for the remainder of the initial term.    SECTION G – INDEMNIFICATION, LIMITATION OF LIABILITY AND INSURANCE    7. Intellectual Property Infringement Indemnification.      3 IF SERVICES HAVE BEEN PRICED AS PART OF SAAS FEES, THEN THE APPLICABLE PERCENTAGES ARE 75%,  50%, 25%    Sample Contracts, Warranty, and Escrow    City of La Quinta Tyler Technologies, Inc.  Permit Tracking and Licensing Software Services  Page  130     1.5 We will defend you against any third party claim(s) that the Tyler Software or Documentation  infringes that third party’s patent, copyright, or trademark, or misappropriates its trade secrets, and  will pay the amount of any resulting adverse final judgment (or settlement to which we consent).   You must notify us promptly in writing of the claim and give us sole control over its defense or  settlement.  You agree to provide us with reasonable assistance, cooperation, and information in  defending the claim at our expense.    1.6 Our obligations under this Section G(1) will not apply to the extent the claim or adverse final  judgment is based on your use of the Tyler Software in contradiction of this Agreement, including  with non‐licensed third parties, or your willful infringement.    1.7 If we receive information concerning an infringement or misappropriation claim related to the Tyler  Software, we may, at our expense and without obligation to do so, either: (a) procure for you the  right to continue its use; (b) modify it to make it non‐infringing; or (c) replace it with a functional  equivalent, in which case you will stop running the allegedly infringing Tyler Software immediately.   Alternatively, we may decide to litigate the claim to judgment, in which case you may continue to  use the Tyler Software consistent with the terms of this Agreement.    1.8 If an infringement or misappropriation claim is fully litigated and your use of the Tyler Software is  enjoined by a court of competent jurisdiction, in addition to paying any adverse final judgment (or  settlement to which we consent), we will, at our option, either: (a) procure the right to continue its  use; (b) modify it to make it non‐infringing; or (c) replace it with a functional equivalent.  This  section provides your exclusive remedy for third party copyright, patent, or trademark infringement  and trade secret misappropriation claims.    8. General Indemnification.    2.3 We will indemnify and hold harmless you and your agents, officials, and employees from and against  any and all third‐party claims, losses, liabilities, damages, costs, and expenses (including reasonable  attorney's fees and costs) for (a) personal injury or property damage to the extent caused by our  negligence or willful misconduct; or (b) our violation of PCI‐DSS requirements or a law applicable to  our performance under this Agreement.  You must notify us promptly in writing of the claim and  give us sole control over its defense or settlement.  You agree to provide us with reasonable  assistance, cooperation, and information in defending the claim at our expense.    2.4 To the extent permitted by applicable law, you will indemnify and hold harmless us and our agents,  officials, and employees from and against any and all third‐party claims, losses, liabilities, damages,  costs, and expenses (including reasonable attorney's fees and costs) for personal injury or property  damage to the extent caused by your negligence or willful misconduct; or (b) your violation of a law  applicable to your performance under this Agreement. We will notify you promptly in writing of the  claim and will give you sole control over its defense or settlement.  We agree to provide you with  reasonable assistance, cooperation, and information in defending the claim at your expense.    Sample Contracts, Warranty, and Escrow    City of La Quinta Tyler Technologies, Inc.  Permit Tracking and Licensing Software Services  Page  131   9. DISCLAIMER.  EXCEPT FOR THE EXPRESS WARRANTIES PROVIDED IN THIS AGREEMENT AND TO THE  MAXIMUM EXTENT PERMITTED BY APPLICABLE LAW, WE HEREBY DISCLAIM ALL OTHER WARRANTIES  AND CONDITIONS, WHETHER EXPRESS, IMPLIED, OR STATUTORY, INCLUDING, BUT NOT LIMITED TO,  ANY IMPLIED WARRANTIES, DUTIES, OR CONDITIONS OF MERCHANTABILITY OR FITNESS FOR A  PARTICULAR PURPOSE.    10. LIMITATION OF LIABILITY.  EXCEPT AS OTHERWISE EXPRESSLY SET FORTH IN THIS AGREEMENT, OUR  LIABILITY FOR DAMAGES ARISING OUT OF THIS AGREEMENT, WHETHER BASED ON A THEORY OF  CONTRACT OR TORT, INCLUDING NEGLIGENCE AND STRICT LIABILITY, SHALL BE LIMITED TO YOUR  ACTUAL DIRECT DAMAGES, NOT TO EXCEED (A) DURING THE INITIAL TERM, AS SET FORTH IN SECTION  F(1), TOTAL FEES PAID AS OF THE TIME OF THE CLAIM; OR (B) DURING ANY RENEWAL TERM, THE  THEN‐CURRENT ANNUAL SAAS FEES PAYABLE IN THAT RENEWAL TERM.  THE PARTIES ACKNOWLEDGE  AND AGREE THAT THE PRICES SET FORTH IN THIS AGREEMENT ARE SET IN RELIANCE UPON THIS  LIMITATION OF LIABILITY AND TO THE MAXIMUM EXTENT ALLOWED UNDER APPLICABLE LAW, THE  EXCLUSION OF CERTAIN DAMAGES, AND EACH SHALL APPLY REGARDLESS OF THE FAILURE OF AN  ESSENTIAL PURPOSE OF ANY REMEDY.  THE FOREGOING LIMITATION OF LIABILITY SHALL NOT APPLY  TO CLAIMS THAT ARE SUBJECT TO SECTIONS G(1) AND G(2).    11. EXCLUSION OF CERTAIN DAMAGES.  TO THE MAXIMUM EXTENT PERMITTED BY APPLICABLE LAW, IN  NO EVENT SHALL WE BE LIABLE FOR ANY SPECIAL, INCIDENTAL, PUNITIVE, INDIRECT, OR  CONSEQUENTIAL DAMAGES WHATSOEVER, EVEN IF WE HAVE BEEN ADVISED OF THE POSSIBILITY OF  SUCH DAMAGES.    12. Insurance.  During the course of performing services under this Agreement, we agree to maintain the  following levels of insurance: (a) Commercial General Liability of at least $1,000,000; (b) Automobile  Liability of at least $1,000,000; (c) Professional Liability of at least $1,000,000; (d) Workers  Compensation complying with applicable statutory requirements; and (e) Excess/Umbrella Liability of at  least $5,000,000.  We will add you as an additional insured to our Commercial General Liability and  Automobile Liability policies, which will automatically add you as an additional insured to our  Excess/Umbrella Liability policy as well.  We will provide you with copies of certificates of insurance  upon your written request.    SECTION H – GENERAL TERMS AND CONDITIONS    24. Additional Products and Services.  You may purchase additional products and services at the rates set  forth in the Investment Summary for twelve (12) months from the Effective Date by executing a  mutually agreed addendum.  If no rate is provided in the Investment Summary, or those twelve (12)  months have expired, you may purchase additional products and services at our then‐current list price,  also by executing a mutually agreed addendum.  The terms of this Agreement will control any such  additional purchase(s), unless otherwise specifically provided in the addendum.    Sample Contracts, Warranty, and Escrow    City of La Quinta Tyler Technologies, Inc.  Permit Tracking and Licensing Software Services  Page  132   25. Optional Items.  Pricing for any listed optional products and services in the Investment Summary will be  valid for twelve (12) months from the Effective Date.    26. Dispute Resolution.  You agree to provide us with written notice within thirty (30) days of becoming  aware of a dispute.  You agree to cooperate with us in trying to reasonably resolve all disputes,  including, if requested by either party, appointing a senior representative to meet and engage in good  faith negotiations with our appointed senior representative.  Senior representatives will convene within  thirty (30) days of the written dispute notice, unless otherwise agreed.  All meetings and discussions  between senior representatives will be deemed confidential settlement discussions not subject to  disclosure under Federal Rule of Evidence 408 or any similar applicable state rule.  If we fail to resolve  the dispute, then the parties shall participate in non‐binding mediation in an effort to resolve the  dispute.  If the dispute remains unresolved after mediation, then either of us may assert our respective  rights and remedies in a court of competent jurisdiction.  Nothing in this section shall prevent you or us  from seeking necessary injunctive relief during the dispute resolution procedures.    27. Taxes.  The fees in the Investment Summary do not include any taxes, including, without limitation,  sales, use, or excise tax.  If you are a tax‐exempt entity, you agree to provide us with a tax‐exempt  certificate.  Otherwise, we will pay all applicable taxes to the proper authorities and you will reimburse  us for such taxes.  If you have a valid direct‐pay permit, you agree to provide us with a copy.  For clarity,  we are responsible for paying our income taxes, both federal and state, as applicable, arising from our  performance of this Agreement.           28. Nondiscrimination.  We will not discriminate against any person employed or applying for employment  concerning the performance of our responsibilities under this Agreement.  This discrimination  prohibition will apply to all matters of initial employment, tenure, and terms of employment, or  otherwise with respect to any matter directly or indirectly relating to employment concerning race,  color, religion, national origin, age, sex, sexual orientation, ancestry, disability that is unrelated to the  individual's ability to perform the duties of a particular job or position, height, weight, marital status, or  political affiliation.  We will post, where appropriate, all notices related to nondiscrimination as may be  required by applicable law.    29. E‐Verify.  We have complied, and will comply, with the E‐Verify procedures administered by the U.S.  Citizenship and Immigration Services Verification Division for all of our employees assigned to your  project.    30. Subcontractors.  We will not subcontract any services under this Agreement without your prior written  consent, not to be unreasonably withheld.    31. Binding Effect; No Assignment.  This Agreement shall be binding on, and shall be for the benefit of,  either your or our successor(s) or permitted assign(s). Neither party may assign this Agreement without  the prior written consent of the other party; provided, however, your consent is not required for an  assignment by us as a result of a corporate reorganization, merger, acquisition, or purchase of  substantially all of our assets.    Sample Contracts, Warranty, and Escrow    City of La Quinta Tyler Technologies, Inc.  Permit Tracking and Licensing Software Services  Page  133   32. Force Majeure.  Except for your payment obligations, neither party will be liable for delays in performing  its obligations under this Agreement to the extent that the delay is caused by Force Majeure; provided,  however, that within ten (10) business days of the Force Majeure event, the party whose performance is  delayed provides the other party with written notice explaining the cause and extent thereof, as well as  a request for a reasonable time extension equal to the estimated duration of the Force Majeure event.      33. No Intended Third Party Beneficiaries.  This Agreement is entered into solely for the benefit of you and  us.  No third party will be deemed a beneficiary of this Agreement, and no third party will have the right  to make any claim or assert any right under this Agreement.  This provision does not affect the rights of  third parties under any Third Party Terms.    34. Entire Agreement; Amendment.  This Agreement represents the entire agreement between you and us  with respect to the subject matter hereof, and supersedes any prior agreements, understandings, and  representations, whether written, oral, expressed, implied, or statutory.  Purchase orders submitted by  you, if any, are for your internal administrative purposes only, and the terms and conditions contained  in those purchase orders will have no force or effect.  This Agreement may only be modified by a written  amendment signed by an authorized representative of each party.    35. Severability.  If any term or provision of this Agreement is held invalid or unenforceable, the remainder  of this Agreement will be considered valid and enforceable to the fullest extent permitted by law.    36. No Waiver.  In the event that the terms and conditions of this Agreement are not strictly enforced by  either party, such non‐enforcement will not act as or be deemed to act as a waiver or modification of  this Agreement, nor will such non‐enforcement prevent such party from enforcing each and every term  of this Agreement thereafter.    37. Independent Contractor.  We are an independent contractor for all purposes under this Agreement.    38. Notices.  All notices or communications required or permitted as a part of this Agreement, such as  notice of an alleged material breach for a termination for cause or a dispute that must be submitted to  dispute resolution, must be in writing and will be deemed delivered upon the earlier of the following: (a)  actual receipt by the receiving party; (b) upon receipt by sender of a certified mail, return receipt signed  by an employee or agent of the receiving party; (c) upon receipt by sender of proof of email delivery; or  (d) if not actually received, five (5) days after deposit with the United States Postal Service authorized  mail center with proper postage (certified mail, return receipt requested) affixed and addressed to the  other party at the address set forth on the signature page hereto or such other address as the party may  have designated by proper notice.  The consequences for the failure to receive a notice due to improper  notification by the intended receiving party of a change in address will be borne by the intended  receiving party.    Sample Contracts, Warranty, and Escrow    City of La Quinta Tyler Technologies, Inc.  Permit Tracking and Licensing Software Services  Page  134   39. Client Lists.  You agree that we may identify you by name in client lists, marketing presentations, and  promotional materials.    40. Confidentiality.  Both parties recognize that their respective employees and agents, in the course of  performance of this Agreement, may be exposed to confidential information and that disclosure of such  information could violate rights to private individuals and entities, including the parties.  Confidential  information is nonpublic information that a reasonable person would believe to be confidential and  includes, without limitation, personal identifying information (e.g., social security numbers) and trade  secrets, each as defined by applicable state law.  Each party agrees that it will not disclose any  confidential information of the other party and further agrees to take all reasonable and appropriate  action to prevent such disclosure by its employees or agents.  The confidentiality covenants contained  herein will survive the termination or cancellation of this Agreement.  This obligation of confidentiality  will not apply to information that:    (e) is in the public domain, either at the time of disclosure or afterwards, except by breach of this  Agreement by a party or its employees or agents;  (f) a party can establish by reasonable proof was in that party's possession at the time of initial  disclosure;  (g) a party receives from a third party who has a right to disclose it to the receiving party; or  (h) is the subject of a legitimate disclosure request under the open records laws or similar  applicable public disclosure laws governing this Agreement; provided, however, that in the  event you receive an open records or other similar applicable request, you will give us prompt  notice and otherwise perform the functions required by applicable law.      41. Business License.  In the event a local business license is required for us to perform services hereunder,  you will promptly notify us and provide us with the necessary paperwork and/or contact information so  that we may timely obtain such license.    42. Governing Law.  This Agreement will be governed by and construed in accordance with the laws of your  state of domicile, without regard to its rules on conflicts of law.    43. Multiple Originals and Authorized Signatures.  This Agreement may be executed in multiple originals,  any of which will be independently treated as an original document.  Any electronic, faxed, scanned,  photocopied, or similarly reproduced signature on this Agreement or any amendment hereto will be  deemed an original signature and will be fully enforceable as if an original signature.  Each party  represents to the other that the signatory set forth below is duly authorized to bind that party to this  Agreement.    44. Cooperative Procurement.  To the maximum extent permitted by applicable law, we agree that this  Agreement may be used as a cooperative procurement vehicle by eligible jurisdictions.  We reserve the  right to negotiate and customize the terms and conditions set forth herein, including but not limited to  pricing, to the scope and circumstances of that cooperative procurement.    Sample Contracts, Warranty, and Escrow    City of La Quinta Tyler Technologies, Inc.  Permit Tracking and Licensing Software Services  Page  135   45. Contract Documents.  This Agreement includes the following exhibits:    Exhibit A  Investment Summary  Exhibit B  Invoicing and Payment Policy  Schedule 1: Business Travel Policy  Exhibit C  Service Level Agreement  Schedule 1: Support Call Process  Exhibit D  Third Party Terms  Exhibit E  Statement of Work    IN WITNESS WHEREOF, a duly authorized representative of each party has executed this Agreement as of  the date(s) set forth below.    Tyler Technologies, Inc.     [INSERT CLIENT NAME]    By:       By:          Name:       Name:          Title:       Title:          Date:       Date:          Address for Notices:     Address for Notices:  Tyler Technologies, Inc.  INSERT CLIENT NAME  One Tyler Drive  INSERT  Yarmouth, ME 04096  INSERT  Attention: Chief Legal Officer  Attention: ______________________________       Sample Contracts, Warranty, and Escrow    City of La Quinta Tyler Technologies, Inc.  Permit Tracking and Licensing Software Services  Page  136       Exhibit A  Investment Summary    The following Investment Summary details the software and services to be delivered by us to you under the  Agreement.  This Investment Summary is effective as of the Effective Date.  Capitalized terms not otherwise  defined will have the meaning assigned to such terms in the Agreement.     Tyler sales quotation to be inserted prior to Agreement execution.    REMAINDER OF PAGE INTENTIONALLY LEFT BLANK  Sample Contracts, Warranty, and Escrow    City of La Quinta Tyler Technologies, Inc.  Permit Tracking and Licensing Software Services  Page  137       Exhibit B  Invoicing and Payment Policy    We will provide you with the software and services set forth in the Investment Summary of the Agreement.   Capitalized terms not otherwise defined will have the meaning assigned to such terms in the Agreement.    Invoicing:  We will invoice you for the applicable software and services in the Investment Summary as set  forth below.  Your rights to dispute any invoice are set forth in the Agreement.    1. SaaS Fees.  SaaS Fees are invoiced on an annual basis, beginning on the commencement of the initial  term as set forth in Section F (1) of this Agreement.  Your annual SaaS fees for the initial term are set  forth in the Investment Summary. Upon expiration of the initial term, your annual SaaS fees will be  at our then‐current rates.       2. Other Tyler Software and Services.    2.1 VPN Device: The fee for the VPN device will be invoiced upon installation of the VPN.    2.2 Implementation and Other Professional Services (including training): Implementation and other  professional services (including training) are billed and invoiced as delivered, at the rates set  forth in the Investment Summary.4      2.3 Consulting Services: If you have purchased any Business Process Consulting services, if they have  been quoted as fixed‐fee services, they will be invoiced 50% upon your acceptance of the Best  Practice Recommendations, by module, and 50% upon your acceptance of custom desktop  procedures, by module.  If you have purchased any Business Process Consulting services and  they are quoted as an estimate, then we will bill you the actual services delivered on a time and  materials basis.    2.4 Conversions: Fixed‐fee conversions are invoiced 50% upon initial delivery of the converted Data,  by conversion option, and 50% upon Client acceptance to load the converted Data into    4 IF IMPLEMENTATION SERVICES, ETC. ARE QUOTED AS PART OF SAAS FEES, REPLACE THIS TEXT WITH:  “IMPLEMENTATION AND CONVERSION SERVICES ARE QUOTED AS PART OF YOUR SAAS FEES, AND WILL BE  INVOICED AS SET FORTH ABOVE.”  Sample Contracts, Warranty, and Escrow    City of La Quinta Tyler Technologies, Inc.  Permit Tracking and Licensing Software Services  Page  138   Live/Production environment, by conversion option.  Where conversions are quoted as  estimated, we will bill you the actual services delivered on a time and materials basis.5    2.5 Requested Modifications to the Tyler Software: Requested modifications to the Tyler Software  are invoiced 50% upon delivery of specifications and 50% upon delivery of the applicable  modification.  You must report any failure of the modification to conform to the specifications  within thirty (30) days of delivery; otherwise, the modification will be deemed to be in  compliance with the specifications after the 30‐day window has passed.  You may still report  Defects to us as set forth in this Agreement.    2.6 Other Fixed Price Services: Other fixed price services are invoiced as delivered, at the rates set  forth in the Investment Summary. For the avoidance of doubt, where “Project Planning  Services” are provided, payment will be due upon delivery of the Implementation Planning  document.     Dedicated Project Management services, if any, will be billed monthly in arrears, beginning on  the first day of the month immediately following initiation of project planning.    Change Management Services: If you have purchased any change management services, those  services will be invoiced in the following amounts and upon the following milestones:    Acceptance of Change Management Discovery Analysis 15%  Delivery of Change Management Plan and Strategy Presentation 10%  Acceptance of Executive Playbook 15%  Acceptance of Resistance Management Plan 15%  Acceptance of Procedural Change Communications Plan 10%  Change Management Coach Training 20%  Change Management After‐Action Review 15%    3. Third Party Products.      3.1 Third Party Software License Fees: License fees for Third Party Software, if any, are invoiced  when we make it available to you for downloading.    3.2 Third Party Software Maintenance: The first year maintenance for the Third Party Software is  invoiced when we make it available to you for downloading.    3.3 Third Party Hardware: Third Party Hardware costs, if any, are invoiced upon delivery.      5 REMOVE IF IMPLEMENTATION AND CONVERSION SERVICES FEES ROLLED INTO SAAS FEES.    Sample Contracts, Warranty, and Escrow    City of La Quinta Tyler Technologies, Inc.  Permit Tracking and Licensing Software Services  Page  139   3.4 Third Party Services:  Fees for Third Party Services, if any, are invoiced as delivered, along with  applicable expenses, at the rates set forth in the Investment Summary.     3.5 Tyler Notify Minutes and Messages: Tyler Notify Minutes and Messages are invoiced when we  make Tyler Notify available to you. Subsequent fees for minutes and messages, at our then‐ current rates, will be due when you request additional minutes and messages and they are  made available to you.    4. Expenses.  The service rates in the Investment Summary do not include travel expenses.  Expenses  for Tyler delivered services will be billed as incurred and only in accordance with our then‐current  Business Travel Policy, plus a 10% travel agency processing fee.  Our current Business Travel Policy is  attached to this Exhibit B at Schedule 1.  Copies of receipts will be provided upon request; we  reserve the right to charge you an administrative fee depending on the extent of your requests.   Receipts for miscellaneous items less than twenty‐five dollars and mileage logs are not available.      5. Credit for Prepaid Maintenance and Support Fees for Tyler Software.  Client will receive a credit for  the maintenance and support fees prepaid for the Tyler Software for the time period commencing  on the first day of the SaaS Term.6    Payment.  Payment for undisputed invoices is due within forty‐five (45) days of the invoice date.  We prefer  to receive payments electronically.  Our electronic payment information is available by contacting  AR@tylertech.com.     6 USE FOR FLIP CONTRACTS WHERE THE SAAS TERM BEGINS BEFORE THE END OF THE ANNUAL  MAINTENANCE TERM.  Sample Contracts, Warranty, and Escrow    City of La Quinta Tyler Technologies, Inc.  Permit Tracking and Licensing Software Services  Page  140       Exhibit B  Schedule 1  Business Travel Policy      6. Air Travel      A. Reservations & Tickets      The Travel Management Company (TMC) used by Tyler will provide an employee with a direct flight  within two hours before or after the requested departure time, assuming that flight does not add more  than three hours to the employee’s total trip duration and the fare is within $100 (each way) of the  lowest logical fare.  If a net savings of $200 or more (each way) is possible through a connecting flight  that is within two hours before or after the requested departure time and that does not add more than  three hours to the employee’s total trip duration, the connecting flight should be accepted.        Employees are encouraged to make advanced reservations to take full advantage of discount  opportunities.  Employees should use all reasonable efforts to make travel arrangements at least two (2)  weeks in advance of commitments.  A seven (7) day advance booking requirement is mandatory.  When  booking less than seven (7) days in advance, management approval will be required.        Except in the case of international travel where a segment of continuous air travel is six (6) or more  consecutive hours in length, only economy or coach class seating is reimbursable. Employees shall not  be reimbursed for “Basic Economy Fares” because these fares are non‐refundable and have many  restrictions that outweigh the cost‐savings.     B. Baggage Fees      Reimbursement of personal baggage charges are based on trip duration as follows:      Sample Contracts, Warranty, and Escrow    City of La Quinta Tyler Technologies, Inc.  Permit Tracking and Licensing Software Services  Page  141   • Up to five (5) days = one (1) checked bag   • Six (6) or more days = two (2) checked bags      Baggage fees for sports equipment are not reimbursable.      7. Ground Transportation      A. Private Automobile      Mileage Allowance – Business use of an employee’s private automobile will be reimbursed at the  current IRS allowable rate, plus out of pocket costs for tolls and parking.  Mileage will be calculated by  using the employee's office as the starting and ending point, in compliance with IRS regulations.   Employees who have been designated a home office should calculate miles from their home.     B. Rental Car   Employees are authorized to rent cars only in conjunction with air travel when cost, convenience, and  the specific situation reasonably require their use.  When renting a car for Tyler business, employees  should select a “mid‐size” or “intermediate” car.  “Full” size cars may be rented when three or more  employees are traveling together.  Tyler carries leased vehicle coverage for business car rentals; except  for employees traveling to Alaska and internationally (excluding Canada), additional insurance on the  rental agreement should be declined.     C. Public Transportation      Taxi or airport limousine services may be considered when traveling in and around cities or to and from  airports when less expensive means of transportation are unavailable or impractical.  The actual fare  plus a reasonable tip (15‐18%) are reimbursable.  In the case of a free hotel shuttle to the airport, tips  are included in the per diem rates and will not be reimbursed separately.      D. Parking & Tolls      When parking at the airport, employees must use longer term parking areas that are measured in days  as opposed to hours.  Park and fly options located near some airports may also be used.  For extended  Sample Contracts, Warranty, and Escrow    City of La Quinta Tyler Technologies, Inc.  Permit Tracking and Licensing Software Services  Page  142   trips that would result in excessive parking charges, public transportation to/from the airport should be  considered.  Tolls will be reimbursed when receipts are presented.      8. Lodging      Tyler’s TMC will select hotel chains that are well established, reasonable in price, and conveniently  located in relation to the traveler's work assignment.  Typical hotel chains include Courtyard, Fairfield  Inn, Hampton Inn, and Holiday Inn Express.  If the employee has a discount rate with a local hotel, the  hotel reservation should note that discount and the employee should confirm the lower rate with the  hotel upon arrival.  Employee memberships in travel clubs such as AAA should be noted in their travel  profiles so that the employee can take advantage of any lower club rates.       “No shows” or cancellation fees are not reimbursable if the employee does not comply with the hotel’s  cancellation policy.      Tips for maids and other hotel staff are included in the per diem rate and are not reimbursed separately.     Employees are not authorized to reserve non‐traditional short‐term lodging, such as Airbnb, VRBO, and  HomeAway. Employees who elect to make such reservations shall not be reimbursed.     9. Meals and Incidental Expenses      Employee meals and incidental expenses while on travel status within the continental U.S. are in  accordance with the federal per diem rates published by the General Services Administration.  Incidental  expenses include tips to maids, hotel staff, and shuttle drivers and other minor travel expenses.  Per  diem rates are available at www.gsa.gov/perdiem.       Per diem for Alaska, Hawaii, U.S. protectorates and international destinations are provided separately by  the Department of State and will be determined as required.     A. Overnight Travel     For each full day of travel, all three meals are reimbursable.  Per diems on the first and last day of a trip  are governed as set forth below.     Sample Contracts, Warranty, and Escrow    City of La Quinta Tyler Technologies, Inc.  Permit Tracking and Licensing Software Services  Page  143     Departure Day      Depart before 12:00 noon         Lunch and dinner   Depart after 12:00 noon             Return Day      Dinner   Return before 12:00 noon         Breakfast   Return between 12:00 noon & 7:00 p.m.    Breakfast and lunch   Return after 7:00 p.m.*           Breakfast, lunch and dinner      *7:00 p.m. is defined as direct travel time and does not include time taken to stop for dinner.      The reimbursement rates for individual meals are calculated as a percentage of the full day per diem as  follows:      Breakfast   15%   Lunch      25%   Dinner    60%      B. Same Day Travel      Employees traveling at least 100 miles to a site and returning in the same day are eligible to claim lunch  on an expense report.  Employees on same day travel status are eligible to claim dinner in the event  they return home after 7:00 p.m.*      *7:00 p.m. is defined as direct travel time and does not include time taken to stop for dinner.      10. Internet Access – Hotels and Airports      Employees who travel may need to access their e‐mail at night.  Many hotels provide free high speed  internet access and Tyler employees are encouraged to use such hotels whenever possible.  If an  employee’s hotel charges for internet access it is reimbursable up to $10.00 per day.  Charges for  internet access at airports are not reimbursable.      Sample Contracts, Warranty, and Escrow    City of La Quinta Tyler Technologies, Inc.  Permit Tracking and Licensing Software Services  Page  144   6.  International Travel     All international flights with the exception of flights between the U.S. and Canada should be reserved  through TMC using the “lowest practical coach fare” with the exception of flights that are six (6) or more  consecutive hours in length. In such event, the next available seating class above coach shall be  reimbursed.     When required to travel internationally for business, employees shall be reimbursed for photo fees,  application fees, and execution fees when obtaining a new passport book, but fees related to passport  renewals are not reimbursable. Visa application and legal fees, entry taxes and departure taxes are  reimbursable.     The cost of vaccinations that are either required for travel to specific countries or suggested by the U.S.  Department of Health & Human Services for travel to specific countries, is reimbursable.     Section 4, Meals & Incidental Expenses, and Section 2.b., Rental Car, shall apply to this section.    Sample Contracts, Warranty, and Escrow    City of La Quinta Tyler Technologies, Inc.  Permit Tracking and Licensing Software Services  Page  145     Exhibit C  SERVICE LEVEL AGREEMENT    I.   Agreement Overview  This SLA operates in conjunction with, and does not supersede or replace any part of, the Agreement.  It  outlines the information technology service levels that we will provide to you to ensure the availability of the  application services that you have requested us to provide.  All other support services are documented in the  Support Call Process.      II.  Definitions. Except as defined below, all defined terms have the meaning set forth in the Agreement.    Attainment: The  percentage  of  time  the  Tyler  Software  is  available  during  a  calendar  quarter,  with  percentages rounded to the nearest whole number.   Client Error Incident: Any service unavailability resulting from your applications, content or equipment, or the  acts or omissions of any of your service users or third‐party providers over whom we exercise no control.    Downtime: Those minutes during which the Tyler Software is not available for your use.  Downtime does not  include those instances in which only a Defect is present.  Service Availability:  The total number of minutes in a calendar quarter that the Tyler Software is capable of  receiving, processing, and responding to requests, excluding maintenance windows, Client Error Incidents and  Force Majeure.  III.   Service Availability  The Service Availability of the Tyler Software is intended to be 24/7/365.  We set Service Availability goals and  measures whether we have met those goals by tracking Attainment.  a.  Your Responsibilities  Whenever you experience Downtime, you must make a support call according to the procedures outlined in  the Support Call Process.  You will receive a support incident number.  You must document, in writing, all Downtime that you have experienced during a calendar quarter.  You must  deliver such documentation to us within 30 days of a quarter’s end.  The documentation you provide must evidence the Downtime clearly and convincingly.  It must include, for  example, the support incident number(s) and the date, time and duration of the Downtime(s).     b.  Our Responsibilities  Sample Contracts, Warranty, and Escrow    City of La Quinta Tyler Technologies, Inc.  Permit Tracking and Licensing Software Services  Page  146   When our support team receives a call from you that Downtime has occurred or is occurring, we will work  with you to identify the cause of the Downtime (including whether it may be the result of a Client Error  Incident or Force Majeure).  We will also work with you to resume normal operations.  Upon timely receipt of your Downtime report, we will compare that report to our own outage logs and support  tickets to confirm that Downtime for which we were responsible indeed occurred.  We will respond to your Downtime report within 30 day(s) of receipt.  To the extent we have confirmed  Downtime for which we are responsible, we will provide you with the relief set forth below.  c.   Client Relief  When a Service Availability goal is not met due to confirmed Downtime, we will provide you with relief that  corresponds to the percentage amount by which that goal was not achieved, as set forth in the Client Relief  Schedule below.    Notwithstanding the above, the total amount of all relief that would be due under this SLA per quarter will  not exceed 5% of one quarter of the then‐current SaaS Fee.  The total credits confirmed by us in one or more  quarters of a billing cycle will be applied to the SaaS Fee for the next billing cycle.  Issuing of such credit does  not relieve us of our obligations under the Agreement to correct the problem which created the service  interruption.      Every quarter, we will compare confirmed Downtime to Service Availability.  In the event actual Attainment  does not meet the targeted Attainment, the following Client relief will apply, on a quarterly basis:  Targeted Attainment Actual Attainment Client Relief  100%  98‐99%  Remedial action will be taken.  100%  95‐97%  4% credit of fee for affected calendar quarter  will be posted to next billing cycle  100%  <95%  5% credit of fee for affected calendar quarter  will be posted to next billing cycle    You may request a report from us that documents the preceding quarter’s Service Availability, Downtime, any  remedial actions that have been/will be taken, and any credits that may be issued.    IV.  Applicability    The commitments set forth in this SLA do not apply during maintenance windows, Client Error Incidents, and  Force Majeure.    We perform maintenance during limited windows that are historically known to be reliably low‐traffic times.   If and when maintenance is predicted to occur during periods of higher traffic, we will provide advance  notice of those windows and will coordinate to the greatest extent possible with you.    Sample Contracts, Warranty, and Escrow    City of La Quinta Tyler Technologies, Inc.  Permit Tracking and Licensing Software Services  Page  147   V.  Force Majeure    You will not hold us responsible for not meeting service levels outlined in this SLA to the extent any failure to  do so is caused by Force Majeure.  In the event of Force Majeure, we will file with you a signed request that  said failure be excused.  That writing will at least include the essential details and circumstances supporting  our request for relief pursuant to this Section. You will not unreasonably withhold its acceptance of such a  request.   Sample Contracts, Warranty, and Escrow    City of La Quinta Tyler Technologies, Inc.  Permit Tracking and Licensing Software Services  Page  148     Exhibit C  Schedule 1  Support Call Process    Support Channels    Tyler Technologies, Inc. provides the following channels of software support:    (5) Tyler Community – an on‐line resource, Tyler Community provides a venue for all Tyler clients with  current maintenance agreements to collaborate with one another, share best practices and  resources, and access documentation.    (6) On‐line submission (portal) – for less urgent and functionality‐based questions, users may create  unlimited support incidents through the customer relationship management portal available at the  Tyler Technologies website.    (7) Email – for less urgent situations, users may submit unlimited emails directly to the software  support group.  (8) Telephone – for urgent or complex questions, users receive toll‐free, unlimited telephone software  support.   Support Resources    A number of additional resources are available to provide a comprehensive and complete support  experience:   (5) Tyler Website – www.tylertech.com – for accessing client tools and other information including  support contact information.   (6) Tyler Community – available through login, Tyler Community provides a venue for clients to support  one another and share best practices and resources.   (7) Knowledgebase – A fully searchable depository of thousands of documents related to procedures,  best practices, release information, and job aides.   (8) Program Updates – where development activity is made available for client consumption  Support Availability    Tyler Technologies support is available during the local business hours of 8 AM to 5 PM (Monday – Friday)  across four US time zones (Pacific, Mountain, Central and Eastern). Clients may receive coverage across  these time zones. Tyler’s holiday schedule is outlined below. There will be no support coverage on these  days.   Sample Contracts, Warranty, and Escrow    City of La Quinta Tyler Technologies, Inc.  Permit Tracking and Licensing Software Services  Page  149     New Year’s Day  Thanksgiving Day  Memorial Day Day after Thanksgiving  Independence Day  Christmas Day  Labor Day     Issue Handling    Incident Tracking    Every support incident is logged into Tyler’s Customer Relationship Management System and given a unique  incident number. This system tracks the history of each incident. The incident tracking number is used to  track and reference open issues when clients contact support. Clients may track incidents, using the incident  number, through the portal at Tyler’s website or by calling software support directly.     Incident Priority    Each incident is assigned a priority number, which corresponds to the client’s needs and deadlines. The  client is responsible for reasonably setting the priority of the incident per the chart below. This chart is not  intended to address every type of support incident, and certain “characteristics” may or may not apply  depending on whether the Tyler software has been deployed on customer infrastructure or the Tyler cloud.  The goal is to help guide the client towards clearly understanding and communicating the importance of the  issue and to describe generally expected responses and resolutions.      Priority  Level Characteristics of Support Incident Resolution Targets  1  Critical  Support incident that causes (a) complete  application failure or application  unavailability; (b) application failure or  unavailability in one or more of the client’s  remote location; or (c) systemic loss of  multiple essential system functions.  Tyler shall provide an initial response to Priority Level 1 incidents  within one (1) business hour of receipt of the support  incident.  Tyler shall use commercially reasonable efforts to resolve  such support incidents or provide a circumvention procedure within  one (1) business day.  For non‐hosted customers, Tyler’s  responsibility for lost or corrupted Data is limited to assisting the  client in restoring its last available database.  2  High  Support incident that causes (a) repeated,  consistent failure of essential functionality  affecting more than one user or (b) loss or  corruption of Data.  Tyler shall provide an initial response to Priority Level 2 incidents  within four (4) business hours of receipt of the support  incident.  Tyler shall use commercially reasonable efforts to resolve  such support incidents or provide a circumvention procedure within  ten (10) business days.  For non‐hosted customers, Tyler’s  responsibility for loss or corrupted Data is limited to assisting the  client in restoring its last available database.  Sample Contracts, Warranty, and Escrow    City of La Quinta Tyler Technologies, Inc.  Permit Tracking and Licensing Software Services  Page  150   Priority  Level Characteristics of Support Incident Resolution Targets  3  Medium  Priority Level 1 incident with an existing  circumvention procedure, or a Priority Level  2 incident that affects only one user or for  which there is an existing circumvention  procedure.  Tyler shall provide an initial response to Priority Level 3 incidents  within one (1) business day of receipt of the support incident.  Tyler  shall use commercially reasonable efforts to resolve such support  incidents without the need for a circumvention procedure with the  next published maintenance update or service pack.  For non‐hosted  customers, Tyler’s responsibility for lost or corrupted Data is limited  to assisting the client in restoring its last available database.  4  Non‐ critical  Support incident that causes failure of non‐ essential functionality or a cosmetic or other  issue that does not qualify as any other  Priority Level.  Tyler shall provide an initial response to Priority Level 4 incidents  within two (2) business days.  Tyler shall use commercially  reasonable efforts to resolve such support incidents, as well as  cosmetic issues, with a future version release.    Incident Escalation     Tyler Technology’s software support consists of four levels of personnel:   (5) Level 1: front‐line representatives  (6) Level 2: more senior in their support role, they assist front‐line representatives and take on  escalated issues  (7) Level 3: assist in incident escalations and specialized client issues  (8) Level 4: responsible for the management of support teams for either a single product or a product  group  If a client feels they are not receiving the service needed, they may contact the appropriate Software  Support Manager. After receiving the incident tracking number, the manager will follow up on the open  issue and determine the necessary action to meet the client’s needs.  On occasion, the priority or immediacy of a software support incident may change after initiation. Tyler  encourages clients to communicate the level of urgency or priority of software support issues so that we can  respond appropriately. A software support incident can be escalated by any of the following methods:   (4) Telephone – for immediate response, call toll‐free to either escalate an incident’s priority or to  escalate an issue through management channels as described above.   (5) Email – clients can send an email to software support in order to escalate the priority of an issue  (6) On‐line Support Incident Portal – clients can also escalate the priority of an issue by logging into the  client incident portal and referencing the appropriate incident tracking number.   Remote Support Tool    Some support calls require further analysis of the client’s database, process or setup to diagnose a problem  or to assist with a question. Tyler will, at its discretion, use an industry‐standard remote support tool.  Support is able to quickly connect to the client’s desktop and view the site’s setup, diagnose problems, or  assist with screen navigation. More information about the remote support tool Tyler uses is available upon  request.      Sample Contracts, Warranty, and Escrow    City of La Quinta Tyler Technologies, Inc.  Permit Tracking and Licensing Software Services  Page  151     Sample Contracts, Warranty, and Escrow    City of La Quinta Tyler Technologies, Inc.  Permit Tracking and Licensing Software Services  Page  152         Exhibit D  End User License Agreement7      REMAINDER OF PAGE INTENTIONALLY LEFT BLANK    7 INCLUDE ONLY WHERE TYLERFORMS ARE PART OF LICENSED MODULES.  Sample Contracts, Warranty, and Escrow    City of La Quinta Tyler Technologies, Inc.  Permit Tracking and Licensing Software Services  Page  153     Sample Contracts, Warranty, and Escrow    City of La Quinta Tyler Technologies, Inc.  Permit Tracking and Licensing Software Services  Page  154     Sample Contracts, Warranty, and Escrow    City of La Quinta Tyler Technologies, Inc.  Permit Tracking and Licensing Software Services  Page  155     Sample Contracts, Warranty, and Escrow    City of La Quinta Tyler Technologies, Inc.  Permit Tracking and Licensing Software Services  Page  156     Sample Contracts, Warranty, and Escrow    City of La Quinta Tyler Technologies, Inc.  Permit Tracking and Licensing Software Services  Page  157         Sample Contracts, Warranty, and Escrow    City of La Quinta Tyler Technologies, Inc.  Permit Tracking and Licensing Software Services  Page  158       Exhibit D  MyGovPay/VirtualPay and IVR    1.   MyGovPay/VirtualPay Licensing.  Access to MyGovPay and/or Virtual Pay is hereby granted if Customer  elects to use MyGovPay or VirtualPay, products of Tyler Technologies (Powered by Persolvent), designed for  Citizen Users to use for processing online payments.    (a)   Special MyGovPay/VirtualPay Definitions.  “Merchant Agreement” means the agreement between Customer and Persolvent that provides for the  Merchant Fees.   “Merchant Fees” means direct costs levied by Visa/Mastercard/Discover or other payment card companies for  Interchange Fees, Dues, Assessments and Occurrence Fees, over which Tyler Technologies has no authority.   “MyGovPay” means the Product of Tyler Technologies that allows members of the public to pay for Customer’s  services with a credit or other payment card on the Customer’s citizen‐facing web portal.   “Persolvent” means Persolvent, formerly BankCard Services Worldwide, a Payment Card Industry (PCI)  compliant processing agent through which the EnerGov Software passes credit card transactions.   “Use Fees” means the Technology Fees, Authorization Fees and Program/Convenience Fees as listed in Use Fees  Table in Section 2, titled MyGovPay/VirtualPay.  “VirtualPay” means the Product of Tyler Technologies that allows the Customer to accept and process citizen  user’s credit or other payment card using the EnerGov Software.       (b)  Conditions of Use.  If customer elects to use MyGovPay and/or VirtualPay the following terms apply:   (1)   Customer must apply for and agree to a Merchant Agreement with Persolvent.   (2)   Customer agrees that Citizen Users will be subject to Use Fees as listed in Use Fees table in Section 2.     (3)   Customer agrees that Use Fees are separate from and independent of Merchant Fees.   (4)   Customer agrees that this Agreement does not represent any modification to Customer’s Merchant  Agreement with Persolvent.    (5)   Customer agrees that Use Fees are for use on the MyGovPay/VirtualPay online system and will not be  deposited or owed to Customer in any way.   Sample Contracts, Warranty, and Escrow    City of La Quinta Tyler Technologies, Inc.  Permit Tracking and Licensing Software Services  Page  159   (6)  Customer agrees that MyGovPay’s and VirtualPay’s ability to assess Use Fees is dictated by the Card  Associations whose rules may change at any time and for any reason.  If MyGovPay and/or VirtualPay,  for any reason, are unable to process payments using Use Fees, Customer agrees that  MyGovPay/VirtualPay reserves the right to negotiate a new pricing model with Customer for the  continued use of MyGovPay and/or VirtualPay.      2.  MyGovPay/VirtualPay Fees.  Customer agrees that the Use Fees set forth on the following page will apply if  Customer elects to use MyGovPay/VirtualPay.     USE FEES TABLE FOLLOWS ON NEXT PAGE    Sample Contracts, Warranty, and Escrow    City of La Quinta Tyler Technologies, Inc.  Permit Tracking and Licensing Software Services  Page  160   Use Fees  EnerGov’s MyGovPay (Online / card‐not‐present payments)**     MyGovPay (Online Payments) MyGovPay (Online Payments)   Percentage Based Fee + Transaction Fee  Option 1:  Government Entity Paid  2.79%  $0.20  Option 2:  Patron Paid  3.29%  N/A    **ACH processing is available for a fee of $20 per month and $0.30 per transaction.    EnerGov’s VirtualPay (retail card present)     VirtualPay (Retail Payments) Virtual Pay (Retail Payments)   Percentage Based Fee + Transaction Fee  Option 1:  Government Entity Paid  2.59%  $0.15  Option 2:  Patron Paid  2.99%  N/A    Patron Paid fees will be communicated as "Service Fees" to the cardholder, at the time of transaction.  In the  event that the average monthly transaction amount is below $30, Contractor reserves the right to apply an  additional $0.20 service fee above the quoted rates above.       3.  Interactive Voice Response (“IVR”).   If IVR is selected by Customer and included in the pricing, the following  additional terms and conditions shall apply of this Agreement:    (a)  Network Security. Customer acknowledges that a third‐party is used by Tyler Technologies to process IVR  Data.  Customer’s content will pass through and be stored on the third‐party servers and will not be segregated  or in a separate physical location from servers on which other customers’ content is or will be transmitted or  stored.    Sample Contracts, Warranty, and Escrow    City of La Quinta Tyler Technologies, Inc.  Permit Tracking and Licensing Software Services  Page  161   (b)  Content. Customer is responsible for the creation, editorial content, control, and all other aspects of content  to be used solely in conjunction with the EnerGov Software.   (c)  Lawful Purposes. Customer shall not use the IVR system for any unlawful purpose.   (d)  Critical Application.  Customer will not use the IVR system for any life‐support application or other critical  application where failure or potential failure of the IVR system can cause injury, harm, death, or other grave  problems, including, without limitation, loss of aircraft control, hospital life‐support system, and delays in  getting medicate care or other emergency services.   (e)  No Harmful Code.  Customer represents and warrants that no content designed to delete, disable,  deactivate, interfere with or otherwise harm any aspect of the IVR system now or in the future, shall be  knowingly transmitted by Customer or Users.   (f)  IVR WARRANTY.  Except as expressly set forth in this Agreement, TYLER TECHNOLOGIES MAKES NO  REPRESENTATION AND EXTENDS NO WARRANTIES OF ANY KIND, EITHER EXPRESS OR IMPLIED, INCLUDING  WARRANTIES OF TITLE, NON‐INFRINGEMENT, MERCHANTABILITY OR FITNESS FOR A PARTICULAR PURPOSE FOR  IVR.    Sample Contracts, Warranty, and Escrow    City of La Quinta Tyler Technologies, Inc.  Permit Tracking and Licensing Software Services  Page  162       Exhibit E  Statement of Work    Statement of Work, if applicable, to be inserted prior to Agreement execution.     Sample Contracts, Warranty, and Escrow    City of La Quinta Tyler Technologies, Inc.  Permit Tracking and Licensing Software Services  Page  163   SOFTWARE SOURCE CODE ESCROW AGREEMENT  TERMS AND CONDITIONS    IN CONSIDERATION OF the terms and conditions of the Agreement and other good and valuable consideration, the parties hereto agree  as follows:    ESCROW  AGREEMENT.    Tyler  Technologies  agrees  to  name,  _________________________hereinafter  CLIENT,  as  a  beneficiary  in  accordance with the provisions of the Software Escrow Service Agreement Tyler Technologies maintains with an independent escrow  service.    PRICE.  CLIENT agrees to pay an initial start‐up fee of $1500.00, due upon execution of this agreement.  Future annual payments of  $1500.00 will be invoiced in the month prior to the renewal date and will be due in full for this agreement to continue in effect.      SOFTWARE SOURCE CODE COVERED.  This Agreement applies to all Tyler Software Products for which CLIENT has paid the full agreed  upon price of the Tyler Software license.  If CLIENT acquires additional Tyler Software Products in the future, such software shall also be  covered by this Agreement.  If CLIENT fails to pay the Escrow fee when due, Tyler Technologies shall have the right in its sole discretion to  suspend its performance or terminate this Agreement.    TERM.  This Agreement shall become effective on the date executed by an officer of Tyler Technologies and shall have a term ending upon  the last day of the month one year following that date.  A. This Agreement will automatically renew for subsequent one year terms unless either party gives the other party at least thirty days  prior written notice of its intent not to renew.  Fees for subsequent years are subject to change.    PROVISIONS.  As a minimum requirement, Tyler Technologies agrees to provide the following service to CLIENT through an escrow  agreement:  A. Tyler Technologies will maintain a software escrow service agreement with an independent escrow service provider.  B. Tyler Technologies will deposit a current copy of source code for all licensed Tyler Software Products and will update the deposit  when a major revision of the software is released.  C. If Tyler Technologies chooses to change the provider of the escrow service, Tyler Technologies will notify CLIENT of the name  and address of the new escrow service provider.  D. The provisions included in the escrow service agreement will include provisions for the beneficiary to receive access to the  Tyler Software Products source code when the escrow service provider has received written instruction directly from Tyler  Technologies, Tyler Technologies’ trustee in bankruptcy, or a court of competent jurisdiction and payment to the escrow service  provider of the deposit copying and delivery fees, then the escrow service provider will release a copy of the deposit materials  to CLIENT.      ACCEPTED BY:     ACCEPTED BY:  Sample Contracts, Warranty, and Escrow    City of La Quinta Tyler Technologies, Inc.  Permit Tracking and Licensing Software Services  Page  164     Tyler Technologies, Inc.    [CLIENT NAME]  Local Government Division      By:      By:         Name:      Name:         Title:      Title:         Date:      Date:            Sample Contracts, Warranty, and Escrow    City of La Quinta Tyler Technologies, Inc.  Permit Tracking and Licensing Software Services  Page  165